Home-theater-designers
Arribarà un moment en què haureu de tractar tota mena d’informació emmagatzemada en altres tipus de fitxers i incorporar-la Microsoft Excel . No podeu fugir d’un fitxer de text sempre present. Aposto a que cada dia en trobeu algunes.
Aquests són alguns exemples quotidians:
- Anàlisi Excel de la informació de vendes o productes emmagatzemada en un fitxer de text.
- Intercanvi de dades entre dos programes diferents (potser, des d’una base de dades fins a un full de càlcul).
- Noms, adreces i identificador de correu electrònic emmagatzemats en un programa de correu electrònic (per exemple, exportació de Microsoft Outlook a Excel ).
Microsoft Excel us proporciona totes les eines per connectar-vos a fonts de dades externes. Parlem de fitxers de text delimitats.
Es tracta d'un fitxer de text delimitat
Com podeu veure, el nom i el cognom, les empreses per a les quals treballen i altres detalls estan separats per comes. Això fitxer de text delimitat per comes és fàcil de crear en qualsevol editor de text.
Ara mateix, no és útil. Incloeu-ho en un full de càlcul i podreu crear un document més professional.
Per exemple, podeu cercar fàcilment dades duplicades i eliminar-les. Aleshores, podeu utilitzeu el full de càlcul per crear etiquetes i combinar missatges si les adreces també formen part de les dades.
La idea bàsica aquí és importar la informació d’un fitxer de text i dividir les diverses informacions en columnes separades i anomenar cada columna amb una capçalera adequada.
Vegem un fitxer de text delimitat amb més detall ...
Els 3 tipus diferents de fitxers de text delimitats
Hi ha tres tipus comuns de fitxers delimitats en funció de la manera de separar (delimitar) cada valor. Es pot utilitzar qualsevol caràcter per separar les entrades individuals d’un fitxer.
Per exemple: la canonada (|) o un espai simple. Trobareu que aquests tres són els tipus més habituals de separadors delimitats entre cada entrada de text.
- Valors separats per comes.
- Valors separats per tabulacions.
- Valors separats per dos punts.
El delimitador de text manté cada valor separat del següent. Qualsevol valor que segueixi el delimitador i precedeixi la següent ocurrència del delimitador s'importa com un valor. Recordeu que el valor entre el delimitador assignat pot tenir un altre caràcter de delimitador, però necessita cometes (') o un apòstrof (').
Confús? No tant. Vegem com amb un exemple:
En un fitxer de text amb noms de ciutats i estats, pot haver-hi alguns valors com 'Albany, Nova York'.
Microsoft Excel pot llegir la coma (,) entre les dues paraules com a delimitador. Tractar els noms de ciutats i països com un valor i importeu-los a una cel·la d'Excel hem d’utilitzar cometes dobles o un apòstrof com a qualificador de text. Si no s'especifica cap caràcter com a qualificador de text, 'Albany, Nova York' s'importa a dues cel·les adjacents com Albany i Nova York.
En resum, per conservar qualsevol valor d'una columna exactament tal com és, podeu incloure el valor entre cometes o un apòstrof.
Com veurem a continuació, Microsoft Excel us proporciona un control complet sobre el procés d’importació i un panell de vista prèvia per veure el format de les dades abans que ompli les cel·les.
Converteix d'un fitxer de text delimitat a un full de càlcul
Hi ha molts convertidors en línia que pot agafar un fitxer de text CSV en brut i escopir un full de càlcul XLS. Zamzar i va convertir són dues excel·lents eines.
Però no cal que cerqueu un convertidor en línia perquè Microsoft Excel té una funció nativa que fa la feina molt millor.
Prenem un fitxer CSV de mostra i seguim els passos per convertir fitxers de text delimitats a fulls de càlcul. La captura de pantalla superior a una barreja de valors separats per comes en un fitxer Bloc de notes és un bon exemple.
Microsoft Excel pot ajudar a convertir aquest confús embolic en files i columnes ordenades. A continuació, podeu treballar-hi i convertir-lo en un informe amb un format meravellós o preparar-lo per imprimir.
Hi ha tres maneres d’incorporar dades a un full de càlcul Excel des d’un fitxer CSV. Comenceu pel primer fàcil.
Mètode 1: la importació automàtica
1. Feu clic a Dossier i, a continuació, feu clic a Obert .
2. Seleccioneu el fitxer CSV que vulgueu obrir. Microsoft Excel obre el fitxer de text automàticament i mostra les dades en un llibre nou.
Aquesta és la ruta més directa (i més ràpida) per obrir un fitxer CSV. Microsoft Excel utilitza la configuració de format de dades per defecte per llegir i importar cada columna de dades. Però la importació automàtica no us proporciona la flexibilitat que desitgeu.
Veiem, doncs, la segona manera d’utilitzar un assistent.
Mètode 2: restaureu l'assistent d'importació de text
L’assistent d’importació de text us permet controlar l’estructura de les dades que voleu importar. S’inicia automàticament quan importeu fitxers de text (és a dir, un fitxer amb una extensió TXT).
Obriu Microsoft Excel i aneu a un fitxer de text (o canvieu l'extensió del fitxer CSV a TXT).
Microsoft va amagar l’antic assistent d’importació de text a Excel 365 i 2016 (versió 1704 en endavant). Però podeu recuperar l'assistent d'importació de text des de les opcions d'Excel.
1. Aneu a Fitxer> Opcions> Dades .
2. Desplaceu-vos cap avall fins a Mostra els assistents d'importació de dades heretats secció.
3. Per importar fitxers de text o CSV, seleccioneu De text (heretat) . Feu clic a D'acord per tancar les Opcions.
4. Ara podeu utilitzar l'assistent de la cinta. Anar a Dades> Obtenir dades> Assistents heretats> Del text (heretat) . Cerqueu i obriu el fitxer CSV que voleu importar.
Utilitzeu aquest procés de tres passos per controlar el format de les dades.
Pas 1
Així és com es mostra l'Assistent d'importació de text al primer pas.
Seleccioneu Delimitat - Quan els elements del fitxer de text estan separats per pestanyes, dos punts, punts i coma, espais o altres caràcters.
Seleccioneu Amplada fixa - Quan tots els elements tinguin la mateixa longitud i estiguin estructurats en columnes separades per espais.
De vegades, les dades brutes poden tenir una fila de capçalera. Per exemple:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Ús Comenceu a importar a la fila per seleccionar la fila des d'on començarà la importació.
El Origen del fitxer es pot deixar per defecte en la majoria dels casos.
El Vista prèvia mostra els valors tal com apareixeran quan es delimiten en columnes del full de treball.
Feu clic a Pròxim .
Pas 2
Escull el Delimitadors per al vostre fitxer (coma, en el nostre cas). Per a algun altre personatge, comproveu Altres i introduïu el personatge al camp petit. El Previsualització de dades finestra us dóna una visió de les dades columnars.
Seleccioneu el fitxer Tracteu els delimitadors consecutius com un sol casella de selecció si les vostres dades contenen un delimitador de més d'un caràcter entre els camps de dades o si les vostres dades contenen diversos delimitadors personalitzats.
Per exemple, això us ajuda a gestionar fitxers que poden tenir un espai addicional abans o després d'un altre delimitador. Podeu ajudar a identificar l’espai com un altre delimitador i marcar aquesta casella.
Utilitzar el Qualificador de text desplegable per seleccionar el caràcter que inclou valors al fitxer de text. Vam parlar anteriorment de com un qualificador de text us pot ajudar a importar alguns valors en una cel·la en lloc de separar-los.
Utilitzar el Previsualització de dades finestra per comprovar l’aspecte.
Fer clic a Pròxim .
Nota: La pantalla de l'assistent canvia en importar dades d'amplada fixa.
com apago la llanterna
El Previsualització de dades finestra us pot ajudar a definir amplades de columna. Utilitzeu la barra superior de la finestra per establir un salt de columna representat per una línia vertical. Arrossegueu un salt de columna per augmentar o reduir l'amplada. Feu doble clic a un salt de columna per eliminar-lo.
En un fitxer d'amplada fixa, no s'utilitzen delimitadors per separar els valors del fitxer. Les dades s’organitzen en files i columnes, amb una entrada per fila. Cada columna té una amplada fixa, especificada en caràcters, que determina la quantitat màxima de dades que pot contenir.
Pas 3
Les finestres de vista prèvia esdevenen més importants en aquesta pantalla perquè podeu afinar el format de dades que entra a cada camp amb el fitxer Format de dades de columna . Per defecte, Microsoft Excel importa dades en format General. Seleccioneu la columna a la finestra de previsualització i configureu el format adequat.
Per exemple, podeu seleccionar ...
- Text per als camps de text.
- Data i el format de data de qualsevol columna que contingui dates.
- General per convertir monedes al format Excel Currency.
Utilitzar el Advanced per especificar el tipus de decimal i els separadors de mil llocs per a les dades numèriques.
Per exemple, si voleu mostrar 100.000 a 1.00.000. Excel mostra els números segons el format establert a la configuració regional de l'ordinador.
Feu clic a Acabar . A final Importa dades apareix el quadre de diàleg.
No us preocupeu massa ara. Us ofereix algunes opcions per inserir les dades al full de càlcul o crear una connexió amb una base de dades externa. La configuració predeterminada és inserir els valors delimitats per text com a taula al full de treball actual.
El mètode heretat 'antic' continua sent la millor manera de fer-ho quan el fitxer CSV és senzill. Si no, ara hi ha un mètode nou que pot adaptar-se a la factura per a qualsevol importació de text.
Mètode 3: utilitzeu Obtenir i transformar dades
La pestanya Dades inclou totes les eines que necessitareu per recopilar dades externes i que es comportin de la manera que vulgueu. Per exemple, podeu crear un informe de taula dinàmica i actualitzar-lo sempre que canviïn les dades externes.
És un excés per a fitxers CSV simples, però anem a veure com introduir columnes de dades delimitades a Excel.
1. Obriu un llibre de treball en blanc.
2. Aneu al Dades pestanya de la cinta. A continuació, feu clic a la petita fletxa desplegable que hi ha a sota del fitxer Obteniu dades botó (al fitxer Obtén i transforma dades grup). Trieu Des de Fitxer> Des de text / CSV .
3. A la Importa fitxer de text , aneu a la ubicació de l'escriptori i seleccioneu el fitxer de text CSV que vulgueu importar. L'Auxiliar d'importació de text es mostra perfectament amb les opcions que ara podeu seleccionar.
Com podeu veure, podeu canviar la codificació de caràcters i l'elecció del caràcter delimitat o introduir un delimitador personalitzat.
Excel calcula el delimitador analitzant els primers centenars de files del conjunt de dades per defecte. Podeu canviar-ho i deixar que Excel funcioni també amb tot el conjunt de dades. No es recomana si teniu milions de registres per importar.
4. Feu clic a Càrrega per importar les vostres dades a un bonic full de treball nou.
5. Sempre que importeu dades a Excel, es crea una connexió de dades. Podeu executar consultes i connectar el full de càlcul a la font externa. Qualsevol canvi a les dades d'origen originals s'actualitzarà automàticament al full d'Excel.
6. Podeu cancel·lar aquesta connexió anant a Dades> Consultes i connexions per obrir el tauler lateral.
Feu clic amb el botó dret i trieu Suprimeix . O passeu el cursor per sobre del nom del fitxer de la font de dades i premeu Suprimeix a la finestra que apareix. Si n’esteu segur, feu clic a Suprimeix de nou.
La transformació de les dades està fora de l’abast d’aquest tutorial. Així que us dirigiré a la de Microsoft Introducció a Get & Transform a Excel pàgina d'assistència per obtenir més ajuda.
Molts usos de fitxers delimitats a Excel
Necessiteu separar una llista de noms i cognoms i preparar-los per imprimir-los? Convertiu el fitxer de text delimitat a Excel. Podeu importar o exportar fins a 1.048.576 files i 16.384 columnes. I els fitxers delimitats són compatibles gairebé a tot arreu. Utilitzeu Excel com a estalvi de temps amb les tècniques anteriors i els consells següents o apreneu com extreure un número o text de l'Excel .
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic 6 alternatives audibles: les millors aplicacions de llibres d’àudio gratuïtes o econòmiquesSi no us ve de gust pagar audiollibres, aquí teniu algunes aplicacions fantàstiques que us permeten escoltar-les de forma gratuïta i legal.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Full de càlcul
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Saikat Basu és l'editor adjunt d'Internet, Windows i Productivitat. Després d’haver eliminat la brutícia d’un MBA i una llarga carrera de màrqueting de deu anys, ara li apassiona ajudar els altres a millorar les seves habilitats d’explicar històries. Busca la coma que faltava a Oxford i odia les captures de pantalla dolentes. Però les idees de fotografia, Photoshop i productivitat li tranquil·litzen l’ànima.
Més de Saikat BasuSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us