Home-theater-designers
El 1971 es va enviar el primer missatge de correu electrònic d’un ordinador a un altre. Ara, 269.000 milions de correus electrònics s’envien cada dia.
És impossible imaginar quants d’aquests correus electrònics són innecessaris. Quants només serveixen per causar més confusió. Per cremar encara més l'atenció i la paciència dels seus destinataris.
Però una cosa és segura: si hi hagués més gent que comencés a respondre als correus electrònics de manera eficaç, tots estaríem encadenats a les nostres bústies d’entrada una mica menys estretament i la nostra ansietat per correu electrònic seria una mica menys debilitant.
La solució més òbvia aquí no és només la 'resposta en línia', sinó la resposta en línia correctament . La resposta en línia és on responeu al cos principal del correu electrònic, en lloc d’escriure el vostre propi correu electrònic des de zero.
La resposta en línia és una cosa que la majoria de nosaltres ja fem de tant en tant. Però hauríem de respondre en línia lluny més sovint. I ho hauríem de fer tenint en compte algunes regles per mantenir aquests complicats fils de correu electrònic organitzats i fàcils de seguir.
Estem responent al correu electrònic incorrecte
El contrari a la resposta en línia és el que sovint s'anomena 'publicació superior'. Aquí és on premeu la resposta a un correu electrònic i només comenceu a escriure a la part superior del quadre de text. Així es compon la majoria dels correus electrònics actuals. Però, tret que tingueu en compte converses de correu electrònic extremadament senzilles, la publicació superior pot causar tot tipus de problemes.
En primer lloc, quan publiqueu més informació, referir-vos al correu electrònic original es converteix en una molèstia enorme, que consisteix a recórrer el correu electrònic rere el correu electrònic per trobar el que busqueu. A continuació, haureu de desplaçar-vos cap avall fins al correu electrònic que esteu redactant per tal de parafrasejar el que acabeu de trobar, fora de context i, sovint, faltant punts destacats.
De vegades, un destinatari pot respondre al vostre correu electrònic amb un fil de correu electrònic completament nou, és a dir, la vostra conversa es produeix ara en dos o més fils separats.
Si esteu en una conversa de grup, la cosa es torna encara més complicada. Fer un seguiment de qui respon a què, quan i a què van respondre les respostes aquells les respostes es converteixen en una proesa gairebé impossible.
La resposta en línia és la solució
En lloc d’haver publicat les millors publicacions, hauríem de respondre en linia - és a dir, dins del cos del missatge de correu electrònic original. A Outlook i Apple Mail, podeu veure el missatge original tan aviat com premeu Respondre. A Gmail, només cal que premeu els tres punts a la part inferior de la pantalla de redacció per mostrar la conversa.
Consell: Per eliminar la línia vertical de 'pressupost' de la resposta a Gmail, ressalteu el correu electrònic complet i feu clic a sagnat menys botó.
La resposta en línia resol el problema de la necessitat de desplaçar-vos per masses de missatges perquè el missatge de correu electrònic original s’inclou i es pot cercar al missatge més recent que rebeu en aquesta conversa. Això significa que tot es manté en context.
A més, no haureu de perdre el temps resumint les respostes d’altres persones, ni copiar fragments de correus electrònics només perquè les vostres respostes tinguin sentit. Amb les respostes en línia, tot està disponible per referir-se en qualsevol moment.
I per als fils relacionats amb diverses persones, distingir qui va dir què i en resposta a qui és fàcil (si es fa correctament).
Resposta correcta en línia
Quan la majoria de les persones responen en línia, simplement escriuen les seves respostes al costat del text al qual volen respondre i ho fan negre o vermell.
Això és lluny de ser ideal. Tan bon punt algú obri un correu electrònic en text pla, no pot veure aquest format. I tan bon punt hi hagi més d’un parell de persones en un fil, les coses es poden desordenar ràpidament.
Per tant, aquí teniu una guia ràpida sobre correctament la resposta en línia és escalable i reduirà al mínim la confusió.
1. No confieu en el format
Com es va esmentar, en alguns casos és possible que un destinatari no pugui veure el format que incloeu en un correu electrònic (p. Ex., Pot preferir el text sense format). Si algú és daltònic, pot ser que sigui difícil seguir fils que continguin diversos colors.
Com puc canviar quin compte de Gmail és el meu predeterminat
Per descomptat, utilitzeu el format per facilitar la cerca de respostes a l’hora d’escanejar un correu electrònic. Però no us confieu únicament sobre ell.
2. Resposta de la prefaci amb el vostre nom
En lloc de confiar en el format, preneu l’hàbit de prologar totes les vostres respostes amb el vostre nom i, si us heu d’organitzar especialment, la data. Demaneu a tots els destinataris que facin el mateix.
Actualment, a Gmail, no teniu més remei que escriure el vostre nom manualment. El mateix passa amb la sempre anodina aplicació Apple Mail.
Tanmateix, si utilitzeu l'Outlook, hi ha una funció que prologa automàticament les vostres respostes amb el vostre nom. Per fer-ho, aneu a Fitxer> Opcions> Correu . Després vés a Respostes i reenviament , comproveu el Prefaci de comentaris amb i escriviu el vostre nom al quadre de text. Quan respongueu al cos d'un correu electrònic, el vostre nom apareixerà automàticament entre claudàtors.
Mailbird també té aquesta opció per defecte.
3. Utilitzeu els salts de línia, si us plau
Sempre que deixeu una resposta en línia, hauria d’estar en una línia nova, en lloc d’inserir-la a mitja frase o al final d’un paràgraf.
D’aquesta manera, és molt més fàcil que altres persones responguin als vostres comentaris i simplifiqui l’escaneig de la conversa que es produeix al voltant de cada punt.
4. Sagnat de respostes a diversos nivells
Quan es tracten diversos punts en un correu electrònic, tindreu diversos fils en un sol missatge.
Per mantenir-los organitzats, heu de sagnar les respostes amb fil, de manera que sigui evident quins comentaris es relacionen amb cada punt. Personalment, trobo aquí els caràcters més intuïtius mitjançant claudàtors angulars (>), ja que és possible que els punts vius no apareguin als correus electrònics de text pla.
Això us estalviarà molts esforços intentant esbrinar a quina part de la conversa heu d’estar atents.
5. Últim recurs: utilitzeu una eina millor
Ningú no pretén que les respostes en línia siguin la solució perfecta aquí. Però si no teniu més remei que utilitzar el correu electrònic, preneu-vos el temps per escriure correus electrònics eficients i eficaços. Basant-se en els motius anteriors, la resposta en línia és la millor manera de fer progressar els projectes. També ajuda a tothom a mantenir-se al dia amb diverses converses dins dels fils de correu electrònic sense haver de perdre el temps buscant llargues llistes de correus electrònics passats.
Tot i que, fins i tot si trobeu que les respostes en línia són massa complexes o si els vostres col·legues no poden prendre l’hàbit de respondre correctament en línia, pot ser que sigui el moment de buscar una eina diferent.
Eines de comunicació com Fluix , Yammer , i Acollir-se facilitar les comunicacions complexes en equip. En lloc de continuar lluitant amb el correu electrònic, pot ser que arribi el moment de provar-ne un.
Escampa la veu
Quan adopteu aquestes senzilles regles de resposta en línia, molts destinataris apreciaran l’eficàcia d’aquest comportament de correu electrònic i començaran a imitar el vostre enfocament de manera natural.
Tanmateix, si no copien l’etiqueta de correu electrònic pensada, traieu-les cap amunt. Envieu-los aquest article. Descriviu com voleu que responguin i expliqueu que estalviarà molts missatges incompresos, temps perdut i pèrdua de context.
Realment no hi ha cap desavantatge.
Creieu que aquestes regles us ajudaran a estar al dia dels fils de correu electrònic complexos? Hi ha algun altre consell de resposta en línia que creieu que seria útil?
Crèdit de la imatge: sangoiri / Depositphotos
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic Una guia per a principiants d’animació de la parlaAnimar la parla pot ser un repte. Si esteu preparat per començar a afegir diàlegs al vostre projecte, us desglossarem el procés.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Gmail
- Consells per correu electrònic
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale és llicenciat en Filosofia per la Universitat de York, Regne Unit. Ha treballat com a gestor i consultor de xarxes socials durant més de cinc anys, mentre impartia tallers a diversos països. Durant els darrers dos anys, Rob també ha estat un escriptor de tecnologia i és el gestor de xarxes socials de MakeUseOf i l’editor de butlletins. Normalment el trobareu viatjant pel món, aprenent l’edició de vídeos i experimentant amb la fotografia.
Més de Rob NightingaleSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
llista de desitjos amazon cerca per nomFeu clic aquí per subscriure-us