Home-theater-designers
Enviem i rebem correus electrònics cada dia. Tot i així, cometem errors vergonyosos que no podem desfer del tot ”. Per tant, escriure un correu electrònic eficaç que mantingui l’acció del vostre lector i que tingui en compte els reptes del nostre món pot ser complicat.
Amb això en ment, hem recopilat algunes regles essencials que heu de saber quan envieu correus electrònics a la gent. Seguiu aquestes senzilles regles per escriure correus electrònics millors sense esforç.
1. Torneu a considerar salutacions i tancaments de sessió
Espero que tingueu una bona setmana! solia ser una manera meravellosa d’iniciar un correu electrònic. Mai més! Tenint en compte la incertesa de la vida, pot resultar descuidada i excessivament separada.
El mateix passa amb els tancaments de sessió com Salutacions, Best Wishes o Cheers, que abans funcionaven perfectament, però de vegades poden semblar retirats de la realitat.
Llavors, per què no ho manteniu senzill i genuí? Busqueu la sessió com ara Mantingueu-vos segur, tingueu cura o sincerament. Pel que fa a les salutacions, Espero que tot estigui bé o Espero que vosaltres i els vostres éssers estimats estigueu segurs poden ser bons punts de partida.
2. Incloeu una línia d'assumpte neta
Aquesta regla de correu electrònic és tan antiga com la mateixa. Això es deu al fet que la gent decideix sovint si obriria o no un correu electrònic en funció de l’assumpte.
Amb tot el nostre treball en línia, la necessitat de prioritzar allò que és important i ignorar allò que no és fonamental. Per tant, si encara deixeu l'assumpte en blanc, és probable que s'ignori el vostre correu electrònic.
El tema ideal té menys de 10 paraules. Trieu-ne un per atendre les vostres preocupacions i comunicar de què tracta el correu electrònic. La proposta per al projecte d'aviació, la reunió reprogramada o les preguntes ràpides sobre la vostra presentació són alguns bons exemples de matèries temàtiques per a les quals podeu treure el cap.
3. Utilitzeu una signatura professional
Teniu un bloc de signatures prefigurat que utilitzeu per respondre als correus electrònics de tots els vostres dispositius personals. Ha de tenir el vostre nom, el títol de la vostra empresa i la vostra informació de contacte.
D’aquesta manera, el destinatari tindrà una bona idea sobre qui sou i com es pot posar en contacte amb vosaltres si sorgeix la necessitat. Quan es tracta de la font i la mida de la vostra signatura professional, assegureu-vos que sigui la mateixa que la resta del correu electrònic.
A més, finalitzeu els vostres correus electrònics amb confiança però no us passeu amb les dites o les dades personals.
4. Presenteu-vos si us trobeu pràcticament per primera vegada
Tots ens hem trobat amb situacions en què hem hagut d’enviar per correu electrònic a algú que no hem conegut. Rebre un correu electrònic d’un desconegut pot ser estrany. I això és dir-ho a la lleugera.
Per tant, dediqueu-vos un minut a presentar-vos al destinatari del correu electrònic. El context és fonamental i les primeres impressions encara són importants. Per tant, afegiu una línia com ara: Hola! Es tracta de Tracy de Multiseon Pvt. Ltd, i us envio un missatge de correu electrònic perquè heu manifestat el vostre interès per comprar els nostres productes electrònics.
O bé, quan se us presenta algú per correu electrònic, també podeu enviar-li una línia que digui el bonic que és conèixer-los.
5. Escriviu correus electrònics compassius
No podem subratllar la importància d’aquest. La vida és dura. Sobretot, és molt incert.
Han perdut un termini? No es van presentar a Google Meet programat? Abans d’enviar un correu electrònic sever, atureu-vos-ho i penseu-ho bé. Què passa si hi ha una emergència mèdica?
Per tant, sigueu compassius i pregunteu si tot està bé amb ells. Un correu electrònic com ara Us hem trobat a faltar a la reunió d’avui. Només es pot registrar per veure-ho tot. pot construir relacions que passin la prova del temps.
6. Comprimiu / canvieu la mida i nomeneu els fitxers adjunts quan pugueu
No parlem gaire d’aquesta regla de correu electrònic, ja que en enviar fitxers adjunts grans suposem que el destinatari té prou espai. Els fitxers grans triguen més a descarregar-se i poden resultar molestos en poc temps.
Per tant, feu que sigui un punt comprimir-los o redimensionar-los. Si compartiu massa fitxers alhora, és una bona pràctica afegir una nota educada que expliqui per a què serveixen els fitxers adjunts.
Anomeneu també els fitxers adjunts abans d’enviar-los. Voleu enviar el vostre currículum? Canvieu el nom del fitxer com a Tracy_Mackenzie_CV i comenceu pel peu dret.
7. No utilitzeu el correu electrònic com una altra aplicació de missatgeria instantània
El motiu pel qual a tots ens agrada la missatgeria instantània és que és instantani.
Però quan barregeu els dos i feu servir el correu electrònic com a substitut de la missatgeria instantània, arrisqueu a ser molest i poc professional.
Per tant, heu de saber quan heu d'enviar un correu electrònic i quan el feu amb un altre. No us cometeu l’error d’enviar massa correus electrònics de seguiment perquè pot ser que funcionin des de casa. Tampoc truqueu algú per demanar-li que comprovi un correu electrònic.
Si és urgent, utilitzeu un altre mode de comunicació.
8. Utilitzeu l’humor per curar, però de manera escassa
Tot i que molts fan servir l’humor per alleugerir l’estat d’ànim en aquests temps tan extraordinaris, el problema de l’ús de l’humor als correus electrònics és que pot tornar enrere.
Si voleu fer servir l’humor en un correu electrònic, feu-ho només si coneixeu bé la persona. No voleu que sembli irrespectuós ni groller si algú es troba en una situació greu. A més, el que sona divertit pot no llegir divertit.
Paraula als savis: si teniu dubtes, el millor és deixar-ho de banda.
Configureu les respostes fora de l’oficina i milloreu la vostra conciliació familiar
Actualment, mentre envieu correus electrònics a la gent, també heu de tenir en compte les hores. Amb els estils de vida de la feina des de casa guanyant força, els límits entre la feina i la nostra vida personal s’han difuminat. Les respostes fora de l’oficina faciliten la comprensió de quan algú està disponible per a una reunió o respon a un correu electrònic.
botes de Windows 10 a pantalla negra
Consulteu la configuració del vostre client de correu electrònic i configureu els respostos automàtics quan no estigueu al vostre escriptori o no. Per exemple, Gmail l'anomena Responder de vacances, mentre que Microsoft Outlook utilitza respostes fora d'oficina.
Esperem que aquestes regles d’or per escriure correus electrònics eficaços i els hàbits de correu electrònic adequats us ajudin a estalviar temps i a elaborar les respostes adequades.
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic Eviteu aquests 6 errors per millorar la comunicació per correu electrònic i textMilloreu les vostres habilitats comunicatives evitant errors com fer servir massa emojis o escriure totes les majúscules.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Consells per correu electrònic
Gargi és escriptor, contacontes i investigador. S'especialitza en escriure articles de contingut atractius a Internet de tot allò per a clients de països i indústries. És llicenciada en literatura i té un diploma en edició i publicació. Fora de la feina, acull espectacles TEDx i festivals de literatura. En un món ideal, sempre està a un minut de dirigir-se a la muntanya.
Més de Gargi GhosalSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us