Home-theater-designers
Què s’obté quan combina dues vacances de dues setmanes amb una vida laboral ocupada? Un projecte gegant que us espera un cop torneu a casa: només heu de revisar tots aquests correus electrònics. Espereu: per què no activeu el Respondedor fora d'oficina a l'Outlook i automatitzeu algunes d'aquestes respostes?
Aquí, a MakeUseOf, hem explicat com fer-ho a Gmail, com les instruccions de resposta de vacances de Tina, i el mètode de Mark per fer-ho mitjançant un filtre de correu electrònic. L’únic client que encara no hem cobert és Outlook. Malauradament, a diferència de Gmail, la versió gratuïta d'Outlook.com no ofereix la funció de resposta fora de l'oficina. Tot i això, si teniu l'Outlook 2010 i un compte en un servidor MS Exchange (que moltes empreses proporcionen als empleats), estareu de sort.
Utilització de respostes fora d'oficina a l'Outlook
Microsoft ha fet que sigui extremadament senzill configurar un sistema automatitzat que enviarà respostes instantànies a qualsevol persona que us enviï un missatge de correu electrònic mentre esteu fora de la vostra oficina. No importa si és només durant 24 hores o durant dues setmanes de vacances, podeu configurar el client d'Outlook perquè respongui exactament com vulgueu i amb precisió el temps que necessiteu.
Per accedir a aquesta configuració a l'Outlook 2010, al botó del logotip de Windows, seleccioneu Informació. Aquí veureu un botó gran que diu 'Respostes automàtiques' amb una porta i una icona de fletxa.
Feu clic al botó Respostes automàtiques per iniciar l'eina Fora de l'Outlook. La finestra emergent que veureu és molt més avançada del que us imagineu. A primera vista, és una manera ràpida d’habilitar “Enviar respostes automàtiques” i simplement escriviu una nota ràpida que Outlook enviarà automàticament en nom vostre a qualsevol persona que us enviï un correu electrònic.
com trobar l'adreça IP a la impressora
No obstant això, després d’una inspecció més detallada, veureu que aquí hi ha molta més funcionalitat de la que sembla.
En primer lloc, podeu definir un interval de dates específic per habilitar la funció de resposta automàtica, de manera que, quan torneu de vacances, no us hàgiu de preocupar de recordar-lo per desactivar-lo.
També notareu que hi ha dues pestanyes. El de l'esquerra és configurar una resposta automàtica només per a les persones que us envien un correu electrònic des de l'empresa.
A la pestanya de l'esquerra podeu configurar una resposta específica per a qualsevol persona que us enviï un missatge de correu electrònic des de fora de la vostra empresa.
Configuració de les regles de correu electrònic
Notareu a la part inferior d'aquesta finestra que hi ha un petit botó aparentment insignificant amb l'etiqueta 'Regles ...'
Aquest botó és realment bastant significatiu, ja que us permet definir com respondrà automàticament Outlook definint persones específiques, paraules de l’assumpte o del cos o si el missatge de correu electrònic s’ha enviat directament o s’ha enviat per CC.
Aquí podeu crear regles molt específiques. Per exemple, podeu crear una regla que si la vostra mare us envia un correu electrònic, podeu reenviar-lo a un compte personal que supervisareu durant les vacances (o enviar-lo directament a la paperera, segons la vostra relació amb la vostra mare).
Es fa encara més interessant quan feu clic al botó 'Avançat ...'.
Aquí podeu definir més detalls sobre els missatges als quals voleu respondre d’una manera diferent de la resposta automàtica estàndard. Podeu triar missatges superiors o inferiors a una mida determinada, quan es van rebre, el seu nivell d’importància i molt més.
Creeu un contestador fora d'oficina amb regles de correu electrònic
Saikat va proporcionar alguns consells sobre l'ús de filtres d'Outlook abans, i Jack va fer el mateix per a Filtres de Google, Hotmail i Yahoo . Si ho reflexioneu, el Respondedor fora de l’oficina és en realitat una versió alternativa del que podríeu fer si només feu clic a Gestiona les regles des del menú Outlook.
Mitjançant l'Assistent de regles, només cal desplaçar-se cap avall fins a l'opció per comprovar si hi ha missatges 'rebuts en un interval de dades específic'.
Definiu aquest període de dates des del moment en què marxeu a les vacances, fins al moment en què teniu previst tornar a casa.
Finalment, tot el que heu de fer és definir quina resposta o acció voleu que adopti la regla quan els missatges entrants compleixin aquests criteris i, essencialment, teniu un contestador fora de l'oficina.
Com podeu veure, no hi ha cap raó per la qual no pugueu respondre als correus electrònics fins i tot quan esteu de vacances. Tot el que heu de fer és dedicar-vos el temps per dir-li a Outlook com voleu que us respongui i la gent pensarà que sou tan productiu com mai, fins i tot com si esteu a la platja prenent una margarita.
De quines formes creatives utilitzeu l'Outlook Responder d'Outlook? Tens bons consells o històries per explicar? Comparteix-los a la secció de comentaris a continuació.
com es deixa un text de grup a l'iPhone
Crèdits de la imatge: mà del robot [URL trencat eliminat] mitjançant Shutterstock
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic Val la pena actualitzar-lo a Windows 11?Windows s’ha redissenyat. Però, n’hi ha prou per convèncer-vos de canviar de Windows 10 a Windows 11?
Llegiu a continuació Temes relacionats- Windows
- Consells per correu electrònic
- Microsoft Outlook
Ryan és llicenciat en Enginyeria Elèctrica. Ha treballat 13 anys en enginyeria d'automatització, 5 anys en informàtica i ara és enginyer d'aplicacions. Antic editor gerent de MakeUseOf, ha parlat a conferències nacionals sobre visualització de dades i ha estat presentat a la ràdio i la televisió nacionals.
Més de Ryan DubeSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us