Home-theater-designers
Si Microsoft Office hagués estat un país, hauria estat el tercer país amb més població del món. 1.200 milions de persones utilitzar un sol conjunt d’aplicacions és al·lucinant. I parlen 107 idiomes.
Però ara mateix, tu i jo parlem en anglès i parlarem de l'eina més popular de l'arsenal de Microsoft Office: Microsoft Word 2016 .
per què no tinc drets d'administrador a Windows 10
Aquest editor de documents s’utilitza per escriure diversos documents. Des d’una aplicació senzilla fins al currículum necessari. Des d’una llista simple a una nota d’oficina. Creiem que podem treballar amb Word. Però és quan ens asseiem a redactar un informe professional seriós i descobrim un fet important.
L’elaboració d’informes professionals necessita un conjunt d’habilitats diferents.
Per tant, pregunteu-vos això - Podeu fer el salt d'un document únic a un informe llarg? Coneixeu totes les funcions de Microsoft Word que us ajudaran a gestionar aquest projecte documental a gran escala? Podeu col·laborar en la feina amb altres membres de l'equip?
Podeu ser estudiant, propietari de petites empreses o treballador d’oficina ... haureu de crear un informe o un document formatat professionalment. Aquesta guia MakeUseOf us ajudarà a actualitzar les vostres tècniques i a afinar el vostre enfocament de disseny.
En aquesta guia:
Redacció d’un informe - Introducció | La llista de comprovació de l’informe
Eines útils de Microsoft Word - Enganxa especial | Investigador | Congelar parts del document
Treballa el disseny i disseny - Introducció | Portada | Taula de continguts | Capçalera i peu de pàgina | Números de pàgina | Estil de lletra | Estil de paràgraf | Salts de pàgina | Estils i temes | Subtítols | Parts ràpides | Vores de pàgina
Referències i col·laboració - Índex | Bibliografies | Referències creuades | Comentaris
Finalitzeu el vostre informe - Signatures | Filigranes | Llegeix només | Imprimeix a PDF
El següent pas - Conclusió
Redacció d’un informe
La redacció d’informes consisteix en investigar i publicar després el resultat d’aquesta anàlisi. Al món professional, l’aspecte o aparença del que publiqueu és primordial. El resultat final que agradarà als ulls podria embrutar la vostra reputació i millorar la vostra marca personal.
Els passos següents us proporcionaran les funcions expertes de Microsoft Word 2016. Dediqueu molt de temps a un pla. Comenceu per aquestes directrius ...
Pas 1: decidiu el propòsit
Abans de començar l'informe, primer heu de saber per què l'escriviu en primer lloc. Els informes són de molts tipus, però estan destinats a informar o persuadir. Pot ser destinat a descriure un procés tècnic, compartir informació de fons o demostrar avenços en un projecte.
Pregunteu-vos - Què i Per què . Això us ajudarà a destinar el propòsit fins a l’únic punt principal i mantenir-vos-hi en lloc de divagar-vos amb detalls innecessaris.
Pas 2: identifiqueu el vostre públic
La segona consideració important és avaluar el vostre públic. Podran entendre de què parles? Hi ha diferents nivells de lectors que llegiran l'informe? El coneixement del lector sobre el tema influirà molt en la informació que haureu d’incloure.
Decidiu el públic principal i, a continuació, configureu l'informe al nivell tècnic adequat. El públic secundari es pot ajudar amb informació addicional al final de l'informe.
Pas 3: coneixeu el vostre tema
Heu de saber de què parleu. Per tant, investigueu el tema i incloeu tota la informació rellevant per demostrar el vostre punt. Assegureu-vos que arribeu a una conclusió basada en fets i no en opinions personals. La informació ha de ser correcta, actual i amb bona referència.
Utilitzeu també diversos recursos, com ara revistes, articles de diaris, llibres, llocs web, fulletons, dades brutes, informes anuals i discursos per ajudar-vos a donar suport. No us enganxeu a la Viquipèdia.
Pas 4: descriviu l'informe
Heu fet la investigació. Hi ha un munt d'informació que està pendent de ser mecanografiat i imprès. Però espera! No ofegueu-vos abans d’entrar a l’aigua. Prepareu l’esquema final de l’informe que serà el gràfic de punts de ruta per ajudar-vos a navegar de principi a fi. L’esquema és el pla. Us proporcionarà una visió d’ocell de la terra i també us mostrarà on heu d’emplenar els detalls.
L’estructura d’un informe d’idees pot incloure els elements següents:
- Portada
- Resum executiu
- Taula de continguts
- Introducció
- El cos de l'informe
- Conclusió
- Recomanacions
- Apèndix
- Bibliografia i referències
Microsoft Word Esquema del document és una característica poderosa que us pot ajudar a organitzar un document fins i tot abans de començar a omplir-lo de recerca. Aprofiteu-ho plantilles de pluja d’idees i mapes mentals també.
Pas 5: escriviu, editeu, corregiu i finalitzeu
Un cop hàgiu estructurat l'informe, és hora d'omplir les capçaleres amb contingut. Personalment, crec que és millor tractar una mica de cada secció i, després, agrupar-la amb informació. Podeu fer-ho si voleu o acabar cada secció a mesura que baixeu per l'estructura de l'informe. Assegureu-vos de centrar-vos a presentar les vostres idees i a utilitzar proves de suport en lloc d’ortografia i gramàtica. Descriviu el vostre argument i escriviu algunes frases que emetin les vostres idees principals. Si trobeu alguna cosa que val la pena citar, citeu-la.
Un cop escrita la majoria del text, és hora de llegir-lo i assegurar-se que flueixi bé. Assegureu-vos de guiar la comprensió del lector amb paraules de transició com ara 'Aquesta informació mostra ...', 'En altres paraules ...', 'De la mateixa manera ...' i ressalteu els punts rellevants i clau.
Finalment, dediqueu temps a revisar, comprova si hi ha gramàtica i ortografia i reviseu tota la informació rellevant i el seu flux lògic. El millor és deixar almenys un dia per comprovar i revisar el vostre treball. No intenteu editar-lo immediatament després de creure que heu acabat, ja que tendireu a perdre la lectura del que heu escrit. Dormi una mica i revisa-ho l’endemà.
La llista de comprovació de l’informe
Abans d’anar a enviar o lliurar el vostre informe en què heu treballat tant, assegureu-vos que heu fet el següent:
- Heu completat la pàgina de títol amb el títol, el vostre nom, la data, per a qui va l'informe i una possible descripció de què tracta l'informe.
- La pàgina de contingut té els encapçalaments adequats i els números de pàgines són correctes.
- Assegureu-vos que la introducció cobreixi els punts clau, l'abast de l'informe i l'objectiu que vol assolir.
- Heu afegit subtítols a sobre de les taules i a sota de les imatges / gràfics.
- El contingut de l'informe presenta la informació d'una manera clara, lògica, factual, es manté en el tema?
- La conclusió indica els resultats, reafirma els de la idea principal i no inclou cap informació nova?
- Els encapçalaments i subencapçalaments estan clarament etiquetats?
- Les cites són rellevants, actualitzades i amb referència correcta?
- Heu utilitzat salts de pàgina, si escau?
Ara, llançem Microsoft Word i us expliquem les funcions que us ajudaran a reunir l'esborrany de l'informe i presentar-lo com a document professional.
Funcions útils de Microsoft Word per a la redacció d’informes
Preneu-los com a consells de mida mossegada i domineu-los un per un.
Microsoft Word és un gran obús amb moltes femelles i cargols. Centrem-nos en els conjunts d’habilitats clau i les eines que necessitareu per planificar, preparar i presentar l’informe professional. Les funcions de Microsoft Word que tractarem a continuació també són dreceres de productivitat que us facilitaran la feina.
Consell: Utilitzeu l'assistent 'Digue'm' de Microsoft Word 2016 per obtenir més informació sobre les noves funcions de la suite Office.
Comencem amb tres eines preliminars ...
Utilitzeu Enganxa especial
Per a la majoria de nosaltres, quan hem de copiar text o imatge a Word, la drecera CTRL + V funciona bé. Però, de vegades, és possible que vulguem enganxar les dades copiades en un altre format, com ara les dades d'Excel com a imatge. Amb el Enganxa especial Podeu descartar o especificar el format quan enganxeu una imatge, dades de presentació, taula o objecte de qualsevol altre programa a Word.
Treballareu molt amb taules i gràfics d'Excel en un document professional.
Si només copieu el que voleu i feu clic a Enganxa, notareu que inserirà les dades com a taules. Però, si voleu enganxar una àrea gran de cel·les i no voleu editar-la, és possible que vulgueu enganxar-la com a imatge, amb l'opció addicional per editar-la.
En Microsoft Excel: Seleccioneu i ressalteu les cel·les que vulgueu copiar> Premeu CTRL + C.
En Microsoft Word: Anar a Inici> Enganxa> Enganxa especial . Seleccioneu Enganxa especial i al quadre de diàleg seleccioneu Objecte del full de treball del Microsoft Office Excel .
Podeu canviar la mida de les dades tal com era una imatge i, si feu doble clic, podreu editar els valors. Podeu canviar la taula o el gràfic i redissenyar-lo. I, si actualitzeu les dades del gràfic o la taula a Excel, podeu actualitzar automàticament el gràfic a Word.
Proveu també el menú contextual del clic dret. Apareix el menú Enganxa especial:
N’hi ha més opcions per importar dades d'Excel a Word . El Assistència de Microsoft Office la pàgina també els descriu detalladament.
Utilitzeu l'investigador
Sí, hi ha Google i Wikipedia. Però canviar constantment de Word al navegador pot dificultar la vostra productivitat. Office 2016 aporta una potent integració de la investigació a aquest treball gruixut. L'investigador no només us pot ajudar a trobar contingut des de Microsoft Word, sinó que també us pot ajudar a afegir cites ràpidament. Utilitza el gràfic de coneixement de Bing per trobar el contingut adequat per donar suport al vostre document.
Anar a Cinta> Pestanya Referències i c Trieu Investigador . S'obrirà un tauler a la dreta amb les opcions de cerca.
Escriviu una paraula clau per al tema que vulgueu cercar i premeu Retorn.
El tauler de resultats mostra una llista de fonts que podeu utilitzar al document. Trieu un tema per explorar amb detall.
Afegiu el tema al vostre document de Microsoft Word amb un clic al signe més de la part superior dreta. També podeu fer clic al signe més de qualsevol resultat per citar la font del document de recerca. La font citada us ajuda a donar suport a la vostra investigació amb llibres i fonts web.
Com veurem més endavant, una bibliografia comentada és una de les parts més difícils d’un document. L’investigador és un assistent intel·ligent que intervé.
Congela una part del document de Word
Donem per fet que el vostre informe professional serà un treball llarg i complex. Podeu dividir la finestra de Word en dos panells de manera que pugueu veure dues parts diferents d'un document alhora. És un estalvi de temps valuós quan es vol copiar i enganxar parts d’un lloc a un altre o fer referència a una part del document mentre es treballa en un altre.
Anar a Cinta> Pestanya Visualitza> Dividir .
Per eliminar la divisió, feu clic a Elimina la divisió a la mateixa pestanya.
El grup Windows us ofereix diverses opcions per canviar la manera de treballar amb dos o més documents. Les funcions s’expliquen per si mateixes.
Per desplaçar-vos ambdós documents alhora, feu clic a Desplaçament síncron al grup Finestra de la pestanya Visualització. També podeu fer clic a Veure una al costat de l’altra per posar dues parts del document una al costat de l’altra.
Consell: Utilitzeu la vista dividida per mostrar dos dissenys diferents, per exemple, Imprimir i Esquema. Estableix la divisió. A continuació, feu clic al tauler que voleu canviar i, a continuació, seleccioneu un disseny diferent a la pestanya Visualització.
Treballa el disseny i disseny
La presentació d’un informe és el que fa que algú llegeixi un informe en primer lloc, i és per això que és crucial que el vostre informe estigui ben presentat. Si teniu l'opció de llegir quatre informes, què escollireu?
- Un informe escrit a mà.
- Un document imprès en blanc i negre.
- Un informe imprès en paper A4 normal en color.
- Un informe imprès en color, amb una pàgina de títol enganxosa, ben delimitada i llisa?
Recollireu el quart informe, perquè només us mostrarà l’aspecte visual.
La portada no és l’únic motiu. Un informe ben dissenyat és més fàcil de llegir. També és més fàcil escanejar quan no teniu temps per llegir. Per això, heu de dedicar una estona a les capçaleres i als peus de pàgina i als diferents estils i temes. En resum: el format de tots els elements de l'informe.
El format pot semblar una tasca difícil, però és un exercici divertit que exercitarà tots els músculs creatius. Els punts clau per emportar seran les habilitats que podeu aplicar a qualsevol cosa de Microsoft Office en el futur. I el temps que estalvieu amb tots els consells de productivitat apresos aquí.
Microsoft Word 2016 té un conjunt ric de funcions. Aquestes són només algunes de les maneres en què el disseny del vostre informe es pot distingir de la resta i ser professional. Per tant, desglossem les habilitats de disseny i disseny.
Aquesta secció tractarà aquestes funcions pas a pas:
- Comenceu amb una portada
- Feu una taula de continguts
- Crea la capçalera i el peu de pàgina
- Afegiu números de pàgina
(Donar format al contingut)
- Trieu els tipus de lletra adequats
- Estilitzeu els paràgrafs
- Control de salts de pàgina
- Utilitzeu estils i temes
- Subtítols
- Utilitzeu Quick Parts
- Decora amb vores de pàgina
1. Comenceu amb una portada
La primera pàgina és el primer punt de contacte amb el vostre lector. També és la vostra oportunitat per fer una impressió favorable. No deixeu que la vostra manca d’habilitats artístiques sigui una excusa perquè Word assumeix la feina amb la seva galeria integrada de portades. Tot el que heu de fer és casar-vos amb el tema de l’informe.
Microsoft Word 2016 us ofereix 16 plantilles preformateades i tres més a Office.com.
Anar a Insereix> Grup de pàgines> Portada .
La portada apareix per defecte al principi del document.
Com que només hi ha 16 plantilles 'oficials' que s'ofereixen, és possible que tots els altres companys tinguin la mateixa portada. Per tant, per què no el personalitzeu i el feu una mica més únic.
Tu pots dissenyar una pàgina de títol (o portada) a Microsoft Word que pot ser un original a la pila. Deseu-lo com a plantilla o canvieu el disseny fàcilment.
2. Feu una taula de continguts
Escaneig de lectors ocasionals. Els bons lectors primer analitzen i després busquen a fons. Una taula de continguts proporciona els waypoints que ajuden a tots dos. Quan es tracta d'un document llarg i complicat, no preferiu comprovar la superfície del terreny abans de dirigir-vos a la secció que més us interessa?
Penseu en una taula de continguts (TOC) si el document té més de 10 pàgines. Primer us heu d’assegurar que no cal reordeneu les pàgines del document abans de crear el TOC.
A Microsoft Word, no cal que escriviu tot el TOC a mà. Hi ha una Eina automàtica de la taula de continguts sota la Referències pestanya que pren el vostre esquema i el dissenya per a vosaltres. A més, podeu mantenir-la actualitzada fàcilment quan vulgueu canviar alguna cosa.
També hi ha plantilles que podeu descarregar i adaptar-les a la naturalesa del contingut. Per exemple, un TOC per a una tesi tindrà un aspecte diferent del de l'informe anual d'una empresa.
Tenim un tutorial complet sobre com es crea una pàgina de taula de contingut a Word .
L’essencial és:
Creeu l'esquema i utilitzeu estils d'encapçalament per organitzar la jerarquia. Apliqueu l'eina TOC automàtica als estils d'encapçalament. Word 2016 cerca aquests encapçalaments i després insereix la taula de continguts al document. A continuació, podeu actualitzar automàticament el TOC si feu canvis al document.
Per obtenir més control pràctic, també podeu utilitzar el fitxer Taula de continguts manual estil. Word insereix text de marcador de posició i heu d’inserir i formatar cada contingut a la llista.
3. Creeu la capçalera i el peu de pàgina
Les capçaleres i els peus de pàgina són importants als informes, ja que l’objectiu principal és proporcionar informació sobre l’informe a cada pàgina. Són les àrees de visualització habituals dels números de pàgina. La capçalera del document ha de contenir el títol de l'informe i, possiblement, el nom de qui l'ha creat. El títol de la secció actual és útil.
El peu de pàgina, d'altra banda, ha d'incloure els números de pàgina, la data de publicació i altra informació administrativa que sigui necessària. Tingueu en compte que alguns les guies d'estil tenen pautes especials per a capçaleres i peus de pàgina .
Comencem per la capçalera del document i li donem un aspecte únic.
Seleccioneu Insereix i, a continuació, seleccioneu qualsevol dels dos Capçalera o bé Peu de pàgina del grup. La galeria integrada us mostra diverses opcions entre les quals podeu triar.
L'espai de capçalera i peu de pàgina s'insereix al document amb text o taula de marcador de posició. El Eines de capçalera i peu de pàgina s'obre a la cinta per a altres treballs de format, com ara la data, l'hora o la imatge.
Introduïu el text i seleccioneu Tanca la capçalera i el peu de pàgina .
Podeu començar amb una capçalera i un peu de pàgina en blanc. Si teniu les habilitats de disseny, utilitzeu el fitxer Eines de capçalera i peu de pàgina per dissenyar el vostre. Domineu l’espai de capçalera i peu de pàgina si voleu crear capçaleres personalitzades per a la vostra organització. Podeu utilitzar elements de marca com ara logotips d’empreses o d’organitzacions a la part superior i notes a peu de pàgina amb un format net
Provem i modificem una de les capçaleres incorporades. He seleccionat Paio de la galeria.
L'aspecte final va trigar dos minuts a reunir-se amb efectes de text senzills i una icona que prové de la galeria d'icones de Microsoft Office.
La capçalera i el peu de pàgina estan al seu lloc. Però, com se sap on es troba al document? Inseriu números de pàgina com a següent indicador important.
4. Afegiu números de pàgina
Els números de pàgina es veuen millor al peu de pàgina (a diferència de la capçalera com a la imatge superior). Podeu afegir un número de pàgina bàsic des de Insereix> Número de pàgina botó de la cinta. També podeu afegir-lo des del fitxer Disseny que apareix quan afegiu la capçalera i el peu de pàgina.
Teniu molt control sobre els números de pàgina. Trieu entre una àmplia gamma de formats numèrics i personalitzeu-los segons les vostres necessitats. En aquest cas, afegirem el número al peu de pàgina, però podeu posar-los a la part superior o fins i tot als marges. En aquest exemple, he situat el número de pàgina a la part inferior esquerra. Però m'agradaria canviar l'aspecte i el format per defecte.
Per exemple: utilitzar una 'pàgina X de XXX' proporciona un millor indicador en un document llarg.
Seleccioneu el número de pàgina. Anar a Insereix> Parts ràpides . Al menú desplegable, seleccioneu Camp . També podeu accedir al quadre de diàleg Camp des de la pestanya Disseny de capçalera i peu de pàgina.
Trieu NumPages de la llarga llista de noms de camps. Al quadre de la dreta, podeu triar un format específic. He seleccionat l'1, 2, 3. habitual. Feu clic a D'acord i apareixerà el número del nombre de pàgines. Ara tot el que heu de fer és afegir el vostre text, com ara la pàgina X de XXX, i canviar l’aspecte dels números amb les eines habituals de format de text disponibles a la pestanya Inici.
Ara es veu així:
Dissenyeu l'aparença de qualsevol número de pàgina del vostre document i Word actualitzarà automàticament la resta. Els números de pàgina són els elements més comuns en un peu de pàgina, però també poden contenir qualsevol altra informació com la capçalera. Des de les opcions del grup Insereix, podeu afegir la data i l'hora, informació del document, imatges i molt més a la capçalera o al peu de pàgina.
A continuació, anem a formatar el contingut.
El dibuix visual del vostre informe professional s'uneix a la 'bellesa' que apliqueu al contingut. El format és també un pas essencial per a un document que flueix bé. Per tant, heu de centrar molta energia en escollir el tipus de lletra, l’espai de paràgraf i els colors adequats.
No us preocupeu. Fins i tot, els desafiats artístics trobaran aquesta part fàcil perquè Microsoft Word inclou paquets amb temes i estils visuals predeterminats. Comencem per l'element més bàsic d'un document.
5. Escolliu i definiu el tipus de lletra adequat
La vostra elecció de tipus de lletra en un informe de Word professional no només determina com destaca el text, sinó també com s’imprimeix. Voleu que tots dos tinguin un màxim impacte.
Podeu aplicar una tipografia (és a dir, l’aspecte visual de la font) a un document sencer o a parts específiques d’un document. Totes les opcions de tipus de lletra estan disponibles a la pestanya Inici. Anar a Inici> Tipus de lletra .
El tipus de lletra per defecte a Microsoft Word 2016 és Calibri. Mireu més enllà ja que teniu molts altres per triar. Si escolliu Times New Roman, se us pot considerar mandrós, si escolliu Windings, doncs ... No crec que hagi d'explicar-ho. Assegureu-vos, doncs, que trieu un tipus de lletra fàcil de llegir i que s’adapti a l’informe. Per jugar amb seguretat, trieu un d’aquests fonts de Google d’aspecte professional ; estan disponibles de franc.
Consell: Baskerville i Geòrgia són bones alternatives al Times New Roman massa utilitzat
Proveu diferents emparellaments de tipus de lletra per al text del cos i els títols (i els subtítols). Diversos llocs web com FontJoy i TypeWolf us ajudarà a experimentar amb emparellaments de tipus de lletra. Tu pots descarregueu i utilitzeu tipus de lletra personalitzats també. Però recordeu la regla del polze: no utilitzeu mai més de tres tipografies diferents en un document.
Per obtenir una mica més de pizazz, proveu un caient cap per millorar el text .
6. Estilitzeu els paràgrafs
Si voleu que les vostres línies siguin espaiades o dobles, heu de canviar el format dels paràgrafs. Si canvieu l’espaiat, podeu facilitar la lectura d’un document o donar la impressió que és més llarg i que hi heu dedicat més feina.
Per canviar el paràgraf de tot el document, és millor que seleccioneu cada bloc de text; en cas contrari, si feu servir capçaleres al vostre informe, també canviaran. Una altra opció millor és si personalitzeu l'estil concret que utilitzeu per donar format al paràgraf.
Per fer-ho, aneu a Inici > Estils . Feu clic amb el botó dret a l'estil que vulgueu canviar i seleccioneu Modificar . Fer clic a Format> Paràgraf que es troba a la part inferior del quadre de diàleg. Ara canvieu l’espaiat, el sagnat i l’alineació del paràgraf. Feu clic a D'acord per tancar els diàlegs.
Quan vulgueu canviar una porció més petita del document , seleccioneu el que voleu canviar. Feu clic amb el botó dret sobre el text ressaltat i seleccioneu Paràgraf . Apareixerà el mateix quadre de diàleg que l'anterior.
7. Control de salts de pàgina
Un salt de pàgina, pel seu nom, divideix un bloc continu de text en dues pàgines. Els salts de pàgina són elements estructurals importants per a documents llargs. Word insereix automàticament un salt de pàgina al final de la pàgina. Però en un document llarg, podeu col·locar salts de pàgina on vulgueu.
Per inserir un salt de pàgina manual, feu clic a Insereix> Salt de pàgina. (Drecera de teclat: CTRL + Retorn)
Un salt de pàgina té aquest aspecte quan feu clic a Mostra / Amaga ordre al fitxer Grup de paràgrafs .
Però, i si voleu mantenir un munt de línies juntes en una pàgina o columna i no tenir-les separades a causa d'un salt de pàgina? El disseny està al vostre control. Feu clic a la minúscula fletxa que veieu a la part inferior dreta del grup Paràgraf.
A la Feu clic a quadre de paràgraf Salts de línia i de pàgina. Seleccioneu una d'aquestes quatre opcions de paginació:
- Viuda / òrfena control col·loca almenys dues línies d'un paràgraf a la part superior o inferior d'una pàgina.
- Seguiu amb el següent evita les interrupcions entre paràgrafs que voleu mantenir junts.
- Mantingueu línies juntes evita salts de pàgina al mig dels paràgrafs.
- Salta de pàgina abans afegeix un salt de pàgina abans d'un paràgraf específic.
També ho hem mostrat com eliminar salts de pàgina quan calgui.
8. Utilitzeu estils i temes
Els estils i els temes són potser dues de les funcions més infrautilitzades de Microsoft Word. Però crec que hauríeu d’utilitzar-los en totes les oportunitats per estalviar molt de temps.
Però, quina diferència hi ha entre un tema i un estil? Microsoft diu:
Els temes ofereixen una manera ràpida de canviar el color i els tipus de lletra generals. Si voleu canviar el format de text ràpidament, els estils de paraules són les eines més efectives.
Per tant, a mesura que els temes controlen l’aspecte general amb el color, els efectes i les fonts, comenceu primer per un bon tema per al vostre document. Llavors , utilitzeu Estils per aprofundir en les porcions específiques per a les quals voleu canviar l'aparença.
Per a Temes: Aneu al Disseny fitxa. Trieu un tema de la galeria. Podeu veure vistes prèvies de com és la combinació de colors.
Per a Estils: Seleccioneu la part del text que vulgueu canviar. Aneu al Estils grup al Inici fitxa. Podeu veure vistes prèvies del seu aspecte. Trieu l'estil adequat per al vostre contingut. Per exemple, trieu un estil de títol per als títols del document. O bé, un estil particular per a qualsevol cita. També podeu modificar un estil existent i crear nous estils des de zero.
9. Subtítols
Totes les imatges, gràfics o il·lustracions necessiten un títol per descriure-les clarament. És una sola línia de text, generalment situada sota un gràfic. Els subtítols també són una referència important quan cal esmentar-los en un altre lloc. Molts documents ometen aquest petit detall.
És fàcil afegir un títol. Feu clic amb el botó dret a la il·lustració a la qual vulgueu afegir un títol. Seleccioneu Afegeix un títol .
Al quadre de diàleg, afegiu el text del títol i configureu la resta d’opcions. Es poden fer referència automàticament als subtítols a Word.
10. Utilitzeu Quick Parts
Els documents professionals poden ser repetitius. És per això que hauríeu de començar a utilitzar Quick Parts per al contingut de la caldera que reutilitzeu tot el temps. Per exemple, suposem que hi ha una clàusula contractual que incloeu a tots els documents. O bé, alguna informació introductòria. En lloc de copiar i enganxar repetidament, deseu-los com a Quick Parts i torneu-los a utilitzar una i altra vegada.
Quick Parts també és un tipus de bloc de construcció . Podeu veure la galeria de tots els blocs de contingut reutilitzables a Organitzador de blocs constructius .
Deseu i reutilitzeu les vostres pròpies peces ràpides en dos passos:
- Seleccioneu la frase, la frase o qualsevol altra porció del document que vulgueu desar a la galeria.
- Anar a Insereix> Grup de text> Parts ràpides> Desa la selecció a la galeria de peces ràpides . Canvieu el nom i afegiu una descripció si voleu. Feu clic a D'acord .
De la mateixa manera, podeu tornar a utilitzar el fragment de contingut desat.
Col·loqueu el cursor on vulgueu inserir una selecció de la Galeria de peces ràpides. Anar a Insereix> Grup de text> Parts ràpides . A continuació, feu clic a la frase, frase o altra selecció desada que vulgueu tornar a utilitzar.
Notareu altres tres categories al menú de peces ràpides.
Text automàtic: Word 2016 ha conservat l’antic Text automàtic característica. Funciona com Quick Parts per a qualsevol bloc de text que utilitzeu molt. Exemple: una nota que voleu utilitzar amb tots els documents.
Propietat del document: Un conjunt de propietats constants que podeu incloure a tots els documents. Exemple: nom de l’empresa o autor.
Camps: Es tracta d’elements predefinits que s’actualitzen automàticament. Exemple: data, hora, números de pàgina, etc.
Recordeu que les entrades de la propietat del document de vegades poden incloure informació que no voldríeu compartir amb tothom. Per tant, vigileu aquests camps i elimineu les dades personals ocultes sempre que sigui necessari.
11. Decora amb vores de pàgina
Les vores de les pàgines es veuen bé no només en els volants i invitacions. Si es fa bé, poden afegir un toc de classe a un document. Hi ha una gran varietat d’estils de línia, amplades i vores d’art al menú Disseny de la cinta.
Anar a Disseny> Vores de pàgina.
A la Vores i ombres , utilitzeu el quadre Vora de la pàgina per dissenyar la vostra vora.
La configuració s’explica per si mateixa. Proveu Shadow o 3D amb els colors adequats per afegir una vora subtil però elegant. Els estils d'art amb les seves vores d'imatges poden ser massa divertits per a documents professionals.
Utilitzeu els quatre botons de la cantonada a Vista prèvia per seleccionar els costats de la pàgina per dibuixar vores. Feu clic en aquests botons per eliminar o afegir vores, com vulgueu.
Col·loqueu el cursor a la primera pàgina d'un document si voleu posar una vora al voltant només de la primera pàgina. També podeu posar vores al voltant de determinades pàgines d’una secció. Col·loqueu el cursor a la secció, ja sigui a la primera pàgina d'aquesta secció o en una pàgina següent.
Referències i col·laboració
Un informe de Word pot semblar una tasca ingestionable. És com organitzar un milió de piles de fenc en petites piles ordenades. La idea és saber amb precisió quina pila té el pin que esteu cercant. Aquestes funcions estan destinades a facilitar-les.
1. Creeu un índex
Quan escriviu documents grans, com ara un informe que conté molta informació, és possible que una pàgina de contingut no sigui suficient. An Índex hauria d'aparèixer al final del document, amb números de pàgina a paraules clau i informació a l'informe. Creeu un índex per ajudar el lector a fer referència a la informació adequada només amb el número de pàgina.
Feu un índex si el vostre document té més de 20 pàgines. Microsoft Word 2016 no deixa que el procés us aclaparés. Bàsicament té dues parts:
- Seleccioneu les paraules o la informació que vulgueu incloure a l'índex.
- Col·loqueu l'índex al lloc adequat del document.
Podeu desplaçar-vos pel document acabat i marcar les paraules o frases que vulgueu incloure a l'índex o marcar-les a mesura que avanceu. De qualsevol manera, seleccioneu el text que vulgueu utilitzar com a entrada d'índex o feu clic a on voleu inserir l'entrada.
1. Feu clic a Referències > Marca l'entrada .
2. Editeu el text a Marca l’entrada de l’índex Caixa de diàleg. També podeu afegir una subentrada que defineixi més la paraula principal que heu utilitzat a l'índex. Podeu afegir diversos nivells i cadascun apareix sagnat a l'entrada principal.
3. Sota Opcions , també podeu crear una referència creuada a una altra entrada principal. Un lector pot utilitzar-lo per referir informació relacionada en qualsevol altre lloc del mateix document.
4. Utilitzeu el format de número de pàgina per decidir l’aspecte dels números de pàgina a l’índex.
com mantenir el portàtil encès quan es tanca Windows 10
5. Feu clic a senyal per marcar l'entrada d'índex. Per marcar aquest text a qualsevol lloc que aparegui al document, feu clic a Marca-ho tot .
6. Repetiu el procés per a totes les paraules i frases que vulgueu incloure a l'índex.
Ara heu creat el vostre índex. Inseriu-lo al lloc correcte cap al final del document.
1. Feu clic a la pàgina on voleu inserir l'índex.
2. Feu clic a Referències> Insereix índex .
3. El Índex apareix el quadre de diàleg. Aquí podeu escollir formatar les entrades de text, els números de pàgina, les pestanyes i els caràcters principals.
4. Trieu l'aparença dels diferents formats de la llista i marqueu la finestra de vista prèvia a la dreta. Recordeu que la finestra de vista prèvia no us mostra l’índex real. És només una 'simulació' de com quedarà.
5. Feu clic a D'acord . El vostre índex ja està a punt.
De vegades, és possible que hàgiu d'afegir més entrades a l'índex després d'haver-lo inserit a la pàgina. Marqueu l'entrada i aneu a Referències> Actualitza l'índex per incloure les noves mencions.
A més, afegiu un encapçalament per a l’índex perquè Word no ho fa automàticament.
2. Creació de bibliografies
El vostre document està gairebé acabat. Ara cal acreditar tots els altres treballs i idees de recerca que heu fet referència al document. És hora de fer una bibliografia.
És possible que un informe de l’empresa no necessiti bibliografia, però no s’ha acabat el treball acadèmic sense fer-ne cap. La bibliografia és un dels treballs més minuciosos d’un informe acadèmic. Cal que tingueu totes les vostres cites en ordre abans de seure per emmarcar la bibliografia. A més, decidiu l'estil de la cita (normalment MLA, QUÈ , o A l’estil de Chicago ) segons les directrius del vostre tema.
No dubteu a aprofitar els generadors de bibliografia i cites de tercers per construir aquesta secció.
Però, Microsoft Word 2016 té un conjunt d’eines complet per fer aquest procés el més indolor possible. Per tant, aneu al punt del document on voleu col·locar la bibliografia. És bo si teniu com a mínim una cita per incloure, però, fins i tot si no, Word 2016 us permet utilitzar una cita de marcador de posició i emplenar les fonts més endavant.
Feu clic a Referències> Bibliografia .
Word ofereix alguns estils de bibliografia que només difereixen en els noms dels títols. Trieu l'estil adequat i, a continuació, inseriu cites al botó del fitxer Grup de cites i bibliografia .
L'eina de bibliografia té uns quants passos. Per motius de brevetat, us dirigiré a l'excel·lent Pàgina d’ajuda de Microsoft Office que és una guia pas a pas.
Alguns treballs acadèmics us ho demanaran creeu una bibliografia comentada . És una versió més detallada d’una bibliografia amb una llista de cites a revistes, llibres, articles i altres documents seguits d’un breu paràgraf. El paràgraf és una descripció de la font i de com admet el vostre paper.
3. Referències creuades
Podeu utilitzar una referència creuada per ajudar el lector a navegar per un document llarg. En qualsevol moment d’un document, podeu dir al lector que faci referència a un encapçalament, número de pàgina, imatge, gràfic, nota al peu, nota final i paràgraf. Un enllaç de referència creuada és una manera ordenada de connectar informació relacionada entre si. El lector només ha de fer clic a l’enllaç per accedir a aquest fragment d’informació.
Així és com comenceu:
1. Seleccioneu el lloc de la referència creuada i escriviu el text que en faci saber al lector. Per exemple: 'Consulteu el gràfic 3 per obtenir tendències futures'.
2. Aneu a Insereix> Referència creuada .
3. Al Tipus de referència , feu clic a la llista desplegable per seleccionar a què voleu enllaçar.
4. Les opcions del fitxer Insereix referència a el menú desplegable canviarà segons la vostra opció anterior.
5. Al Per quin camp, aneu a través de les opcions i digueu a Word la informació exacta a la qual enllaçar.
6. Comproveu el Insereix com a quadre d’enllaç per crear l'hiperenllaç per a la informació a la qual es fa referència.
7. Feu clic a Insereix per incloure la referència creuada al document.
Recordeu, la nostra menció als subtítols? Podeu fer referències creuades a equacions, figures, gràfics i taules si heu utilitzat subtítols a sota.
Word no pot crear una referència creuada per a una cosa que no existeix. Word us informarà d’aquests errors i també actualitzarà les referències creuades automàticament quan canvieu el número de pàgina o el text de l’ítem a què fa referència.
4. Ús de comentaris
Un informe professional pot ser un treball solitari o es pot comptar amb l’ajut d’un equip per preparar el primer esborrany. Els humils Comenta és una de les eines més infrautilitzades d’un document de Word. Es mostra com un globus de color rectangular al marge o al panell de revisió.
Podeu fer servir comentaris com a petits adhesius o notes pròpies. Deixeu-vos petites notes als marges mentre escriviu, editeu i reviseu el vostre camí a través d’un informe o d’un manuscrit. Sigueu creatiu: afegiu enllaços addicionals a altres recursos, utilitzeu-los per obtenir consells i indicacions, enllaçar a diferents parts d’un document o configurar un enllaç de comentaris per als vostres lectors. I quan finalitzis, ho podràs fer fàcilment elimina tots els comentaris de Word .
Microsoft Word 2016 també és una eina d’escriptura col·laborativa millorada. Els comentaris tenen un paper enorme en la comunicació dels comentaris entre un equip. Així és com funciona el sistema de comentaris ...
1. Ressalteu el text al qual vulgueu afegir un comentari o feu clic al final d'un bloc de text.
2. Aneu a Insereix> Comenta . Escriviu el vostre comentari al quadre. Els comentaris apareixen a l'àrea de marques de la dreta. La visualització del disseny d'impressió sol ser la millor manera de veure els comentaris al costat del text.
3. Aneu al Revisió i veure més opcions de comentaris. Aquesta pestanya també mostra tots els controls per a seguiment de canvis i comentaris en un document col·laboratiu. Utilitzeu les opcions de marcatge per mostrar o amagar els comentaris. Per exemple: Sense marcatge amagarà els comentaris i l'àrea de marques a la dreta.
Finalitzeu el vostre informe
Un cop s'hagi completat i desat la major part de l'informe, és hora de finalitzar l'informe. Quan dic finalitzar, no em refereixo a revisar-lo. Això també s’hauria de fer. Ara heu de prendre les mesures de seguretat per protegir l'informe de canvis no autoritzats i de plagis.
Aquestes mesures de seguretat proporcionaran un nivell addicional d’autenticitat al fitxer electrònic abans de compartir-lo.
Aquesta secció tractarà sobre:
- Signatures
- Inseriu filigranes
- Feu que el document sigui només de lectura
- Protegiu amb contrasenya el vostre document
- Imprimiu el document a PDF
1. Signatures
Podeu afegir una signatura de text per a un toc personal a l'informe. Però una simple signatura de text no necessita cap autenticació. Una signatura digital és la millor manera de protegir el vostre document contra accessos no autoritzats. Una signatura digital confirma que el document prové del signant i no ha estat manipulat de cap manera.
Creem una línia de signatura al Microsoft Word 2016.
Al document, col·loqueu el cursor on vulgueu crear una línia de signatura.
1. Aneu a Insereix > Text grup > Línia de signatura i feu clic a Línia de signatura de Microsoft Office .
2. El Configuració de la signatura apareix el quadre de diàleg. Empleneu els camps tal com s’indica. Si envieu el document a algú altre perquè el signi, afegiu instruccions per al signant al camp reservat per a ell ( Instruccions al signant ). El signant també pot afegir la finalitat de la signatura si el fitxer Permetre al signant afegir comentaris al quadre de diàleg Signa està comprovat.
3. Feu clic a D'acord i el document mostrarà un marcador de posició per a la signatura.
Introduïu una signatura:
Quan hàgiu de signar un document amb una signatura digital, aneu a la línia de signatura i feu-hi clic amb el botó dret.
Se us demanarà que signeu amb un identificador digital. Si no en teniu cap, Microsoft us indicarà que obtingueu un d’un partner de serveis de signatura.
Si no teniu cap identificació digital, només podeu inseriu una representació textual d'una línia de signatura . Podeu utilitzar una signatura escrita o una imatge que no requereixi autenticació.
2. Introduïu filigranes
Una filigrana de Microsoft Word és un indicador visual 'fals' però que encara és útil per a l'estat del document. Per exemple, podeu utilitzar una filigrana que digui 'Esborranys' per diferenciar-la de la versió final del document. O bé, utilitzeu la filigrana per suggerir que el document té 'drets d'autor' o 'confidencial'.
La marca 'Esborrany' és la més comuna. Però Microsoft Word us ofereix diverses filigranes per triar.
1. Aneu a Disseny > Fons de la pàgina i tria Filigrana . El botó Filigrana només estarà habilitat a la visualització Imprimir.
2. Podeu triar una imatge o una filigrana de text a la galeria. Estan disponibles versions horitzontals i diagonals. El quadre de diàleg us proporciona totes les opcions de personalització per a l’aspecte final de la filigrana. Proveu diferents tipus de lletra, dissenys, mides i colors.
3. Podeu escriure el vostre propi text al camp Text per crear la vostra filigrana personalitzada.
4. Trieu D'acord per aplicar la filigrana al vostre document. Word aplica automàticament la filigrana a totes les pàgines, tret de la pàgina de títol.
3. Feu que els documents siguin de només lectura
Un informe professional per la seva naturalesa no hauria de ser editat pels seus lectors. Convertir el document a un PDF és una manera. Però també podeu aplicar algunes restriccions més a Microsoft Word i evitar modificacions o omissions accidentals de qualsevol tipus.
Hi ha tres maneres de protegir un document.
Primer: feu que el document sigui 'només de lectura'.
Això garanteix que el document només es pugui llegir o copiar. No impedirà que ningú copiï el fitxer i faci canvis a la còpia.
1. Aneu al Dossier pestanya> Informació > Protegiu el document > Marca com a final.
2. Quan els lectors obren un document, una barra superior demanarà als lectors que tractin aquest document com només de lectura. Però poden fer clic a 'Edita de totes maneres' per obrir el document en mode Edició.
Segon: protegiu el vostre document amb contrasenya.
Protegiu el vostre document d’edicions no desitjades amb una barrera de contrasenya.
1. Sota Protegiu el document , tria Xifra amb contrasenya . Escriviu una contrasenya i feu clic a D'acord .
2. A la Confirma la contrassenya , torneu a escriure la contrasenya i feu clic a D'acord . El document s’obrirà amb la sol·licitud d’una contrasenya al lector.
Microsoft utilitza l'AES (Advanced Encryption Standard), una longitud de clau de 128 bits, SHA1 (un algorisme de resum criptogràfic que genera una clau de 160 bits gairebé única per substituir el text pla) i CBC (encadenament de blocs de xifratge) per donar un pou a un hacker. -Comès merescut.
Tercer: restringir l'edició.
Aquesta funció de control us ajuda, ja que l'autor decideix quines parts del document poden editar altres i quines quedaran bloquejades. Penseu en això com el gandul que deixa entrar els VIP, però d’altra banda barra la porta per al públic comú.
1. Aneu a Revisió > Restringeix l'edició .
2. Sota Restriccions d’edició , comprovar Permetre només aquest tipus d'edició al document i assegureu-vos que la llista hi digui No hi ha canvis (només de lectura) .
El tipus de restricció predeterminat no inclou cap canvi (només de lectura). Per obtenir un nivell de restricció diferent per al document, feu clic al menú i seleccioneu entre Canvis seguits, Comentaris o Emplenament de formularis.
3. Per alliberar algunes seccions del bloqueig d'edició, seleccioneu les seccions per editar sense restriccions. Per seleccionar més d'una àrea, feu clic a CTRL mentre seleccioneu l'àrea amb el ratolí.
4. Podeu comprovar-ho Tothom a Excepcions (opcional) al tauler Restringeix l'edició. O feu clic a Més usuaris ... i permetre que només usuaris específics modifiquin les seccions. Les zones permeses es marcaran amb claudàtors.
5. Feu clic a Sí, comenceu a aplicar la protecció .
Ara, escriviu una contrasenya única al quadre que s’obre. L’heu de tornar a escriure per confirmar-ho.
La contrasenya és opcional. Però assegura que ningú no pot fer clic Atura la protecció i editeu el document. Si encara sou paranoic, continueu i xifreu el document de Microsoft Word tal com vam fer al segon procés anterior.
4. Imprimiu l'informe a PDF
El format de document portàtil té molts avantatges. No és menys important la compatibilitat multiplataforma entre tots els equips. El vostre document està a punt i ara cal compartir-lo o enviar-lo per imprimir-lo. Molts informes professionals (per exemple, un document legal) necessiten conservar el format tal com es pretenia.
Deseu o convertiu una còpia a PDF. Microsoft Word 2016 no necessita cap complement de tercers.
Anar a Dossier > Exporta > Crea PDF / XPS .
Recordeu que el vostre document de Word pot contenir informació confidencial que no voleu incloure al PDF. Traieu-lo abans de publicar-lo a PDF. A la Publica com a PDF o XPS finestra, trieu Opcions . A continuació, seleccioneu Document i clar Propietats del document . Establiu qualsevol altra opció que vulgueu i trieu D'acord .
Cerqueu on voleu desar el fitxer i feu clic a Publica .
El següent pas ...
Esteu a prop de la meta. L’informe ja es pot lliurar als vostres lectors. Però queda una última feina.
Passeu les pàgines i assegureu-vos (de nou) que el vostre informe és fàcil de llegir. Apropeu-vos amb la mirada del lector. Heu organitzat els vostres pensaments i heu escrit de manera persuasiva? La informació flueix bé amb els gràfics i les il·lustracions? Poden explorar i trobar la informació ràpidament? El text es pot llegir? Utilitzeu la puntuació de llegibilitat per avaluar el nivell de llegibilitat dels vostres documents com a pas final.
És possible que també us hàgiu adonat que no cobrim alguns aspectes de Microsoft Word. Per exemple, Taules de Microsoft Word són una eina important per a la visualització de dades. O, el poder de les llistes en la gestió de la informació.
Microsoft Word té més d’un quart de segle i està ple de poques funcions. A MakeUseOf, hem cobert tots els racons d’aquesta bèstia. Per tant, utilitzeu els nostres recursos per obtenir més informació sobre aquest programari de forma gratuïta. Cadascun nova característica de Microsoft Word aprés et facilitarà la vida.
Feu que el vostre informe brilli
Com va dir l'autor Nathaniel Hawthorne,
La lectura fàcil és maleït escriure
No és cert també per a la redacció d'informes professionals? Al cap i a la fi, si es tria, ningú pot voler llegir-lo. Escriure un informe empresarial i utilitzar-lo per comunicar-se són dues coses diferents. Microsoft Word és només una eina, és la vostra feina.
Consulteu algunes alternatives els millors processadors de text en línia . I per obtenir més ajuda amb l’escriptura professional, mireu-ho com disculpar-se en un correu electrònic i dir-ho .
Quines són les millors pràctiques per redactar informes empresarials professionals? Digueu-nos-ho als comentaris.
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic Val la pena actualitzar-lo a Windows 11?Windows s’ha redissenyat. Però, n’hi ha prou per convèncer-vos de canviar de Windows 10 a Windows 11?
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Microsoft Word
- Forma llarga
- Guia de forma llarga
Saikat Basu és l'editor adjunt d'Internet, Windows i Productivitat. Després d’haver eliminat la brutícia d’un MBA i una llarga carrera de màrqueting de deu anys, ara és un apassionat d’ajudar els altres a millorar les seves habilitats d’explicar històries. Busca la coma d’Oxford que falta i odia les captures de pantalla dolentes. Però les idees de fotografia, Photoshop i productivitat li tranquil·litzen l’ànima.
Més de Saikat BasuSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us