Com començar a utilitzar macros a Word

Cansat de realitzar tasques repetitives al Microsoft Word? Enterrat dins del programa hi ha una potent eina d'automatització que us pot treure aquestes feines. Estem parlant de macros i, tot i que la funció es basa en Visual Basic for Applications (VBA) de Microsoft, podeu utilitzar-la fins i tot si la idea de codificació us dóna els heebie-jeebies.

Amb un clic a un botó, Word enregistrarà les vostres accions, generant una macro que podeu reproduir amb la freqüència que vulgueu. Si sou aventurer, podeu modificar fàcilment la macro per obtenir un grau d’automatització addicional.

Aquí us mostrarem un exemple senzill però útil: Com automatitzar la funció Cerca i reemplaçament de Word.

Gravació de la macro

En aquest exemple, sou l’estimat president de la Society for the Preservation of Antique Dental Appliances. Teniu desenes de documents de Word sobre pròtesis històriques i similars, tots amb el nom de la societat que s’esmenta de manera destacada. Després, de sobte, la junta vota per canviar el nom a Dental Antiques Preservation League. Ara necessiteu una manera senzilla d’actualitzar els documents.

Podeu començar amb un document en blanc nou o obrir-ne un de ja existent. Si encara no ho heu fet, haureu d'activar la pestanya Desenvolupador.

Anar a Fitxer> Opcions> Personalitza la cinta . A la dreta, a sota Pestanyes principals , comproveu el Desenvolupador opció. Seleccioneu D'acord i sortiu.

com afegir un esquema al text a Photoshop

Ara anem a crear la nostra macro.

Feu clic a Desenvolupador> Enregistra la macro .
Se us demanarà que nomeneu la macro. Introduïu ChangeSocietyName o qualsevol altre nom que us convingui. En posar noms a macros, eviteu els espais, els punts, els signes d’exclamació i els caràcters especials; en cas contrari, rebreu un missatge d’error. Podeu utilitzar números, però el primer caràcter ha de ser una lletra.
Podeu assignar la macro a una drecera de botó i / o teclat, però no és un requisit. Si trieu Button, Word us permetrà afegir-lo a la barra d'eines d'accés ràpid. També podeu afegir una breu descripció de la macro.
Feu clic a D'acord i Word ara enregistrarà les vostres accions. Encertat Ctrl + H per mostrar el Cerca i substitució diàleg.
Entra a Society for the Preservation of Antique Dental Appliances in Find i Dental Antique Preservation League a Replace.
Feu clic a Substitueix-ho tot per executar l'operació Cerca i reemplaçament. Aquesta és l'única acció que voleu enregistrar. Tant se val si la macro substitueix realment algun text. L’objectiu és guardar-lo per a altres documents.
Això és important: feu clic Desenvolupador> Atura la gravació . En cas contrari, la macro inclourà totes les accions posteriors.

Ara vegem el vostre treball manual. Obriu un document que conté el nom de la societat. Feu clic a Desenvolupador> Macros . Si feu doble clic a ChangeSocietyName, Word realitzarà automàticament l’operació Cerca i substitució.

Consell: A mesura que enregistreu la macro, és possible que hàgiu de fer una acció que no vulgueu que es registri. Per exemple, és possible que vulgueu copiar i enganxar text al quadre de diàleg Cerca i reemplaça en lloc d’escriure’l manualment. Cap problema: només cal que feu clic Desenvolupador> Posa en pausa la gravació , copieu i enganxeu el text i feu clic a Desenvolupador> Reprèn la gravadora . A continuació, podeu completar la gravació de macros tal com es descriu anteriorment.

Tot i que ens centrem aquí en Microsoft Word, també podeu fer-ho utilitzeu macros per augmentar la productivitat a Excel . I hi ha moltes macros que estalvien temps per a Microsoft OneNote.

Submarinisme al codi

Ara aprofundirem en la nostra nova macro de Word. Anar a Desenvolupador> Macros , però en lloc de fer doble clic a la macro, seleccioneu-la i feu clic a Edita . Això obre l'editor de Visual Basic, un entorn autònom per crear aplicacions VBA.

Pot semblar descoratjador, però podeu ignorar els menús i la majoria dels panells. Centreu-vos en la finestra que conté el codi. Com podeu veure, Word acaba d’escriure una macro que realitza la cerca i el reemplaçament.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Expliquem què passa aquí.

El sub de la primera línia és l'abreviació de subrutina, un petit programa que pot executar-se sol o com a part d'una aplicació VBA més gran. Les línies precedides de cometes simples són per a comentaris. Les cometes indiquen a VBA que ignori qualsevol afirmació d’aquestes línies.

com capgirar text en paraula

Després arribem a la carn del codi: el codi que realitza Cerca i substitució operació. Com podeu veure, especifica valors per a cada opció del diàleg Cerca i reemplaça, inclosos el text i el text de reemplaçament entre cometes. El Selecció.Troba.Executa l'ordre prop del final equival a fer clic al botó Substitueix tot.

Modificació de la macro

Per utilitzar macros, no cal que us enganxeu amb el codi ni tan sols mirar-lo. Però podeu treure més partit a aquesta funció si esteu disposat a submergir-vos. Per exemple, suposem que feu una errada al gravar la macro. En lloc de tornar-lo a gravar, podeu entrar a Visual Basic i solucionar-lo.

També podeu modificar la macro per fer-la més útil, i això és el que farem aquí. Quan executeu Cerca i substitució, ja sigui manualment o mitjançant macro, Word recorda la cerca i substitueix el text. La propera vegada que obriu el quadre de diàleg Cerca i reemplaça, quedarà així.

Seria millor esborrar els valors per obtenir un quadre de diàleg net. Ho farem amb una segona macro, tret que aquesta vegada, ho farem directament a Visual Basic.

A l’editor de Visual Basic, seleccioneu tota la subrutina, des de la primera línia fins a End Sub. Encertat Ctrl + C per copiar-lo.
Col·loqueu el cursor a sota End End i premeu Ctrl + V . Acabeu de duplicar la subrutina.
Canvieu el nom de ChangeSocietyName per ClearFindReplace (o qualsevol altre nom que us convingui). Això és important perquè VBA generarà un missatge d'error si intenteu executar macros amb noms duplicats.
A la .Text i Substitució.Text valors, elimineu el text però deixeu les cometes. Essencialment, esteu dient a Word que no trobi res i que no el substitueixi per res, però que també esborreu aquests valors.

El resultat hauria de ser així:

  
Sub ClearFindReplace()  
'  
' ClearFindReplace Macro  
' Clear Text from Find and Replace dialog  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = ''  
 .Replacement.Text = ''  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Ara tornarem a la macro ChangeSocietyName. A sota del codi Cerca i substitueix, però abans de Finalitzar sub, introduïu ClearFindReplace (sense parèntesis al final).

És cert: no cal que introduïu tot el codi que acabeu de crear, només el nom de la macro.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
 ClearFindReplace  
 End Sub

Quan Word executa ChangeSocietyName, primer executarà la funció original Cerca i reemplaça. Després interpretarà ClearFindReplace com una ordre per executar la segona macro.

Anar més enllà amb VBA

Com podeu veure, la funció de gravació de macro de Word us pot ajudar a estalviar temps de moltes maneres. Podeu crear macros per automatitzar gairebé qualsevol operació i, a l'editor de Visual Basic, podeu modificar-les, incrustar-ne una dins de l'altra o crear una subrutina que executi diverses macros una després de l'altra.

Com que VBA és un llenguatge de programació complet, podeu incorporar les subrutines a aplicacions més grans amb variables, bucles, sentències condicionals i molt més. I un cop hàgiu après els conceptes bàsics de VBA a Word, podeu aplicar gran part d’aquest mateix coneixement per crear macros a Microsoft Excel i Access.

com canviar el fons de Google Chrome

Per anar més enllà, voldreu obtenir més informació sobre les convencions VBA i l’editor de Visual Basic, com ara com organitzar el vostre codi i com tractar els errors. Però, fins i tot si voleu mantenir funcions senzilles com les descrites aquí, podeu recórrer un llarg camí cap a la vostra productivitat.

Compartir Compartir Tweet Correu electrònic Un tutorial per a principiants sobre com escriure macros VBA a Excel (i per què hauríeu d'aprendre)

Si utilitzeu Excel regularment, val la pena aprendre a crear macros VBA i obtenir accés a moltes més funcions i funcions.

Llegiu a continuació Temes relacionats

Productivitat
Microsoft Word
Microsoft Office 365
Microsoft Office 2016
Consells de Microsoft Office
Microsoft Office 2019
macros

Sobre l'autor Stephen Beale(6 articles publicats)

Stephen Beale és un escriptor de tecnologia de llarga tradició ubicat a la zona de San Francisco. És autor de nombrosos llibres sobre aplicacions informàtiques en edició i disseny gràfic i ha estat editor de notícies i ressenyes de Macworld. Actualment dirigeix The Steampunk Explorer, un lloc web popular per als entusiastes del steampunk.

Més de Stephen Beale

Subscriu-te al nostre butlletí

Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.

Feu clic aquí per subscriure-us