Home-theater-designers
Compartir documents a Google Drive ja no és nou. I només ha millorat a mesura que el treball remot toca tots els racons del planeta. És una bona notícia per a nosaltres, ja que una simple carpeta compartida de Google Drive obre tantes idees de col·laboració en diversos dominis.
Encara el teniu pendent? Aquests deu consells us ajudaran a gestionar fitxers compartits una mica millor a partir d'avui.
Conceptes bàsics de l’ús compartit de Google Drive
Podeu compartir qualsevol fitxer o carpeta. Però heu de prestar atenció a les persones amb qui compartiu i al nivell de permisos per compartir que permeteu a Google Drive.
El vídeo de dos minuts resumeix el procés.
Com a propietari, podeu donar als altres la propietat completa d’un fitxer o algun nivell d’accés de visualització i edició.
- Es pot editar: El full de càlcul col·laboratiu en què esteu treballant amb el vostre equip.
- Pot comentar: L’esborrany del llibre que esteu escrivint. Altres poden veure i afegir comentaris al fitxer, però no poden editar-lo. Les carpetes no tenen comentaris.
- Es pot veure: La invitació de festa de cap de setmana que acabeu de fer amb Presentació.
A continuació, es mostra un gràfic que compara l’accés d’un espectador, comentarista, editor o propietari:
Font: Assistència de Google
1. Com es pot desactivar la còpia, descàrrega i impressió de fitxers compartits?
Podeu prohibir la descàrrega, la impressió i la còpia de fitxers compartits. La funció avançada de gestió de drets d’informació elimina aquestes opcions del menú del visor. Aquesta és una altra capa de control sobre els vostres documents.
Obriu Google Drive. Seleccioneu el fitxer compartit i feu clic a Compartir icona a la part superior dreta.
A la Compartir amb persones i grups , afegiu el nom dels col·laboradors. Definiu el nivell de permís dels vostres col·laboradors al menú desplegable situat al costat del camp del nom. Els permisos per compartir de Google Drive són editor , Visor , Comenta .
L’enviament d’una notificació i un missatge personal és opcional. Ara és possible que vulgueu desactivar la descàrrega, la impressió o la còpia del fitxer compartit. Feu clic a la icona d'engranatge per mostrar dos permisos més que podeu desmarcar per reforçar la privadesa del vostre document.
Torneu al diàleg anterior amb un clic a la fletxa i, a continuació, envieu el fitxer al vostre col·laborador.
Els espectadors veuran el fitxer S'han desactivat les opcions d'exportació notificació a la part superior dels menús Fitxer i Edició. Feu una còpia, les opcions d’impressió i de baixada també estan en gris per als documents, fulls de càlcul i presentacions específics.
Tingueu en compte que aquells que tinguin permisos d'edició podran descarregar, imprimir i copiar el fitxer, encara que aquesta opció estigui activada.
2. Compartiu una carpeta amb usuaris que no siguin de Google
Els vostres amics i companys de feina no necessiten un compte de Google per veure una carpeta o document de Google Drive. Podeu enviar una invitació a la seva adreça de correu electrònic. O utilitzeu un enllaç compartible.
Els usuaris i col·laboradors del compte que no siguin de Google només poden veure el fitxer independentment del permís que hàgiu definit.
Compartir mitjançant un enllaç públic suposa un risc de seguretat per als documents confidencials perquè qualsevol persona que tingui l’enllaç pot accedir al fitxer. Per tant, utilitzeu-lo en un xat públic, correu electrònic o xarxes socials només si qualsevol persona pot veure el document.
3. Baixeu una carpeta compartida de Google Drive
Google Drive us permet baixar tot el contingut d'una carpeta compartida com a arxiu ZIP. Això és útil per desar còpies locals de documents compartits. L'estructura de carpetes amb qualsevol subcarpeta es conserva a l'arxiu.
Apple Music ha esborrat tota la meva música
Anar a Compartit amb mi Al vostre Google Drive. Feu clic amb el botó dret a la carpeta i trieu descarregar .
També podeu utilitzar el fitxer icona de punts triples a la barra d'eines per descarregar la carpeta.
Si descarregueu un document, full o presentació de Google, es descarregarà com a document d’Office. La resta de fitxers es descarregaran en el seu format original.
4. Transferiu la propietat dels fitxers a algú altre
Hi ha moltes raons per transferir la propietat dels documents a una altra persona. Potser algú altre s’apodera d’un projecte. Potser algú et va acomiadar. Encara millor, aneu de vacances i només voleu lliurar la responsabilitat dels documents compartits. El procés per 'lliurar' digitalment documents i carpetes de Google Drive és fàcil.
Obriu Google Drive. Seleccioneu la carpeta o el fitxer compartits a Documents, Fulls de càlcul o Presentacions i feu clic a Compartir icona a la part superior dreta. Quan el propietari presumpte no té accés compartit ... convideu-lo escrivint l'adreça electrònica al camp 'Comparteix amb persones i grups'. Llavors Desa .
malauradament, Google Play Store s’ha aturat
Feu clic al menú desplegable que hi ha al costat del nom de la persona que voleu posseir el fitxer o la carpeta. Seleccioneu Feu-ne propietari .
La vostra funció es canviarà de propietari a editor després de transferir la propietat. Un missatge emergent us avisa que 'El nou propietari rebrà una notificació i us podria eliminar. És possible que també perdeu la possibilitat de canviar la configuració de compartició. '
Tingueu en compte: No podeu transferir la propietat d'un fitxer sincronitzat o penjat (com ara un fitxer PDF o un fitxer d'imatge).
5. Com sol·licitar accés als fitxers compartits?
Quan intenteu accedir a un fitxer mitjançant un enllaç compartit, és possible que vegeu un missatge que diu 'Necessiteu accés'.
De vegades, els propietaris comparteixen un enllaç abans d’haver definit els permisos. A més, és possible que vulgueu obrir el fitxer amb un identificador de Google alternatiu. És fàcil sol·licitar accés amb un sol clic.
A l'escriptori:
- Obriu un enllaç al fitxer.
- Feu clic a Sol·licita accés.
Al mòbil:
Amb l'aplicació Drive per a Android o iOS, podeu sol·licitar accés amb un sol toc quan aparegui el missatge 'No es pot accedir al document'. Si sol·liciteu permís, s'enviarà un correu electrònic al propietari des de l'aplicació. Els propietaris de fitxers reben immediatament una notificació a Android i iOS.
Descarregar: Google Drive per a Android | iOS (Gratuït)
6. Cerqueu un col·laborador
Compartir un document amb 10 membres és fàcil. Compartir-lo amb 50 trucades per obtenir més planificació. La gestió de fitxers compartits també significa fer un seguiment de quin col·laborador treballa en quin document.
Anar a Veure detalls (Feu clic a la icona 'Jo' a la barra d'eines). Navegueu per Activitat per veure ràpidament quins fitxers heu compartit recentment.
Fer clic a Compartit amb mi a la barra lateral esquerra de Google Drive. Obtindreu una llista de tots els documents als quals compartiu l'accés.
Utilitzeu Google Drive Search i els seus filtres avançats. Els avantatges de la productivitat no seran una sorpresa per a aquells que estiguin familiaritzats amb els filtres de Gmail.
Utilitzeu el quadre de cerca a la part superior de Google Drive. La cerca de Google Drive també busca al cos del document les paraules que voleu que cerqui.
Podeu cercar a les primeres 100 pàgines de qualsevol document de text o PDF basat en text que hàgiu penjat. També podeu cercar el text que es troba a les primeres 10 pàgines de qualsevol imatge PDF. En lloc d’excavar carpetes, utilitzeu aquesta poderosa funció per accedir ràpidament a un fitxer.
Mentre esteu a Google Drive, premeu el botó tecla barra inclinada cap endavant per col·locar el cursor just al quadre de cerca. Feu clic a la petita fletxa desplegable del quadre de cerca per mostrar els filtres bàsics de cerca. Aprendre uns quants paràmetres manuals us pot estalviar temps.
Per exemple: per trobar documents que compartiu amb algú utilitzeu
to:bob@gmail.com.
Ajuda de Google té la llista completa a la secció 'Cerca avançada a Google Drive'.
7. Simplifiqueu la compartició mitjançant la creació de grups de contacte
Amb els contactes de correu electrònic, no cal que definiu permisos de documents individuals per als membres del vostre equip. Només podeu crear etiquetes que siguin una col·lecció de contactes en grups de correu electrònic específics.
Iniciar Sessió en Contactes de Google . A la barra lateral esquerra, feu clic a Crea una etiqueta .
Poseu-li un nom descriptiu segons el projecte de l’equip. O qualsevol altra cosa que els faci fàcils de recordar. Tu pots etiquetes de noms per permisos perquè siguin fàcils de recordar. Qualsevol contacte pot formar part de diverses etiquetes.
Per exemple: Project.view o Project.edit
Introduïu les etiquetes al camp de configuració per compartir fitxers o carpetes a Google Drive.
8. Vegeu El recompte de visualitzacions d'un document compartit
Google manté un historial de versions, però no hi ha manera de veure quantes vegades s’ha vist un document compartit. La resposta a aquesta pregunta la vaig obtenir d’un vell Intercanvi de pila discussió.
Envieu l'enllaç del vostre document a http://goo.gl Servei d’escurçament d’URL i compartiu només aquest URL. Aquest servei proporciona informació sobre quantes vegades es va fer clic a aquest enllaç, aproximadament el màxim possible per saber quantes vegades es va accedir al vostre document.
Google ha tancat la compatibilitat amb el seu propi reductor d’URL. Pots fer servir Amargament en canvi. Això és útil en els casos en què és possible que vulgueu compartir un document públicament i comprovar la resposta. Tingueu en compte que els fitxers i documents públics apareixen als resultats de la cerca.
Algunes idees per compartir públicament:
- Pengeu i compartiu un llibre electrònic.
- Proveu la resposta inicial a un producte creatiu.
- Publiqueu una presentació de Presentacions per a la visualització pública (com ara SlideShare).
- Cerqueu contingut educatiu obert.
Consell: Podeu fer servir una simple cerca de lloc de Google per cercar documents públics. Per exemple. lloc de paraules clau: drive.google.com
9. Comparteix amb Slack
Si encara no esteu treballant amb Slack, és hora de presentar-lo al vostre equip. Hi ha moltes maneres de fer funcionar els vostres serveis preferits amb Slack. La integració de Google Drive es troba entre les més populars.
Slack us permet importar fitxers de Google Drive i compartir-los mitjançant Slack. Slack també indexa tots els fitxers importats de Google Drive per facilitar la cerca i la consulta. Els fitxers no s'emmagatzemen a Slack --- continuen mantenint-se a les carpetes de Google Drive. Slack fa de conducte.
Un petit exemple: enganxeu un enllaç a un document de Google a la sala de xat Slack. Slack mostra un fragment de contingut del fitxer a sota de l'enllaç un cop s'hagi integrat. Això és més útil que només compartir enllaços cecs.
Centre d'ajuda de Slack mostra com podeu connectar Google Drive a Slack de dues maneres senzilles.
10. Comparteix Google Docs des de Microsoft Office
Google Drive contra Microsoft Word podria ser un combat diari de dues suites d'oficines, però les dues centrals estan finalment jugant bé. Podeu penjar fitxers Word, Excel i PowerPoint a Google Drive i treballar-hi al núvol com ho faríeu en qualsevol altre fitxer compartit de Google Drive.
Totes les actualitzacions es guarden als fitxers en el seu format original. Els documents d’Office emmagatzemats al Drive també estan controlats per la versió. Podeu fer un seguiment de versions anteriors d’un fitxer d’Office o tornar a una versió anterior.
per què es trenquen els auriculars tan fàcilment?
Si voleu utilitzar eines específiques de Google Drive, com ara un complement o traduccions, només cal convertir el fitxer Microsoft a un document de Google. En cas contrari, no us heu de molestar a canviar un format a l’altre.
Compartir fitxers a Google Drive és fàcil
També ha estat més senzill. N’hi ha uns quants més Configuració de Google Drive que podeu canviar per facilitar el flux de treball. Dediqueu una estona a les funcions de col·laboració de Google Drive, ja que en depèn l’harmonia del treball en equip.
Com a pont de col·laboració, Google Drive hauria de formar part de la vostra configuració de treball remot en una oficina a casa o en qualsevol altre lloc del món.
Crèdit de la imatge: trencaclosques per Rido a través de Shutterstock
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic 6 alternatives audibles: les millors aplicacions de llibres d’àudio gratuïtes o econòmiquesSi no us ve de gust pagar audiollibres, aquí teniu algunes aplicacions fantàstiques que us permeten escoltar-les de forma gratuïta i legal.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Documents de Google
- Eines de col·laboració
- Gestió de fitxers
- Intercanvi d'arxius
- Google Drive
- Emmagatzematge al núvol
Saikat Basu és l'editor adjunt d'Internet, Windows i Productivitat. Després d’haver eliminat la brutícia d’un MBA i una llarga carrera de màrqueting de deu anys, ara li apassiona ajudar els altres a millorar les seves habilitats d’explicar històries. Busca la coma que faltava a Oxford i odia les captures de pantalla dolentes. Però les idees de fotografia, Photoshop i productivitat li tranquil·litzen l’ànima.
Més de Saikat BasuSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us