Home-theater-designers
Excel és un fitxer fantàsticament útil programa de fulls de càlcul, però no hi ha res pitjor que crear un full de càlcul perfecte i imprimir-lo només per veure’l sortir en nou fulls de paper, inclosa una única fila a l’última. De què serveix un full de càlcul molt ben elaborat si sembla terrible al paper?
Afortunadament, podeu modificar el full de càlcul i la configuració del programa per obtenir-ho tot en una sola pàgina i perquè aquesta sigui el millor possible. Si el vostre full de càlcul és massa gran per a una sola pàgina, podeu utilitzar aquesta configuració per distribuir-lo en diverses pàgines de manera més agradable.
Vista prèvia abans d'imprimir
Aquest és un pas important: podeu solucionar molts problemes abans d'imprimir si només en coneixeu. Si imprimiu i, a continuació, comproveu si funcionava, podríeu acabar malgastant molt paper intentant aconseguir aquesta última fila o columna al paper.
Segons la vostra versió d'Excel, és possible que hàgiu de fer clic Fitxer> Visualització prèvia d’impressió , Fitxer> Imprimeix> Visualització prèvia d’impressió , o simplement Fitxer> Imprimeix per veure com serà el full de càlcul quan surti de la impressora. Si té bon aspecte, seguiu imprimint. Si no, proveu algunes de les estratègies que s'enumeren a continuació.
Utilitzeu la vista de disseny de pàgina
La visualització del disseny de pàgina us mostrarà com s’imprimirà el document mentre hi esteu treballant. No és una bona vista per treballar al full de càlcul, però us pot ajudar a fer ajustos per garantir que les columnes i les files aprofitin al màxim l’espai que teniu. Per activar la visualització, aneu a Visualització> Disseny de pàgina .
Ara veureu el full de càlcul tal com s’imprimiria. Fer ajustaments mitjançant les eines que apareixen a continuació en aquesta visualització us donarà una millor idea de si han funcionat bé o no. (Aquesta mateixa funcionalitat està disponible a Word i us pot ajudar crear documents d’aspecte professional allà també.)
Canvieu l'orientació de la pàgina
Si el full de càlcul és més ample que alt, una orientació horitzontal us ajudarà a incloure-ne més a una pàgina. Un full de càlcul més alt probablement es beneficiarà d’una orientació vertical. Per triar l’orientació que utilitza el full de càlcul, obriu el fitxer Configuració de pàgina i seleccioneu Retrat o Horitzontal a la pestanya Pàgina.
correcció inesperada de la trampa del mode nucli de Windows 10
Suprimeix o amaga les files o les columnes
Als fulls de càlcul grans, sovint hi ha files o columnes redundants, que contenen informació antiga o que no necessiten imprimir-se en una situació particular. Aquestes files i columnes ocupen béns immobles valuosos a la pàgina i poden dificultar molt l’adaptació del full de càlcul.
Si podeu suprimir algunes d'aquestes dades, només cal que utilitzeu el familiar ressalteu> Edita> Suprimeix seqüència per desfer-se’n. Si contenen informació que creieu que podríeu necessitar una vegada més tard, podeu amagar-la fent clic dret a la capçalera de la fila o de la columna i seleccionant Amaga . Per tornar a veure les dades, ressalteu les files o columnes a banda i banda de les dades ocultes, feu clic amb el botó dret a l'etiqueta i seleccioneu Mostrar .
Utilitzeu salts de pàgina
Igual que al vostre programa de processament de textos preferit, podeu inserir salts de pàgina per assegurar-vos que el full de càlcul estigui dividit entre diverses pàgines on vulgueu que sigui, en lloc d’excel on sigui convenient. Simplement utilitzeu Insereix> Salt de pàgina per indicar a Excel on es pot dividir el document.
Canvieu l'àrea d'impressió
Si el vostre full de càlcul té una gran quantitat de dades i només n’heu d’imprimir algunes, podeu imprimir només la part del full de càlcul que seleccioneu. Seleccioneu les cel·les que vulgueu imprimir i feu clic Imprimir . Canvia el Imprimeix què: opció a Selecció i la previsualització s'actualitzarà per contenir només les dades que heu seleccionat.
Si acostumeu a imprimir la mateixa selecció regularment, podeu establir una àrea d'impressió permanent que inclogui només aquesta secció, de manera que no haureu de seleccionar-la cada vegada. Per fer-ho, seleccioneu l'àrea que imprimiu amb freqüència i aneu a Fitxer> Àrea d’impressió> Estableix l’àrea d’impressió . Ara aquesta selecció es convertirà en l'àrea d'impressió estàndard per al vostre full de càlcul. Per eliminar aquest paràmetre, utilitzeu Fitxer> Àrea d'impressió> Esborra l'àrea d'impressió .
Canvia els marges de pàgina
Si només necessiteu una mica més d'espai per ajustar el full de càlcul a una pàgina, afegir espai addicional als marges de la pàgina pot resoldre el vostre problema. Podeu accedir al quadre de diàleg Configuració de pàgina des de Fitxer> Configuració de la pàgina o bé amb el botó Configuració de pàgina al quadre de diàleg d'impressió. Afegiu una fracció de polzada a cada marge i torneu a comprovar la previsualització d'impressió.
És fàcil excedir-se amb afegir espai als marges per adaptar-se al màxim a una pàgina. Tot i així, recordeu que el text que corre fins a la vora d’un tros de paper no només és desagradable estèticament, sinó que també pot ser difícil de llegir. Sigues prudent amb aquest!
Ajusteu text i canvieu la mida de les columnes
Normalment s’utilitza Excel per a dades numèriques, però també pot ser útil per al text. Si teniu molt de text a les cel·les, poden estendre el full de càlcul i dificultar l’adaptació en una pàgina o fins i tot en diverses pàgines; és possible que tingueu un esquema d’impressió estrany que faci que el vostre document tingui aquest aspecte:
Part del text està tallat i les cel·les que no es tallen corren massa a la dreta. Per limitar l'amplada del full de càlcul a l'amplada d'una sola pàgina, podeu limitar l'amplada de les columnes i utilitzar l'ajust de text per assegurar-vos que no perdeu cap de les dades que vulgueu imprimir. Primer, aneu a Format> Cèl·lules> Alineació i assegureu-vos Ajustar el text està habilitat.
Ara, quan el text d'una cel·la sigui més ample que l'amplada de la columna, el text s'ajustarà a la línia següent. A partir d’aquí, podeu ajustar l’amplada de les columnes arrossegant la vora d’una fila o capçalera de columna per canviar-ne la mida.
També podeu fer doble clic a les etiquetes de fila o columna per fer-les automàticament tan amples com sigui necessari, tal com es mostra al vídeo següent. Per assegurar-vos que les columnes encaixin en una pàgina com vulgueu, utilitzeu la vista de disseny de pàgina esmentada anteriorment.
Escaleu el full de càlcul
Si res més ha fet la feina, podeu escalar el full de càlcul perquè encaixi en una sola pàgina (o en un nombre determinat de pàgines). En Configuració de pàgina , feu clic al botó d'opció que hi ha al costat Ajusta a: i trieu el nombre de pàgines en què voleu imprimir el full de càlcul. Si seleccioneu un nombre més petit de pàgines 'amples', el document s'escalarà horitzontalment i si seleccioneu un nombre menor de pàgines 'altes', l'escalarà verticalment. També podeu seleccionar una escala percentual.
L’ús de l’opció d’escala pot ajudar a limitar la mida del document quan es posa en paper, però també pot fer que el text sigui molt petit i difícil de llegir. Comproveu la previsualització i assegureu-vos que no feu escala fins ara que sigui impossible llegir cap de les vostres dades. L’escala és molt útil quan intenteu imprimir Gràfics d'Excel , també.
Facilitant la lectura de la impressió
Un cop hàgiu aconseguit obtenir el full de càlcul en un nombre acceptable de pàgines, aneu un pas més enllà i faciliteu la lectura com sigui possible. Si modifiqueu altres paràmetres d’impressió, podeu optimitzar l’aspecte de la impressió. Aquí hi ha un parell que hauríeu de conèixer.
Impressió de línies de quadrícula i encapçalaments de fila o columna
A la Configuració de pàgina menú (s'hi accedeix mitjançant el diàleg d'impressió o Fitxer> Configuració de la pàgina ), feu clic a la pestanya Full i seleccioneu Línies de quadrícula sota la Imprimir secció. També podeu seleccionar Encapçalaments de fila i columna per afegir aquestes etiquetes a la impressió.
Afegir informació de capçalera i peu de pàgina
Excel pot afegir automàticament informació útil a la capçalera i al peu de pàgina del document per facilitar-ne la lectura. A la Configuració de pàgina , feu clic al menú Capçalera / peu de pàgina i utilitzeu els menús desplegables per afegir informació com el número de pàgina, el nom del fitxer i el nom de l'autor a la capçalera o al peu de pàgina. Si el vostre full de càlcul és realment llarg, aquesta informació us pot ajudar a mantenir les pàgines organitzades amb més facilitat.
També podeu afegir text personalitzat fent clic a Personalitza la capçalera o bé Personalitza el peu de pàgina .
No us conformeu amb fulls de càlcul imprès malament
Pot ser frustrant intentar que el full de càlcul tingui un bon aspecte quan l’imprimiu, sobretot si l’heu d’aconseguir en una sola pàgina. Però amb alguns ajustaments a la configuració i al format del document, podeu produir una bona impressió. No oblideu aprendre altres consells per a l’èxit d’Excel a l’oficina mentre hi esteu.
Teniu algun altre consell per imprimir fulls de càlcul des d'Excel? Comparteix-los a continuació.
Crèdits de la imatge: home de negocis amb signe d’interrogació per Dooder a través de Shutterstock
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic Està bé instal·lar Windows 11 en un PC incompatible?Ara podeu instal·lar Windows 11 en equips antics amb el fitxer ISO oficial ... però és una bona idea fer-ho?
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Impressió
- Microsoft Excel
Dann és un assessor d’estratègia i màrqueting de contingut que ajuda les empreses a generar demanda i clients potencials. També fa blogs sobre màrqueting d’estratègia i contingut a dannalbright.com.
Més de Dann AlbrightSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us