Home-theater-designers
La dependència excessiva del paper a les oficines perjudica el medi ambient. A part d’això, assegurar documents delicats d’oficina pot ser una molèstia. Com a resultat, els fitxers crítics amb la missió es podrien exposar a qualsevol persona, inclòs un visitant aleatori.
En eliminar el paper de l’oficina, podeu evitar tots aquests riscos. A continuació, es mostren algunes aplicacions i consells en línia per fer que la vostra oficina no tingui papers.
1. Eines de gestió de visitants
Canvieu d'un llibre de registre de visitants en paper a un sistema de gestió de visitants en línia. Les eines innovadores i robustes de gestió de visitants poden administrar tot el procés de gestió de visitants d’oficina.
Pista del vestíbul us permet fer un seguiment de tots els visitants mentre feu fotos i imprimiu insígnies alhora. També inclou funcions com la notificació d’amfitrions, la gestió de l’evacuació d’emergència i l’avís del personal de seguretat.
Proxyclick és una solució basada en el núvol que us ajuda a controlar el flux de persones. L’eina es pot personalitzar i segueix un enfocament integrat per mantenir els taulells frontals eficients i les dades sensibles segures.
2. Aplicacions de comptabilitat
Gestionar la comptabilitat de l’oficina en paper també pot ser trepidant, trigar i confondre. Amb l’ajut d’aplicacions de comptabilitat, podeu fer que el procés sigui sense paper, ràpid i sense esforç.
Sage Accounting és una aplicació de comptabilitat que podeu utilitzar fins i tot sense antecedents en comptabilitat. Un cop el connecteu amb el vostre compte bancari, el flux de transaccions esdevé perfecte. Podeu fer un seguiment de les vendes, les compres i el flux de caixa mitjançant la funció d'informes fàcils.
QuickBooks és una altra eina de comptabilitat en línia que us permet gestionar l’autoliquidació de l’IVA, els impostos i la nòmina dels empleats. QuickBooks POS és una edició ampliada que permet als propietaris de petites empreses gestionar comptadors sense paper.
3. Aplicacions de gestió de projectes
Si teniu previst utilitzar papers durant una fase de gestió de projectes, us podria costar molt. Per mantenir tots els membres de l’equip a la mateixa pàgina, haureu d’imprimir diverses còpies del mateix fitxer. No obstant això, podeu evitar aquestes despeses i fer-vos respectuós amb el medi ambient utilitzant eines de gestió de tasques o projectes.
Eina de gestió de projectes Asana té una interfície d’usuari intuïtiva que tothom pot utilitzar per assignar i fer un seguiment de les tasques. L’aplicació us ajuda a compartir fitxers en temps real, a comentar tasques i a generar informes digitals.
Feu clic a és una altra eina de gestió de projectes que us permet integrar moltes aplicacions de tercers. També ofereix una vista de càrrega de treball que us ajuda a fer un seguiment de la càrrega de treball de recursos individuals.
Relacionat: Què és ClickUp? Les millors funcions de gestió de projectes
4. Eines de llista de tasques
Encara malgasteu notes adhesives per anotar les vostres tasques? Haureu de desfer-vos-en i optar per les aplicacions de la llista de tasques.
Todoist us permet enumerar totes les tasques de manera organitzada. També us permet afegir seccions i subtasques per classificar les vostres tasques. També podeu afegir nivells de prioritat i etiquetes preferides en aquesta aplicació.
Any.do us permet accedir a la vostra llista de tasques des de qualsevol dispositiu. També us recordarà que feu tasques importants a l’hora assenyalada.
5. Aplicacions per prendre notes
Un cop deixeu el procés de presa de notes sense papers, podreu estalviar el cost dels blocs de notes i dels bolígrafs. A més, no haureu de passar temps buscant el bloc de notes en un despatx desordenat abans d’una reunió.
Amb una aplicació per prendre notes com ara Evernote , podeu mantenir tota la informació crucial accessible a tots els dispositius, gràcies a la seva funció de sincronització en línia. També podeu personalitzar el format de les notes i afegir-hi imatges, fitxers d’àudio i documents segons la vostra elecció.
Simplenote us permet afegir, veure, editar i publicar notes en format Markdown. Vosaltres i el vostre equip podeu compartir qualsevol nota en un grup per treballar i col·laborar en idees.
6. Eines d’escaneig de documents
Si heu decidit deixar-vos sense paper, la vostra estratègia hauria de fer còpies digitalitzades dels vostres documents en paper existents.
Ús Adobe Scan al telèfon intel·ligent per convertir un document en paper en un fitxer PDF. L’aplicació també us ajuda a gestionar les dimensions dels fitxers, a part d’oferir funcions com retallar, rotar, anotar, signar i editar el color.
PDF ABBYY FineReader és un escàner de documents avançat que admet més de 190 idiomes i els desa en 12 formats de fitxer diferents. A més d’escanejar tant el text imprès com el manuscrit, us permet afegir comentaris i signatures.
7. Aplicacions per compartir fitxers i seguretat
Queden els dies en què havíeu de fer còpies impreses del vostre informe i distribuir-les entre els destinataris. Amb les aplicacions per compartir fitxers en línia, podeu emmagatzemar els fitxers al núvol i compartir l'accés només amb els destinataris elegibles.
Caixa us permet desar i compartir fitxers i documents al núvol, seguint les polítiques de privadesa de dades i de compliment de la indústria. Fa que la col·laboració entre els membres de l’equip sigui perfecta.
També podeu utilitzar Google Drive per emmagatzemar de manera segura fitxers d’oficina i compartir-los només amb els destinataris previstos. A més, l'eina us permet organitzar fitxers mitjançant diferents carpetes.
8. Aplicacions de calendari
Les aplicacions de calendari s’han convertit en una part inseparable de la vida professional. Tot tipus d’empreses es poden beneficiar d’utilitzar una aplicació de calendari en lloc d’anotar les cites en un diari en paper.
Calendly és una aplicació de programació de cites en línia on podeu programar les vostres reunions de manera professional i eficient. Podeu automatitzar el recordatori i el procés de seguiment amb aquesta aplicació.
Google Calendar és un popular calendari en línia on podeu pintar les entrades del calendari per organitzar els esdeveniments del calendari. La seva eina de suggeriments ajudarà a omplir les entrades automàticament per estalviar temps. Podeu editar fàcilment la programació de qualsevol reunió en línia d’aquest calendari en línia.
Relacionat: Consells per evitar la dilatació i complir els terminis
9. Acords digitals i eines de signatura electrònica
Ara és el moment d’abandonar els documents legals impresos. Mou-te al món dels acords digitals i les signatures electròniques per estalviar paper i millorar l'eficiència laboral del teu equip.
Proposar és una plataforma en línia que us permet fer, fer un seguiment, enviar i signar electrònicament tot tipus de contractes, propostes i acords. Podeu utilitzar plantilles de propostes predissenyades a la biblioteca de contingut d'aquesta aplicació.
PandaDoc us permet racionalitzar la gestió dels vostres acords creant, editant i signant documents fàcilment. Ofereix serveis com a propostes, pressupostos, contractes i formularis, tot en format digital sense paper.
10. Aplicacions de fax en línia
Fins i tot si teniu previst eliminar tots els faxos, és possible que no sigui possible si els clients insisteixen a utilitzar-los. Tot i així, les aplicacions de fax en línia us pot ajudar a treure el paper del fax. Aquestes aplicacions redirigiran els faxos a l'ordinador, el telèfon intel·ligent o qualsevol altre dispositiu que trieu. Per tant, també podeu automatitzar el fax i estalviar milers de fulls de paper cada any.
RingCentral és un programari de fax en línia que us permet gestionar els faxos entrants i sortints en línia, tot oferint un estalvi considerable. També podeu utilitzar HelloSign per enviar i rebre faxos mantenint la confidencialitat i la seguretat.
Aneu en verd substituint els papers per eines en línia
Ara podeu dibuixar una imatge clara a la vostra ment per planejar anar sense paper a l’oficina o a casa, allà on treballeu. No trigar a implementar una política de lloc de treball sense papers quan les aplicacions en línia anteriors estiguin al vostre servei.
cerqueu una cançó d’un vídeo
Eliminar el paper és una de les moltes maneres de desordenar l’espai de treball i augmentar la productivitat.
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic 10 maneres d’augmentar la productivitat desordenant l’estació de treballEsbrineu com una estació de treball lliure de desordres us ajuda a treballar amb atenció i completar les tasques a temps.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Eines en línia
- Document digital
- Programari d’organització
Tamal és escriptor independent a MakeUseOf. Després d’haver obtingut una experiència considerable en tecnologia, finances i processos comercials en la seva feina anterior en una empresa de consultoria de TI, va adoptar l’escriptura com a professió a temps complet fa 3 anys. Tot i que no escriu sobre la productivitat i les últimes notícies tecnològiques, li encanta jugar a Splinter Cell i veure Netflix / Prime Video.
Més de Tamal DasSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us