Home-theater-designers
Les llistes desplegables limiten el nombre d'entrades per a un camp d'entrada. Ajuden a prevenir errors tipogràfics i faltes d’ortografia. I Microsoft Excel admet funcions de llista desplegable sorprenentment versàtils. Per tant, si voleu utilitzar Excel per a formularis o recopilació de dades, facilitar als vostres usuaris per seleccionar elements amb llistes desplegables.
Utilitzeu una llista desplegable en una cel·la quan hi hagi opcions específiques disponibles per a aquesta cel·la. Per exemple, podeu crear llistes desplegables que continguin opcions com Home i Dona , Sí i no , o qualsevol altre llista d'opcions personalitzada .
Us mostrarem com afegir llistes desplegables als vostres fulls de càlcul d'Excel.
Com es crea una llista desplegable a Excel
Crear una llista desplegable és fàcil a Excel, però el procés no és obvi. Aquí teniu un resum dels passos per crear una llista desplegable personalitzada a Excel:
- Creeu un interval amb nom: Aquest pas és necessari per crear la llista que farem servir a la llista desplegable.
- Afegeix validació de dades: Aquest és el pas no tan obvi en el qual s’obtindrà la cel·la perquè aparegui una llista desplegable.
- Afegeix un interval amb nom a la validació de dades: Finalment, ajuntareu tot i definireu la font de la llista desplegable (és a dir, el vostre interval amb nom anterior).
- Estableix el missatge d'entrada per a la validació de dades: Aquest pas és opcional. Us permet afegir un missatge emergent per guiar els usuaris del full de càlcul.
Excel no és fàcil , és potent. Això vol dir que teniu un munt d’opcions, com veureu en breu. Vegem ara els passos per fer una llista desplegable d'Excel amb més detall.
1. Creeu un interval amb nom
Una manera d'afegir una llista d'elements a una llista desplegable mitjançant la validació de dades és afegir la llista a un full de càlcul i nomeneu l'interval de cel·les que contenen la llista . Podeu afegir la llista al mateix full de treball on voleu afegir la llista desplegable o a un full de treball diferent. L’ús d’un interval de cel·les anomenat en una llista desplegable facilita el manteniment.
Crearem una llista desplegable que conté alguns tipus de menjar diferents Full 2 com un exemple. Introduïu cada element en una cel·la independent en una columna o una fila. Seleccioneu els elements, introduïu un nom per a l'interval de cel·les seleccionades al fitxer Quadre de noms i premeu Entra .
2. Afegiu validació de dades
Aneu al full de treball on voleu afegir la llista desplegable. Feu clic a Dades i feu clic a Validació de dades al Eines de dades secció.
Assegureu-vos que Configuració està activa a la pestanya Validació de dades Caixa de diàleg.
3. Afegiu un interval amb nom a la validació de dades
A continuació, seleccioneu Llista des del Permet llista desplegable. Utilitzarem el nom de l’interval de cel·les anomenat que hem definit per omplir la llista desplegable. Introduïu el text següent al fitxer Font Caixa.
=FoodSubstitueix Menjar 'amb qualsevol nom que hàgiu assignat al vostre interval de cel·les. Feu clic a D'acord .
El Ignora el blanc la casella de selecció està marcada per defecte. Això us permet seleccionar la cel·la i deseleccionar-la sense seleccionar cap element. Si voleu que seleccioneu una opció a la llista desplegable, desmarqueu Ignora el blanc Caixa.
4. Definiu el missatge d'entrada per a la validació de dades
Si voleu que es mostri un missatge emergent quan estigui seleccionada la cel·la que conté la llista desplegable, feu clic a Missatge d’entrada fitxa. Comproveu el Mostra el missatge d’entrada quan es selecciona la cel·la i empleneu el quadre Títol i Missatge d’entrada caixes. També podeu utilitzar el fitxer Alerta d'error pestanya per afegir un missatge que es mostra quan s'introdueix una entrada no vàlida a la llista desplegable (per exemple, si algú escriu a la cel·la en lloc de seleccionar una opció). Comproveu el Mostra l'alerta d'error després d'introduir dades no vàlides Caixa. Seleccioneu a Estil i empleneu el fitxer Títol i Missatge d'error caixes.
Feu clic a D'acord .
Quan tu seleccioneu una cel·la que conté una llista desplegable, la fletxa cap avall per seleccionar una opció apareix a la dreta de la cel·la. El botó de fletxa avall només es mostra quan es selecciona la cel·la. Més endavant en aquest article us mostrarem una manera de mostrar una fletxa cap avall al costat d’una llista desplegable.
Si la llista desplegable conté més de vuit elements, veureu una barra de desplaçament a la llista desplegable quan feu clic a la fletxa.
el millor lloc per aconseguir un cadell
Opcions de llista desplegable avançada
Ara que teniu una llista desplegable bàsica, aprofundim en la configuració avançada d'Excel per editar i personalitzar la vostra llista.
Editeu o suprimiu un interval amb nom
Si heu d'editar o suprimir un interval amb nom, heu d'utilitzar el fitxer Gestor de noms . Feu clic a Fórmules i feu clic a Gestor de noms al Noms definits secció.
Per canviar l'interval de cel·les d'un nom al fitxer Gestor de noms seleccioneu el quadre de diàleg Nom a la llista i feu clic al botó d’interval de cel·les a la part inferior del quadre de diàleg. A continuació, seleccioneu l'interval de cel·les i torneu a fer clic al botó de l'interval de cel·les a la versió compacta del fitxer Gestor de noms , tal com hem descrit a la secció anterior.
A continuació, feu clic a la marca de verificació verda per desar el nou interval de cel·les per al seleccionat Nom .
També podeu canviar un fitxer Nom seleccionant-lo a la llista, fent clic a Edita , editant el nom al fitxer Edita el nom quadre de diàleg i fent clic a D'acord . També podeu canviar l'interval de cel·les del fitxer Edita el nom Caixa de diàleg.
Per suprimir un nom, seleccioneu el fitxer Nom a la llista i feu clic a Suprimeix .
Creeu una llista desplegable dependent
Una llista desplegable dependent és aquella en què les opcions canvien en funció de la selecció d’una altra llista desplegable.
Per exemple, quan seleccionem pizza a la llista desplegable que hem creat al Com es crea una llista desplegable a la secció anterior, una segona llista desplegable dependent conté els diferents tipus de pizza. Si seleccioneu Xinès , les opcions de la segona llista desplegable dependent contenen diferents tipus de plats xinesos.
Abans de continuar, torneu al Com es crea una llista desplegable i creeu la secció principal Menjar preferit llista desplegable, si encara no ho heu fet.
Ara, crearem tres llistes més i les anomenarem. Introduïu una llista per a cadascuna de les opcions de la llista desplegable principal. Seleccioneu una de les altres llistes, introduïu un nom per a aquesta llista a la llista Quadre de noms i premeu Entra . Repetiu per a cada llista.
Els noms de les altres llistes han de coincidir amb les opcions de la llista desplegable principal. Per exemple, una de les nostres altres tres llistes conté tipus de cookies i s’anomena Cookies , com es mostra a continuació. S’anomenen les altres dues llistes del quadre vermell de la imatge següent pizza i Xinès .
Abans de crear la llista desplegable dependent, heu de seleccionar un element a la llista desplegable principal. No importa quina opció seleccioneu. A continuació, seleccioneu la cel·la on vulgueu afegir la llista desplegable dependent.
Feu clic a Dades i feu clic a Validació de dades al Eines de dades secció. Seleccioneu Llista al Permet llista desplegable.
Introduïu el text següent al fitxer Font Caixa. Substitueix $ B $ 2 'amb la referència a la cel·la que conté la llista desplegable principal. Conserveu els signes de dòlar a la referència de la cel·la. Això indica una referència absoluta a la cel·la que no canviarà fins i tot si copieu o moveu la fórmula que fa referència a aquesta cel·la.
=INDIRECT($B)La funció INDIRECTA retorna la referència especificada per una cadena de text, en aquest cas, el text de l’opció seleccionada a la llista desplegable principal de la cel·la B2. Per exemple, si seleccioneu Xinès de la llista desplegable principal, = INDIRECTE ($ B $ 2) retorna el fitxer Xinès referència. Com a resultat, la segona llista desplegable conté el fitxer Xinès articles.
Feu clic a D'acord .
La llista a Plat preferit La llista desplegable de l 'exemple següent canvia en funció del que estigui seleccionat al fitxer Menjar preferit llista desplegable.
Copieu i enganxeu una llista desplegable
Si heu de duplicar una llista desplegable amb validació de dades a altres cel·les, copieu-la i enganxeu-la amb Ctrl + C i Ctrl + V . Això copia la llista desplegable i el format.
Si només voleu copiar la llista desplegable amb la validació de dades però NO el format, seleccioneu la cel·la i copieu-la normalment amb Ctrl + C . Després, aneu al Inici i feu clic a Enganxa al Portapapers secció. Seleccioneu Enganxa especial .
A la Enganxa especial quadre de diàleg, seleccioneu Validació al Enganxa secció. A continuació, feu clic a D'acord .
Això només copiarà la llista desplegable i no el format a la cel·la original.
Nota: Aneu amb compte quan esteu treballant amb llistes desplegables a Excel. Quan copieu una cel·la que no conté una llista desplegable sobre una cel·la que conté una llista desplegable, es perd la llista desplegable. Excel no us avisa ni us demana confirmació de l'acció. Tot i això, podeu desfer l'acció mitjançant Ctrl + Z .
Seleccioneu Totes les cel·les que contenen llistes desplegables
Com que el botó de fletxa cap avall no apareix en una llista desplegable tret que aquesta cel·la estigui seleccionada, és difícil saber quines cel·les contenen llistes desplegables. Podeu aplicar un format diferent a les cel·les amb llistes desplegables. Tot i això, primer heu de trobar totes les llistes desplegables, si encara no les heu formatat. Hi ha una manera de seleccionar totes les cel·les que contenen llistes desplegables, cosa que us permetrà veure on es troben.
Primer, seleccioneu una cel·la que contingui una llista desplegable. Aneu al Inici i feu clic a Cerca i selecciona al Edició secció. A continuació, seleccioneu Ves a Especial .
A la Ves a Especial quadre de diàleg, seleccioneu Validació de dades . El Tots opció següent Validació de dades selecciona totes les cel·les que tenen aplicada alguna regla de validació de dades. El Mateix L'opció només selecciona cel·les amb llistes desplegables mitjançant el mateix tipus de regla de validació de dades que la de la cel·la seleccionada.
Acceptarem la selecció predeterminada de Tots perquè les nostres llistes desplegables tenen regles lleugerament diferents. Un utilitza un interval anomenat per obtenir el seu valor i l’altre utilitza la funció INDIRECTA.
Feu clic a D'acord .
Les nostres dues llistes desplegables estan seleccionades.
Ara podeu formatar aquestes cel·les per diferenciar-les d'altres cel·les, de manera que pugueu saber on es troben totes les llistes desplegables. Si preferiu no aplicar un format diferent a les llistes desplegables, la secció següent us mostra una altra manera de fer-les sempre visibles.
Feu que la fletxa de la llista desplegable sigui sempre visible
El botó de fletxa cap avall d'una llista desplegable desapareix quan la cel·la no està seleccionada. Resoldrem aquest problema afegint un botó permanent de fletxa cap avall a la dreta de les llistes desplegables.
Vam fer una captura de pantalla del botó de fletxa avall en una llista desplegable d'Excel. Inserirem aquesta imatge a la cel·la de la dreta de la llista desplegable, de manera que vegeu un botó de fletxa avall fins i tot quan la llista desplegable no estigui seleccionada. En seleccionar la llista desplegable, el botó de fletxa cap avall de la llista apareix sobre la imatge que hem inserit.
Per començar, descarregueu el fitxer desplegable-fletxa.png (feu clic amb el botó dret sobre aquest enllaç i seleccioneu Guarda l'enllaç com ). A continuació, seleccioneu la cel·la a la dreta d’una llista desplegable i aneu a Insereix fitxa.
A continuació, feu clic a Il·lustracions i seleccioneu Imatges .
A la Insereix una imatge , aneu a on heu desat el fitxer desplegable-fletxa.png i seleccioneu el fitxer. A continuació, feu clic a Insereix .
La imatge s’insereix a la part esquerra de la cel·la, semblant que està connectada a la llista desplegable de la cel·la de l’esquerra. Ara ja sabeu on es troba aquesta llista desplegable i podeu seleccionar aquesta cel·la i es mostrarà el botó de fletxa cap avall real sobre la falsa.
Elimineu una llista desplegable d'una cel·la
Si decidiu eliminar la llista desplegable d'una cel·la, seleccioneu la cel·la i obriu el fitxer Validació de dades , tal i com es va descriure anteriorment, al fitxer Com es crea una llista desplegable secció (aneu a la secció Dades i feu clic a Validació de dades al Eines de dades secció). Feu clic a Esborra-ho tot , que està disponible independentment de la pestanya seleccionada actualment.
Les opcions del fitxer Validació de dades es restableixen els valors predeterminats. Feu clic a D'acord .
S'elimina la llista desplegable i es restaura la cel·la al format predeterminat. Si hi havia una opció seleccionada quan heu eliminat la llista desplegable, la cel·la s'omple amb el valor d'aquesta opció.
Si no voleu que es conservi cap dels valors quan suprimiu la llista desplegable, podeu copiar una cel·la en blanc i enganxar-la a la cel·la que conté la llista desplegable. S'elimina la llista desplegable i la cel·la es converteix en una cel·la en blanc.
Feu que les llistes desplegables us funcionin
Feu un ús complet de les llistes desplegables per introduir dades a Excel per ser més productiu i facilitar-vos la vida. Hi ha molts altres controls de formulari disponibles a Controls secció del Desenvolupador amb la qual podeu experimentar als vostres fulls de càlcul.
Com feu ús de les llistes desplegables a Excel? Comparteix els teus pensaments i idees amb nosaltres en els comentaris següents. A més, ho tens domina els gràfics d'Excel encara?
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic 6 alternatives audibles: les millors aplicacions gratuïtes o econòmiques de audiollibresSi no us ve de gust pagar audiollibres, aquí teniu algunes aplicacions fantàstiques que us permeten escoltar-les de forma gratuïta i legal.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 365
- Microsoft Office 2016
- Consells de Microsoft Office
- Microsoft Office 2019
Amb la seva llicenciatura en Tecnologies de la Informació, Sandy va treballar durant molts anys a la indústria de TI com a cap de projectes, cap de departament i cap de PMO. Llavors va decidir seguir el seu somni i ara escriu sobre tecnologia a temps complet.
Més de Sandy WrittenhouseSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us