Home-theater-designers
Una subscripció a Microsoft 365 us permet accedir a moltes eines de productivitat. El més intuïtiu, intel·ligent i personalitzable és SharePoint. Un sorprenent 190 milions de persones en més de 200.000 organitzacions de diferents mides utilitzen SharePoint.
SharePoint pot estalviar temps fàcilment eliminant la necessitat de múltiples tasques i aplicacions de gestió de projectes. Finalment, podeu invertir més temps per fer créixer la vostra carrera professional, clients autònoms o problemes.
Què és Microsoft SharePoint?
SharePoint és una eina de gestió de contingut en línia. Us permet emmagatzemar fitxers al núvol per compartir i treballar en col·laboració. Us pot ajudar a crear llocs i subsites per desactivar tasques de diferents equips o individus.
SharePoint us permet crear una intranet on vosaltres, els vostres col·laboradors i els vostres clients autònoms treballeu de manera segura en un fitxer o document. Un administrador centralitzat controlarà els accessos de manera que cada usuari pugui obrir, editar i desar fitxers sense problemes.
SharePoint té moltes funcionalitats avançades que us ajuden a vosaltres o al vostre equip a gestionar treballs professionals i personals. Les següents són algunes de les accions més freqüents:
- Compartir fitxers amb usuaris interns i externs.
- Gestioneu el contingut del projecte, com ara imatges, articles, codis font, vídeos, etc.
- Llocs i subsites per desglossar equips i tasques.
- Mantingueu-vos en contacte amb el col·laborador a través dels llocs de comunicació.
- L’aplicació mòbil permet als usuaris accedir a llocs d’equip o de comunicació des de telèfons intel·ligents.
- Creeu fluxos de treball i recordatoris per automatitzar projectes i tasques.
- Utilitzeu la funció de cerca per cercar recursos, tasques o fitxers.
Qui hauria d'utilitzar SharePoint
SharePoint funciona com un refugi segur per a tots els fitxers creatius, com ara codis d'aplicacions, dissenys gràfics, clips d'àudio, vídeos, articles de llocs web, factures, etc.
Per tant, el seu àmbit d’ús va des d’un creador de contingut individual fins a grans empreses. Molts professionals independents o grups reduïts d’individus creatius utilitzen SharePoint en diferents etapes de programes, aplicacions mòbils, llocs web o projectes de desenvolupament de contingut.
Funcions de SharePoint com a eina de productivitat
L’eina SharePoint basada en web que inclou la subscripció a Microsoft 365 és una eina de productivitat senzilla però senzilla. Les funcions més utilitzades que el converteixen en una de les millors eines de gestió de tasques i projectes són:
1. Treball col·laboratiu
SharePoint és un sistema molt flexible i escalable plataforma de col·laboració amb recursos interns o externs . Un usuari administrador central pot assignar diferents nivells de permís d’accés a usuaris individuals dels llocs de l’equip.
Vostè i el seu equip poden treballar en un sol fitxer en un escenari en temps real sense haver d’afrontar cap latència. Per tant, molts desenvolupadors creatius i creadors de contingut prefereixen SharePoint per unir-se a qualsevol projecte.
Una funció important de la col·laboració de SharePoint és mantenir fluïda informació desordenada als llocs i als subsites. Ajuda les persones a mantenir-se actualitzat sobre el projecte sense passar per diversos correus electrònics, xats perduts, videotrucades, etc.
2. Gestió de continguts
La gestió de contingut és un gran repte per a qualsevol individu o grup de professionals que vulguin obtenir una millor productivitat. SharePoint us permet superar aquest repte sense passar per una programació complexa.
Els gestors de contingut poden fer-se càrrec de diversos projectes simultàniament a SharePoint. Publicar o actualitzar continguts del lloc web com esdeveniments, notícies, blocs, piles de presentacions, carrusels d’imatges, etc., amb SharePoint.
No cal que comenceu tots els projectes de gestió de contingut des de zero. Hi ha plantilles professionals a punt per utilitzar que podeu utilitzar. A part del contingut, teniu el control total de les seves versions. SharePoint crea i desa diverses versions del fitxer en què treballeu vosaltres o el vostre equip.
Quan ho necessiteu, podeu recuperar qualsevol versió anterior o corregir qualsevol error del sistema de fitxers des del SharePoint. No cal dependre d’eines de tercers per fer còpies de seguretat, restaurar o arreglar fitxers.
3. Gestió de projectes
SharePoint té una sèrie de funcionalitats que podeu aprofitar per a la gestió de tasques i projectes. La funció més evident és que l'eina funciona com a emmagatzematge centralitzat per a tots els documents i fitxers lliurables relacionats amb el projecte.
Relacionat: Guia de gestió de tasques en línia: consells per triar l’aplicació adequada
També podeu personalitzar els llocs de SharePoint de moltes maneres. Aquests llocs a mida us poden servir com a planificador diari, planificador de tasques setmanals i preguntes més freqüents per a tasques. A més, a efectes de documentació del projecte i revisió del rendiment, podeu activar les funcions de registre de temps tal com s’esmenta a continuació:
- Registre d'activitats i canvis de tasques.
- Registreu qualsevol problema que informin els recursos.
- Feu un seguiment del temps de tasca.
- Canvieu les dades de seguiment.
SharePoint també us permet crear un flux de treball per racionalitzar tasques com el lliurament de tasques, el lliurament de projectes lliurables, les aprovacions, la presentació d'una demostració i els comentaris dels clients.
4. Solucions híbrides
SharePoint s’integra amb la majoria d’aplicacions de Microsoft 365 per oferir-vos una interfície d’usuari perfecta per a la gestió de projectes. SharePoint funciona com un dipòsit central de les dades del vostre projecte, mentre que altres aplicacions de Microsoft 365 us faciliten la gestió de tasques i recursos.
Podeu sincronitzar SharePoint amb eines com ara Tasques, Tasques, Planificador i Project Online per obtenir enfocaments especialitzats. Podeu generar informes per presentar informació del projecte als vostres clients independents.
SharePoint se sincronitza amb el vostre perfil d'Outlook i Calendar per organitzar tasques i programacions de manera que pugueu prioritzar la vostra feina. De la mateixa manera, publiqueu els llocs d'equips de SharePoint a l'aplicació Equips per accedir a contactes, fitxers, tasques, etc. des d'Equips.
com forçar el tancament d’un programa
SharePoint també té la possibilitat d’integrar PowerPoint, Vídeo, Stream, OneDrive per previsualitzar fitxers i documents als llocs o llocs secundaris de SharePoint. Estalvieu temps evitant tasques mundanes com descarregar fitxers de SharePoint per crear diapositives de PowerPoint.
Avantatges de SharePoint
SharePoint ofereix molts avantatges en comparar-se amb qualsevol altra eina de productivitat per a la gestió de projectes o continguts. Alguns dels seus avantatges són:
1. Estalviar diners
És possible que ja ho pagueu mitjançant la subscripció a Microsoft 365. Eviteu la despesa innecessària en aplicacions i eines mitjançant l'ús de SharePoint com a principal eina de productivitat per a necessitats professionals o personals.
2. Seguretat de dades
Els governs i les grans organitzacions confien en l’ecosistema de SharePoint amb les seves dades sensibles. Per tant, podeu emmagatzemar el vostre treball creatiu a SharePoint per treballar de forma col·laborativa sense por a robar propietats intel·lectuals.
Relacionat: Microsoft 365 és realment un risc de seguretat?
3. Escalabilitat
L’escalabilitat de l’eina us permet pressupostar el vostre cost cap a eines de productivitat. Si veieu una afluència de massa projectes de diferents clients, podeu canviar la subscripció per adaptar-los a més recursos i projectes. Quan els projectes s’alliberin, podeu canviar a plans poc remunerats.
4. Ús polivalent
Un nivell més alt de flexibilitat i utilitat polivalent significa que podeu continuar utilitzant SharePoint com a principal eina de productivitat mentre canvieu els vostres rols o habilitats creatives. Podeu utilitzar una plantilla quan finalitzi un projecte i n'heu d'iniciar un altre. Podeu minimitzar el pressupost evitant diverses compres d'aplicacions.
Esborreu el desordre de fitxers, tasques i aplicacions
Les funcions de SharePoint el converteixen en una elaborada eina de gestió de projectes en lloc d’una simple solució al núvol per compartir i emmagatzemar fitxers. En utilitzar SharePoint i altres aplicacions de Microsoft 365 per gestionar les vostres tasques professionals o personals, creeu un efecte dòmino de productivitat cada vegada més gran.
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic L’Office 365 ja és Microsoft 365: el que significa per a vosaltres i per a la vostra famíliaOffice 365 s’ha convertit en Microsoft 365. Això és el que Microsoft 365 ofereix als subscriptors i les seves famílies.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Consells de Microsoft Office
- Eines de col·laboració
- Gestió de tasques
Tamal és escriptor independent a MakeUseOf. Després d’haver obtingut una experiència considerable en tecnologia, finances i processos comercials en la seva feina anterior en una empresa de consultoria de TI, va adoptar l’escriptura com a professió a temps complet fa 3 anys. Tot i que no escriu sobre la productivitat i les últimes notícies tecnològiques, li encanta jugar a Splinter Cell i veure Netflix / Prime Video.
Més de Tamal DasSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us