Home-theater-designers
Hi ha idees contradictòries sobre la dificultat d’utilitzar Microsoft Access. Una escola de pensament suggereix que és difícil, complex i més enllà de la gent normal. L’altra és que és tan fàcil d’utilitzar com Excel.
Estic aquí per dir-te la veritat. I es troba en algun lloc entre els dos. L’accés requereix més esforços per familiaritzar-se que un full de càlcul, però no és difícil i és molt potent.
Podeu començar aquí mateix. Després d’aquest tutorial introductori de Microsoft Access, faré un seguiment de les publicacions sobre les diverses parts que integren Access i us mostraré com estalviar temps i esforç.
Un tutorial de Microsoft Access: des del principi
En primer lloc, una mica avorrida teoria. Ho faré el més ràpid possible, i espero que no faci mal massa.
Microsoft Access és un RDBMS (sistema de gestió de bases de dades relacionals). Sovint s’anomena base de dades, que aquest terme fa referència a la informació que hi guardeu. És com la diferència entre un full de càlcul concret i el propi Excel.
A mesura que funciona un RDBMS, Access es troba decididament a l'extrem més petit de l'escala. No és ideal per a bases de dades de més de prop de 2 GB i no s’adapta molt bé a una base d’usuaris simultània de més de mitja dotzena.
Però dins d’aquests límits, és difícil trobar alguna cosa més completa pel preu i molta gent ja té el producte si té una versió aplicable de Microsoft Office.
Per a aquells de vosaltres que heu utilitzat Excel o gairebé qualsevol altre full de càlcul, hi ha algunes diferències fonamentals que cal comprendre i aprofitar després.
En primer lloc, les dades i la visualització estan separades a Access. És a dir, no formateu les dades perquè es vegin agradables ni siguin fàcils d’introduir. En lloc d’això, l’estructureu perquè tingui sentit i, a continuació, dissenyeu formularis i informes separats per generar les dades.
En segon lloc, no emmagatzemeu càlculs (generalment). Emmagatzemeu dades en brut i realitzeu càlculs quan les necessiteu.
Tercer i últim per ara. És molt fàcil gestionar una excepció a Excel. Per exemple, si teniu una columna plena de valors numèrics, és bastant senzill en una sola fila, decidir que posar la paraula '˜Jim' a la cel·la té més sentit. No podeu fer-ho en cap base de dades Access dissenyada amb criteri, de manera que la planificació és més important.
Per fer-ho, alguns breus resums de les diverses parts d’Access. No cal que tingui sentit la primera vegada. Aviat tractaré cadascuna d’aquestes en profunditat amb publicacions separades.
A través d’aquesta sèrie de publicacions s’assumeix que coneixeu bé Excel o alguna cosa similar. Si heu passat les darreres dècades sota una roca, dediqueu-vos una estona a estar còmodes amb Excel. M’ho agrairàs més endavant. També suposo que voleu crear una base de dades local per a usuaris de Windows, tot i que Access també pot crear bases de dades web.
crom ocupa massa memòria
Abans hem escrit alguns articles útils d'Excel, així que no dubteu a passejar-los. Us podem ajudar calendaris , pressupostos , gràfics i impressió . Fins i tot vaig escriure una peça breu sobre l’ús del mànec de farciment per estalviar temps.
Taules
Aquests són els components bàsics d’una aplicació Access i la part que més funciona com un full de càlcul.
Cal planificar, però, perquè heu de decidir com funcionaran totes les columnes abans de començar.
Aquí teniu alguna cosa a treballar abans de tornar-hi a detallar més endavant en aquest tutorial de Microsoft Access. Sobretot, amb Excel, es tracta d’un sol full de càlcul.
A Access, normalment hi participeu diverses taules. De vegades un nombre significatiu. Les taules d’Access es poden enllaçar de manera que tinguin sentit pel que fa a la forma en què es relaciona la informació. D’aquí ve el “˜R” de RDBMS, i aquest és el poder darrere d’Access.
Consultes
Aquesta és la manera de fer preguntes sobre Access. Podeu dissenyar-los sobre la marxa i desar-los per a un ús posterior. En un sentit general, les respostes no es guarden. Només les consultes que proporcionaran les respostes. Està molt bé, perquè la propera vegada que feu la pregunta, si les dades s’han actualitzat, obtindreu una resposta diferent.
Formes
Aquests són els components visuals que faciliten l’entrada i visualització de dades a la pantalla.
No tothom se sentirà còmode introduint dades directament a les taules que creeu, i és possible que vulgueu tenir més control sobre com funciona aquesta entrada. Els formularis són la resposta.
També podeu configurar-los per a una visualització més pràctica de les dades de taules o consultes a la pantalla.
Informes
De vegades no voleu veure les coses a la pantalla. els voleu imprimir o enviar-los per correu electrònic al vostre cap.
És possible que vulgueu transmetre informació a algú que no pugui utilitzar Access mateix. Podeu dissenyar i crear informes adequats per a la majoria de situacions.
Macros i mòduls
Aquí és on les coses es tornen una mica més complexes. El millor és tenir una bona comprensió de tots els components anteriors abans de dedicar-hi temps.
Les dues opcions són maneres d’automatitzar tasques a Access, sent les macros les opcions més fàcils i els mòduls VBA més capaços. Tots dos tenen els seus usos, i hi tornarem més endavant.
Resum
L’accés és complex, però no és difícil. Des de la perspectiva d'Excel, les taules d'accés són com fulls de càlcul, però més estructurades. La resta tracta de manipular aquestes taules per qüestionar-les, visualitzar-les, informar-les i automatitzar-les.
La complexitat val la pena, a causa de la potència que us proporciona Access per aconseguir més. Tornaré aviat amb una publicació sobre les taules.
Mentrestant, cerqueu un full de càlcul que vulgueu substituir per una base de dades. Feu una ullada als fulls i vegeu si trobeu alguna incoherència. Necessiteu ordenar-los per utilitzar les dades d’Access.
Utilitzeu Access? Has lluitat? Quin tipus de problemes teniu? feu-m'ho saber als comentaris.
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic 3 maneres de comprovar si un correu electrònic és real o falsSi heu rebut un correu electrònic que sembla una mica dubtós, sempre és millor comprovar-ne l’autenticitat. A continuació, es mostren tres maneres de saber si un correu electrònic és real.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Windows
- Eines de col·laboració
- Full de càlcul
- Microsoft Access
Jim treballa durament en informàtica durant el dia, i ho ha estat des de DOS 3.0, però fa tot el possible per passar les hores màgiques amb una o dues càmeres. Viu a Nova Zelanda amb la seva encantadora dona ludita i tres fills. Us podeu imaginar el confús que tenen.
Més de Jim HendersonSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us