Home-theater-designers
La combinació de correus és com un d’aquests vells amics als quals fa anys que no truqueu. Subestimat i ignorat, fins al dia que els necessiteu malament.
Simplement no s’adona del seu potencial fins que no se li ha delegat la tasca de gestionar uns centenars de invitacions a l’últim moment. Potser són un munt d’invitacions de noces o una alerta vermella a un imminent apocalipsi zombi. O pot ser una cosa inofensiva, com imprimir un munt d’etiquetes d’adreça i insígnies de nom.
No us preocupeu. Podeu enviar correus electrònics massius personalitzats amb Microsoft Outlook 2016 en pocs minuts amb uns quants clics. I estalvieu el dia.
Quan s'ha d'utilitzar la combinació de correu?
Abans de saltar endavant, la combinació de correu s'utilitza quan es volen crear diversos documents bàsicament iguals, però en què cada document conté detalls únics. Els correus electrònics comparteixen el mateix format i, si n’hi ha, el mateix text i gràfics. Per exemple, les invitacions en què el text es manté igual, però el nom, l'adreça o fins i tot els bits d'assumpte són únics per a cadascun.
Combinació de correu electrònic - a diferència d'enviar un missatge a un grup de persones - fa que cada destinatari del missatge sigui l’únic destinatari .
El millor ús que he trobat fins ara per a ells: utilitzeu el correu electrònic massiu com a eina de cerca de feina amb detalls personalitzats per a cada ocupador.
La funció de combinació de correu utilitza dues parts:
- El document constant principal (aquí: Microsoft Word) on escriviu el cos del correu electrònic.
- El font de dades modificable (aquí: Contactes de Microsoft Outlook) que sol ser l'adreça i el nom del destinatari.
Aquests dos estan 'fusionats'. Com que Outlook forma part de la suite de Microsoft Office, es pot utilitzar aquesta funció per enviar correus de manera massiva, cadascun personalitzat per a un contacte diferent. No és correu brossa, tot i que suposo que a mans equivocades, la combinació de correu es pot fer servir per tapitzar bomba amb correus electrònics no sol·licitats.
com configurar un nou ssd
Microsoft Office us permet utilitzar diferents fonts de dades per obtenir informació sobre l'adreça, per exemple, podeu utilitzeu un full de càlcul Excel o fins i tot una base de dades Access. Aquí, utilitzeu els vostres contactes de Microsoft Outlook per enviar els correus electrònics.
Prepareu el grup de contactes per a la combinació de correu
Per tant, desglossem els passos després d’iniciar Microsoft Outlook.
1. Obriu Gent per mostrar la llista dels vostres contactes.
Seleccioneu els contactes (CTRL + clic) que vulgueu incloure a la llista de correu electrònic personalitzada. Per facilitar la gestió d’una llista enorme, utilitzeu el fitxer Ordena opcions disponibles (feu clic a la fletxa desplegable que hi ha al costat de Tots ). Per fer-lo més manejable, podeu ordenar per categories mitjançant el mateix menú desplegable.
Tingueu en compte: La combinació de correu no ho fa treballar amb llistes de distribució .
2. Seleccioneu Fusió de correu des de Cinta> Inici> Grup d'accions .
3. A la pantalla Combinació de contactes de correu que hauríeu de veure ara, trieu Només els contactes seleccionats si el correu electrònic personalitzat està destinat a un lot selecte de contactes. A la secció Opcions de combinació de sota, seleccioneu els paràmetres següents.
- Tipus de document: Formulari de cartes
- Anar a: Correu electrònic
- Línia d'assumpte del missatge: L’assumpte no canviarà per a tots els correus electrònics.
4. Feu clic a D'acord i després s'iniciarà Microsoft Word per redactar el missatge personalitzat.
Escriviu el missatge personalitzat al Microsoft Word
La pestanya Correus de la cinta està a la vista frontal i central. Aquí voldreu iniciar el vostre missatge de correu electrònic massiu una línia de felicitació personalitzada . Des del Enviaments a Microsoft Word, seleccioneu Línia de salutació .
Com podeu veure, al quadre de diàleg s'ha omplert prèviament el nom de Mr. Randall. Això només és un marcador de posició per als noms de la vostra llista de contactes. Just a sota, podeu consultar una vista prèvia dels noms de la vostra llista. Podeu personalitzar les entrades amb les opcions donades aquí.
Tingueu en compte que els camps de combinació provenen dels encapçalaments de columna de la vostra llista de correu. Per tant, si hi ha un desajustament, utilitzeu-lo Camps de coincidència per garantir que la combinació es mantingui exacta. Si un camp que voleu diu 'No coincideix', seleccioneu la llista desplegable per a aquest camp i, a continuació, trieu el nom de la columna que coincideixi amb la columna de la llista.
Quan feu clic D'acord i sortiu d'aquí, es col·loca un marcador de posició per a la línia de felicitació (Benvolgut senyor ...) al document de Word.
Recorda això: Podeu introduir informació addicional al document amb camps addicionals.
Fer clic a Inseriu el camp de combinació. Aquestes dades han d'estar presents a la font de dades original que és, en aquest cas, la informació de contactes de Microsoft Outlook. Alguns exemples són: adreça de casa, telèfon de casa, títol de feina, etc. Podeu veure la llista completa quan feu clic a la minúscula fletxa desplegable.
Formateu la salutació. Per donar format a la línia de felicitació com vulgueu, ressalteu tot el camp, incloses les marques a cada extrem. Aneu al Inici i utilitzeu la configuració del tipus de lletra. A més, configureu el fitxer Espai entre línies per assegurar-vos que l’interlineat coincideixi amb l’interlineat de la resta del document.
Escriviu el missatge ara
El començament del missatge és el<>marcador de posició i / o qualsevol altre camp que hàgiu inserit amb l'ajuda de camps de combinació addicionals. Redacta el missatge. Recordeu, això és un correu electrònic massiu al màxim. Per tant, assegureu-vos d’utilitzar tota l’etiqueta de correu electrònic que pugueu obtenir.
Quan hàgiu acabat el cos del correu electrònic, feu clic a Finalitza i combina> Envia missatges de correu electrònic .
El Aneu al correu electrònic s'obre el quadre de diàleg. Feu clic a D'acord .
MS Word fa la feina de publicar automàticament els correus electrònics en un instant. Word envia un correu electrònic individual a cada adreça. No podeu CC ni BCC altres destinataris, i vosaltres no pot afegir fitxers adjunts al correu electrònic.
Podeu desar el document que heu utilitzat per a la combinació de correu, ja que també desa l’enllaç amb la font de dades, és a dir, els contactes. Quan obriu el document de combinació de correu, trieu Sí quan Word us demani que mantingueu la connexió.
com habilitar 2fa a Xbox
Afegiu aquest estalviador de temps al vostre conjunt d'eines de correu electrònic
Un cop aconseguit, tot el procés triga amb prou feines uns minuts des del principi fins al final. Al mateix temps, es necessita redactar un correu electrònic per a una sola persona, ara podeu fer-ho per a un grup. No importa la grandària del grup.
A més, és un bon comportament de correu electrònic de grup utilitzar el nom d’un destinatari com a felicitació. Dóna un toc més personal al correu electrònic. Alguna cosa, a un correu electrònic CC-ed li falta molt.
A continuació, podeu provar la combinació de correus per imprimir cartes, etiquetes i sobres. És possible que també vulgueu obtenir més informació mètodes senzills per combinar fitxers PST de Microsoft Outlook . Teniu gana de més consells d'Outlook? Llavors és el moment d’explorar les característiques poc conegudes de l’Outlook.
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic Com accedir al nivell de bombolla integrat de Google a AndroidSi alguna vegada heu necessitat assegurar-vos que hi ha alguna cosa al mateix nivell, podeu obtenir un nivell de bombolla al telèfon en qüestió de segons.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Consells per correu electrònic
- Gestió de contactes
- Client de correu electrònic d'escriptori
- Microsoft Outlook
- Fusió de correu
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu és l'editor adjunt d'Internet, Windows i Productivitat. Després d’haver eliminat la brutícia d’un MBA i una llarga carrera de màrqueting de deu anys, ara és un apassionat d’ajudar els altres a millorar les seves habilitats d’explicar històries. Busca la coma d’Oxford que falta i odia les captures de pantalla dolentes. Però les idees de fotografia, Photoshop i productivitat li tranquil·litzen l’ànima.
Més de Saikat BasuSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us