Home-theater-designers
La combinació de correu us pot estalviar temps i esforç, així que apreneu el procés de principi a fi amb aquesta guia.
Gairebé tothom que està familiaritzat amb la suite Office ha sentit parlar de la combinació de correu, però molts no saben exactament com es porta a terme el procés. És més fàcil del que es podria pensar, sempre que tingueu clar com configurar els vostres documents prèviament i combinar-los amb Word.
Un cop estigueu en marxa, utilitzeu aquesta funció per crear-ho tot targetes índex personalitzades a un correu massiu al vostre lloc de treball. La combinació de correu només és descoratjadora per primera vegada i podeu demostrar-ho per vosaltres mateixos mitjançant aquest pas a pas.
Hem utilitzat el nou Office 2016 per a aquesta guia, però el procés s’aplica a versions anteriors de Microsoft Word i Excel.
Com es configura el document d'origen
La combinació de correu funciona omplint els camps especificats d’un document amb dades d’una altra font, normalment una base de dades o full de càlcul . El primer pas cap a una combinació de correu amb èxit és configurar el document d'origen i assegurar-se que estigui formatat de manera que Word pugui entendre'l.
Tenint en compte que és l’ús més habitual d’aquesta tècnica, el nostre exemple se centrarà en la col·locació de noms i adreces individuals en un correu massiu genèric. Els camps que inclourem són Nom, empresa, adreça, ciutat, estat i codi postal, però aquests detalls no són essencials, sempre que seguiu el procés general.
Utilitzant Excel
Si utilitzeu Excel per crear el vostre document d'origen, només haureu de produir una taula amb tota la informació pertinent que podria incloure's en aquesta combinació de correu o en un futur enviament.
La idea bàsica aquí és dividir la vostra informació en columnes separades i donar-los a cadascuna una capçalera adequada. Això fa que sigui més fàcil triar entre aquests detalls més endavant, cosa que permet utilitzar el mateix document d'origen per crear qualsevol cosa, des d'una insígnia d'identificació fins a una etiqueta d'adreça.
A continuació, seleccioneu totes les vostres dades (incloses les capçaleres de columna), aneu a Fórmules i seleccioneu Definiu el nom .
Se us demanarà un nom per al vostre conjunt de dades, així que trieu una opció adequada. Si és probable que superviseu diversos projectes de combinació de correu per a diferents enviaments, és recomanable afegir alguna cosa reconeixible per diferenciar-los més avall. Un cop fet això, deseu la feina i tanqueu el full de càlcul.
Utilitzant Word
També podeu utilitzar un fitxer Word com a document d'origen, però requereix una mica més d'esforç. Haureu de fer-ho instal·leu una taula per mantenir les coses regimentades , així que aneu cap al Insereix pestanya, cerqueu el fitxer Taules i feu clic al menú desplegable. Establiu la mida de la taula necessària per al vostre projecte i, a continuació, comenceu a omplir-la amb les vostres dades.
el millor programari gratuït de mapes mentals 2019
Aquí no cal que us preocupeu massa pel format, ja que aquest document està pensat exclusivament per actuar com a fitxer font per a la vostra combinació de correu. Tot i això, la precisió és fonamental, així que assegureu-vos que totes les vostres dades s’hagin col·locat a les columnes correctes i que s’han titulat correctament. Quan hàgiu acabat, deseu el document i tanqueu-lo de moment.
Inici de la combinació de correu
Obriu Word i creeu un document nou. Dirigiu-vos al Enviaments i feu clic a la pestanya Inicieu la combinació de correu desplegable per seleccionar el projecte desitjat.
Aquí és on el procés pot divergir una mica, en funció del que vulgueu fer. Si fabriqués una etiqueta o alguna cosa més que es pogués imprimir en paper no estàndard, se’m presentaria una altra pantalla que em permetés estipular algunes opcions d’impressió addicionals.
com esbrinar qui ha vist el vostre perfil de LinkedIn de forma anònima
En aquest cas, trieu el fitxer Per defecte safata, tret que tingueu motius per fer el contrari, i seleccioneu el número de producte adequat de manera que Word pugui aplicar la plantilla correcta.
Importació de dades d'origen
Amb aquestes bases establertes, ara podem començar a importar la informació que havíem introduït al document d'origen al començament del procés. Dirigiu-vos al Enviaments una vegada més, feu clic a Seleccioneu Destinataris i tria Utilitzeu la llista existent .
Aneu al vostre document d'origen, ja sigui que s'hagi creat a Word o Excel: la suite Office de Microsoft funcionarà bé en la majoria de situacions. Si utilitzeu un full de càlcul, se us demanarà que confirmeu la taula que seleccioneu i assegureu-vos que la casella estigui marcada La primera fila de dades conté capçaleres de columna està marcat. Ara aneu al Escriu i insereix camps secció del Enviaments i feu clic a Bloc d'adreces (o el que tingui sentit per al vostre projecte).
Aquí podreu ajustar exactament quins camps es transfereixen del document font al vostre enviament finalitzat. Per obtenir encara més opcions en aquesta etapa, podríem haver afegit el nom, el mig i el cognom dels nostres destinataris com a columnes individuals, cosa que ampliaria la llista d’opcions disponibles a la Inseriu el nom del destinatari en aquest format camp. Tanmateix, això és estrictament opcional.
L'eina de bloqueig d'adreces és ideal per a qualsevol persona que vulgui accelerar la seva combinació de correu, però si ho voleu estipular exactament com es distribueix el vostre document , considereu utilitzar el fitxer Inseriu el camp de combinació opció sota el fitxer Escriu i insereix camps secció per col·locar cada camp a mà. Un cop hàgiu inserit els camps al document, podeu utilitzar-lo Previsualitza els resultats per veure com s’imprimirà un cop omplert.
Ara és el moment de fer qualsevol ajust de format que pugueu necessitar per realitzar; canviant el tipus de lletra, ajustant la forma en què quedarà cada camp a la pàgina i qualsevol flor estètica que vulgueu afegir. Un cop fet això, aneu una altra vegada a la pestanya Mailings i feu clic a Finalitza i combina sota la Acabar secció. Els documents completats haurien d'estar preparats i esperar que els imprimiu i els envieu per correu.
Per obtenir alguna cosa més senzill, consulteu els millors fabricants d’etiquetes que podeu comprar.
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic 5 consells per sobrecarregar les vostres màquines Linux de VirtualBoxCansat del baix rendiment que ofereixen les màquines virtuals? Això és el que heu de fer per millorar el rendiment del VirtualBox.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Fusió de correu
- Microsoft Office 2016
Escriptor anglès amb seu als Estats Units. Troba’m a Twitter a través de @radjonze.
Més de Brad JonesSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us