Home-theater-designers
Mitjançant la combinació de correu, podeu personalitzar correus electrònics i cartes massives mitjançant espais reservats. Tot el que necessiteu és una base de dades de contactes i una plantilla per a correus electrònics o cartes per a ells.
En aquest article, us mostrarem com crear una combinació de correu de Microsoft Word mitjançant una base de dades Excel. Els passos es fan des de Microsoft Word i Excel 2016, però el procés és el mateix per a totes les edicions.
Com es pot fer una combinació de correu des d'Excel
La combinació de correu utilitza fonts de dades d'una base de dades i les col·loca en espais reservats respectius per personalitzar els vostres correus electrònics massius. Aquestes bases de dades poden formar part de la llista esmentada a continuació:
1. Obriu el vostre Microsoft Excel full de càlcul.
2. Creeu una llista de contactes manual a Paraula quan s'utilitza la combinació de correu.
3. Trieu dades de contactes des de l'aplicació Microsoft Outlook.
Teniu dos conjunts d'opcions per triar:
com connectar un telèfon a un ordinador
- Contactes de Gmail en un fitxer compatible.
- Microsoft SQL Server.
La base de dades de llibres de treball de Microsoft Excel és la més preferida quan heu d’utilitzar la combinació de correu al Word. Per a la combinació de correu, utilitzarà Excel per crear una base de dades que Word utilitzarà més endavant.
Si no teniu cap fitxer Excel amb dades de contacte, podeu utilitzar-lo mostra un fitxer Excel amb finalitats de prova .
Per evitar incongruències en els vostres correus electrònics o cartes massives, heu de modificar el fitxer Excel tal com s'esmenta a continuació:
- La primera fila només ha de tenir capçaleres de columna a partir de cel·la A1 . Word utilitzarà aquestes capçaleres de columna com a Combina camps quan utilitzeu la combinació de correu de Microsoft Word.
- Heu d’editar les capçaleres de les columnes perquè coincideixin amb els noms de marcador de posició que faràs servir al document de plantilla de correu electrònic o carta.
- Heu d’assegurar-vos que el fitxer del full de càlcul conté dades de contacte com un registre per patró de fila. Per exemple, al tutorial actual, tots els detalls de contacte disponibles del client James Butt és accessible entre cel·les A2 i J2 .
- Les dades numèriques de qualsevol contacte, com ara codis postals, percentatges de descompte, quilometratges, monedes, etc., haurien de tenir el format de número adequat.
- Per fer qualsevol canvi, seleccioneu la cel·la o un interval de cel·les que conté els números.
- A la Pestanya Inici , dins de Cinta , feu clic a fletxa desplegable a més General .
- Feu totes les addicions abans d'enllaçar el document de Word de combinació de correu al fitxer de base de dades d'Excel. Un cop fets tots els canvis, guardar el fitxer Excel.
- El fitxer de base de dades d'Excel dels vostres contactes hauria d'estar present a l'emmagatzematge local de l'ordinador.
- Assegureu-vos que totes les dades es trobin al primer full del llibre Excel.
Com fer una combinació de correu a Word
Després de crear la base de dades a Excel, heu d'obrir la plantilla de correu electrònic o de carta que vulgueu enviar a molts destinataris. Seguiu els passos que es descriuen a continuació:
1. A la Cinta , feu clic al botó Pestanya Mailings .
2. A la Inicieu el grup de combinació de correu , haureu de fer clic a Inicieu la combinació de correu .
3. Veureu sis tipus de documents de combinació de correu. Fer clic a Cartes o bé Missatges de correu electrònic .
Relacionat: Com imprimir etiquetes amb la combinació de correu a Microsoft Word i Excel
4. A la Inicieu la combinació de correu grup, feu clic a Seleccioneu Destinataris . Veureu opcions com Escriviu una llista nova, Utilitzeu una llista existent i Trieu entre els contactes de l'Outlook.
5. Podeu triar qualsevol de les tres opcions anteriors en funció de com vulgueu enllaçar la llista de contactes amb la lletra de plantilla. En aquest tutorial, seleccionem Utilitzeu una llista existent utilitzar la base de dades Excel que heu creat o descarregat anteriorment.
6. A la Seleccioneu Font de dades quadre de diàleg, localitzeu la carpeta on hi ha disponible el fitxer de base de dades d'Excel. Un cop trobeu el fitxer, seleccioneu-lo i feu clic a Obert per carregar la base de dades a la combinació de correu de Word.
Com es fa un seguiment d'algú a Google Maps?
7. Veureu el Seleccioneu Taula quadre de diàleg. Sortiu del quadre fent clic D'acord sense fer cap canvi al quadre de diàleg.
8. Està molt bé! Heu enllaçat correctament les dades d'origen amb el programa de combinació de correu de Word.
9. Word coincidirà automàticament amb les capçaleres de columna de la base de dades amb els elements del camp de combinació. Per assegurar una coincidència adequada, aneu a Grup Escriu i insereix camps al Pestanya Mailings del Cinta i després feu clic a Camps de coincidència .
10. Camps de coincidència apareixerà el quadre de diàleg. A la columna de l'esquerra, veureu els elements del camp de combinació. A la part dreta, trobareu dades coincidents de la base de dades d'Excel enllaçada.
11. Serà el mateix si feu servir altres dades d'origen, com ara contactes d'Outlook o contactes exportats de Gmail. Desplaceu-vos per la llista per assegurar-vos que no hi hagi coincidències. Fer clic a D'acord tancar.
12. A la lletra de la plantilla, col·loqueu el cursor per davant de la primera lletra i premeu Entra unes quantes vegades per fer un espai per sobre del cos de la lletra.
13. Col·loqueu el cursor a la part superior del document i feu clic a Bloc d'adreces al Grup Escriu i insereix camps al Pestanya Mailings del Cinta .
14. Al costat esquerre del Insereix bloc d’adreces quadre de diàleg, podeu triar el nom, nom de l’empresa, adreça, país, etc., opcions de format. A la part dreta, veureu una previsualització del bloc d’adreces.
15. Podeu utilitzar el Camps de coincidència opcions per corregir qualsevol desajust de dades d’entrada. Feu clic a D'acord afegir AddressBlock dins de cavalls.
16. A continuació, feu clic a Línia de salutació al Escriu i insereix camps grup després AddressBlock , donant-li un interlineat.
17. El Insereix una línia de felicitació apareixerà el quadre de diàleg. Podeu fer els canvis que vulgueu i després fer clic D'acord . El Línia de salutació a la carta apareixerà dins dels galons.
18. Podeu fer clic a Previsualitza els resultats ordre al fitxer Cinta per veure com queda la lletra.
19. També podeu afegir camps de combinació personalitzats AddressBlock i Línia de salutació . Suposem que voleu afegir Marca i model del vehicle dins del cos de la lletra.
20. Per fer-ho, obriu el fitxer de base de dades d'Excel enllaçat a la combinació de correu i afegiu-lo Marca i model del vehicle capçalera de columna. Introduïu les dades del vehicle i guardar el fitxer Excel.
21. Ara, aneu al document de Word de combinació de correu i repetiu passos quatre , cinc , i sis .
22. Ara, seleccioneu qualsevol paraula o algunes paraules dins del cos de la lletra i feu clic a Inseriu el camp de combinació al Grup Escriu i insereix camps .
23. Sobre la Inseriu el camp de combinació quadre, tria Camps de base de dades i, a continuació, seleccioneu Marca i model del vehicle . Fer clic a Insereix per afegir el camp de combinació personalitzat.
24. Així és com podeu afegir tants espais reservats variables com vulgueu per personalitzar cada carta o correu electrònic que envieu. La combinació de correu de Microsoft Word farà coincidir automàticament les dades amb el nom dels destinataris.
25. Sobre el Cinta , fer clic a Finalitza i combina i després trieu Imprimir documents o bé Enviar missatges de correu electrònic . També podeu fer clic a Editeu documents individuals per revisar els vostres correus electrònics o cartes abans d’enviar-los.
Utilitzeu la combinació de correu per augmentar la productivitat del correu electrònic
Ara ja sabeu com fer una combinació de correu mitjançant Microsoft Word i Excel. Utilitzeu la combinació de correu per enviar correus electrònics personalitzats més ràpidament i establir una bona relació amb els vostres contactes professionals o personals. Seguiu utilitzant Word per facilitar la vostra vida professional i personal que abans.
com obtenir més visualitzacions sobre twitchCompartir Compartir Tweet Correu electrònic 10 funcions ocultes de Microsoft Word que us faran la vida més fàcil
Microsoft Word no seria l’eina que és sense les seves funcions productives. Aquí teniu diverses funcions que us poden ajudar cada dia.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Consells per correu electrònic
- Consells sobre fulls de càlcul
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Fusió de correu
- Consells de Microsoft Office
Tamal és escriptor independent a MakeUseOf. Després d’haver obtingut una experiència considerable en tecnologia, finances i processos comercials en la seva feina anterior en una empresa de consultoria de TI, va adoptar l’escriptura com a professió a temps complet fa 3 anys. Tot i que no escriu sobre la productivitat i les últimes notícies tecnològiques, li encanta jugar a Splinter Cell i veure Netflix / Prime Video.
Més de Tamal DasSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us