Home-theater-designers
Tot i que la majoria d’usuaris de PC afirmen ser competents en programes d’Office com Paraula i Excel, els abastos posteriors del paquet són potser una mica més descoratjadors. Accés i peces similars de programari de bases de dades pot ser un programari especialment antipàtic per començar, però suposa un desafiament molt inferior si sabeu el que feu.
Aquesta guia us guiarà pels passos bàsics per crear la base de dades, omplir-la d'informació i utilitzar consultes per accedir-hi d'un cop d'ull. Un cop hàgiu entès els fonaments, anireu bé cap al veritable domini de l'accés.
Creeu una base de dades
En obrir Access, se us presentarà una gran quantitat de diferents opcions i plantilles. Seleccioneu Base de dades d'escriptori en blanc per començar i trieu un nom de fitxer i una ubicació al disc dur perquè es desi. Vaig a crear una base de dades dels llibres que tinc, però aquests mateixos conceptes es podrien utilitzar per a una llista de correu, la vostra agenda telefònica o qualsevol altre propòsit.
La primera columna de la meva base de dades contindrà el títol de cada llibre, així que faré servir el fitxer Feu clic per afegir per estipular que es tracta d'un botó Text breu entrada: heu de triar quin tipus d’entrada s’adapti al vostre projecte. Després, canvieu el nom de la capçalera de la columna per una cosa adequada. Val la pena canviar el nom de la primera taula de la 'Taula1' per defecte en aquest moment.
Feu el mateix per a les diferents columnes que vulgueu incloure. En el meu cas, aquella era una altra entrada de text breu per al nom de l’autor, una cel·la numèrica per a l’any de publicació i una casella de selecció Sí / No per saber si el llibre en qüestió era o no una edició de tapa dura. També he configurat un camp de data afegida, que automatitzarem en un moment. Si heu d 'editar qualsevol tipus de dades després de la creació, aneu a Camps a la pestanya de la cinta, ressalteu la columna desitjada i canvieu-la mitjançant el fitxer Tipus de dades menú desplegable.
quins són tots els trofeus de Snapchat
Ara canvieu a Vista de disseny mitjançant la icona que hi ha a l'extrem inferior dret de la pantalla. Per automatitzar una marca de temps, trieu el nom del camp desitjat, seleccioneu el format de data mitjançant el menú desplegable i introduïu = Ara () al Valor per defecte camp inferior. Això omplirà automàticament la cel·la amb la data en què es va afegir l'entrada cada vegada que s'introdueix un element nou a la base de dades. El mateix mètode es pot utilitzar per establir altres valors predeterminats, ja sigui una entrada de text estàndard o una fórmula com aquesta.
Establiment d’una clau primària
Si creeu una base de dades que creixerà i creixerà, la clau primària és vital, però és un bon hàbit d’anar-hi fins i tot si esteu treballant a una escala més petita. Es pot produir confusió quan dos elements comparteixen el mateix nom, però una clau primària garanteix que hi hagi un altre identificador únic disponible en tot moment.
Access 2013 crea un camp d'identificació per defecte, que es completa automàticament amb un identificador numèric. Tanmateix, podeu especificar una clau primària diferent si creieu la necessitat. Per fer-ho, feu clic amb el botó dret del ratolí al nom del camp desitjat a la vista de disseny i seleccioneu Clau primària. Tot i això, ha de ser una entrada realment única per garantir que les coses funcionin com haurien de fer-ho.
Addició de dades amb formularis
Si voleu introduir moltes dades al vostre document d’accés, ho serà val la pena configurar un formulari . En primer lloc, aneu a Crear a la pestanya de la cinta i feu clic a Formulari . Us crearà un disseny predeterminat, que podreu editar arrossegant components individuals a la posició adequada.
Per provar el formulari, utilitzeu l'opció Visualitza a la part esquerra de la cinta per canviar a Visualització de formulari . Aquí podreu afegir una entrada omplint els diversos camps. Feu-ho ara per assegurar-vos que tot funcioni tal com es pretenia. Per comprovar el vostre progrés, torneu a la taula del formulari i seleccioneu Visualització del full de dades . Si la vostra primera entrada es mostra tal com estava prevista, torneu al formulari i deseu el vostre treball.
Altres mètodes per introduir dades
Un formulari és una bona manera d'estandarditzar l'entrada de dades, especialment si més d'un usuari utilitzarà la base de dades. Tanmateix, no és l'única manera d'emplenar un fitxer a Access. El mètode més senzill consisteix a afegir entrades manualment a la vista de full de dades.
Com a alternativa, podeu importar un fitxer que contingui dades preexistents. Access 2013 proporciona suport per a diversos tipus de fitxers, inclosos els fulls de càlcul d'Excel , Fitxers CSV, documents XML i HTML. Per importar dades d'una font, trieu la pestanya Dades externes de la cinta i seleccioneu el tipus de fitxer desitjat. L’accés us guiarà pels passos necessaris per importar-lo a la vostra base de dades.
com recuperar fotos suprimides d'Android
Val a dir que Access fa una distinció entre la importació i l'enllaç de dades. El primer és el mètode correcte si les vostres dades no canviaran, però el segon permet actualitzar contínuament un document separat, que reflecteixi aquests canvis a Access. Depenent de les vostres necessitats, això us pot estalviar una mica de temps.
Ús de consultes
Un cop la vostra base de dades estigui prou poblada, és hora de començar a obtenir els avantatges d’organitzar una gran quantitat d’informació. Les consultes són un mètode senzill però potent per ordenar la base de dades de manera ràpida i eficient. Per il·lustrar-ne l’ús, aquí teniu una consulta senzilla que cercarà llibres d’un període de temps concret a la meva base de dades.
Per crear una nova consulta, aneu a Crear pestanya de la cinta i seleccioneu Assistent de consulta i, a continuació, trieu Assistent de consulta simple . Seleccioneu la taula desitjada, així com els camps que us interessin; en el meu cas, es tracta de l'any de llançament, així com del títol, de manera que sé quina entrada estic mirant.
A la pantalla següent, decidiu si voleu veure la vista de detall amb tots els camps de cada registre o només un resum. A continuació, seleccioneu Finalitza per finalitzar el procés. Se us mostraran les dades que heu seleccionat i podeu utilitzar el menú desplegable de la capçalera de la columna per reduir encara més les coses. Estic buscant llibres escrits als anys setanta, de manera que faré clic al menú desplegable Any de llançament i aniré a Filtres numèrics> Entre .
Aleshores vaig establir un límit superior i inferior per a les meves dades i se’m va presentar una llista dels llibres publicats entre el 1970 i el 1980. Per descomptat, es pot utilitzar el mateix mètode per fer coincidir cadenes de text, caselles de selecció o qualsevol altre tipus d’informació que pot haver entrat a la vostra base de dades.
Tens algun consell per començar a utilitzar Access? Esteu lluitant amb un aspecte concret de la creació de bases de dades i necessiteu ajuda? Feu-nos saber els vostres consells i problemes a la secció de comentaris a continuació.
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic Val la pena actualitzar-lo a Windows 11?Windows s’ha redissenyat. Però, n’hi ha prou per convèncer-vos de canviar de Windows 10 a Windows 11?
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Microsoft Access
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Escriptor anglès amb seu als Estats Units. Troba’m a Twitter a través de @radjonze.
Més de Brad JonesSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us