Com arxivar tots els correus electrònics antics a Gmail i arribar a la safata d'entrada zero

Rebre massa correus electrònics pot omplir la safata d’entrada amb molts elements innecessaris. Tot i que esteu acostumat a això, encara us afegeix una mica de pes. Tens la càrrega de tenir tants missatges sense obrir, però no vols suprimir-ne cap.

Qui sap? Un missatge no llegit a la safata d’entrada pot salvar la vostra pell en el futur. Llavors, què heu de fer per netejar la safata d’entrada sense perdre dades? Arxivant Així és com ho feu.

Què és un arxiu?

D'acord amb la Diccionari Cambridge , un arxiu és un recull de registres històrics relacionats amb un lloc, organització o família. També es defineix com un fitxer informàtic que s’utilitza per emmagatzemar informació electrònica o documents que ja no utilitzeu amb regularitat.

De la mateixa manera, a Gmail, un arxiu és un dipòsit dels vostres missatges que no utilitzeu regularment. Posar un correu electrònic al vostre arxiu és emmagatzemar-lo en algun lloc fora de la vista i fora de la ment. Però encara hi és si cal tornar-hi algun dia. És com el soterrani, on emmagatzemeu articles que no necessiteu però que podríeu utilitzar en el futur.

Quan arxiveu un correu electrònic no llegit a Gmail, surt de la safata d'entrada i s'emmagatzema a Tot el correu. També es descomptarà del nombre de missatges no llegits.

Per trobar els vostres correus electrònics arxivats, aneu a Tots els correus a la barra lateral. També podeu escriure a: arxiu a la barra de cerca de Gmail per mostrar només els missatges arxivats.

Què fa (i no fa) l'arxivament

Per entendre els seus avantatges, heu de saber què passa exactament quan arxiveu missatges de Gmail antics.

Els correus electrònics arxivats no se suprimeixen automàticament . L’arxiu és com una volta. Tot i que els correus electrònics de la paperera s’esborren automàticament al cap de 30 dies, els correus electrònics arxivats romandran al vostre Gmail fins que no els elimineu manualment.
Es poden cercar correus electrònics arxivats . Gmail té un potent motor de cerca. Quan cerqueu qualsevol cosa, els correus electrònics arxivats en formen part. Si voleu excloure'ls i cercar només a la safata d'entrada, escriviu a: safata d’entrada abans del terme de cerca.
Els correus electrònics arxivats compten com a espai d'emmagatzematge . Els correus electrònics suprimits s’eliminen de la unitat de Gmail, cosa que us proporciona més espai. D'altra banda, els correus electrònics arxivats encara consumeixen emmagatzematge, ja que continuen formant part del vostre Gmail.
Els correus electrònics arxivats no es marquen com a llegits automàticament . Si arxiveu un missatge de correu electrònic sense obrir-lo, aquest correu electrònic quedarà sense llegir fins que no hi actueu.
Es poden navegar pels correus electrònics arxivats . Gmail no té una pestanya 'Arxiu' per examinar els missatges que heu enviat aquí. Tanmateix, podeu utilitzar el fitxer Tot el correu per veure els correus electrònics de la safata d'entrada i de l'arxiu junts.
Els correus electrònics arxivats funcionen amb etiquetes . Podeu afegir una etiqueta a un missatge i després arxivar-lo. L’etiqueta encara es mantindrà. Quan feu clic a l'etiqueta per veure tots els missatges etiquetats amb ella, també apareixerà el correu electrònic arxivat.

Per què 'Marca com a llegit' no és suficient?

Tot i que marcar el missatge no llegit com a llegit pot reduir els números molestos, no és tan bo com arxivar. Això es deu al fet que la vostra safata d'entrada encara està plena de molèsties.

Quan arxiveu un correu electrònic que no necessiteu, surt de la pantalla de correu electrònic principal. D’aquesta manera, podeu centrar-vos en missatges més crítics.

Com puc reproduir música des del telèfon Android al cotxe?

Si creieu que necessitareu aquest correu electrònic en el futur, podeu utilitzar la potent funció de cerca de Gmail per trobar-lo. Al cap i a la fi, no voldríeu desplaçar-vos per centenars, si no milers, de correus electrònics que busquen alguna cosa.

Com arxivar un correu electrònic

Tant si accediu al vostre compte des del telèfon intel·ligent com des de l’ordinador, arxivar és senzill i fàcil.

A l’ordinador

Hi ha tres maneres de fer-ho. El primer és marqueu la casella de selecció del missatge que voleu arxivar. A continuació, apareixerà una fila d'icones a la fila superior de la safata d'entrada; feu clic a Arxiu i Gmail enviarà el missatge a la carpeta 'Tot el correu'.

La segona opció és obriu el correu electrònic en qüestió. Un cop carregades, apareixeran les mateixes icones que les anteriors. Seleccioneu el fitxer Arxiu i tornareu a la safata d'entrada principal. A Conversa arxivada . apareixerà la notificació a la part inferior dreta de la pantalla, confirmant el procés.

Una tercera opció és eliminar l’etiqueta de la safata d’entrada. En fer clic a x a l’etiqueta, Gmail mourà el correu electrònic de la safata d’entrada a Tot el correu. S'ha eliminat una conversa de la pàgina ' Safata d’entrada 'La notificació hauria d'aparèixer a la part inferior dreta del navegador per confirmar-la.

Al vostre telèfon intel·ligent

Galeria d'imatges (3 imatges) Amplia Amplia Amplia Tanca

Tant si sou usuari d’Android o d’IOS, l’arxiu és pràcticament el mateix. Obriu l'aplicació Gmail i després llisqueu el missatge voleu arxivar a l'esquerra o a la dreta.

Alternativament, obriu el missatge a continuació, trieu el fitxer Arxiu del menú superior dret. És la quarta icona de la dreta. Hauríeu de veure com el missatge desapareixia de la safata d'entrada i a 1 arxivat notificació a la part inferior quan feu això.

Finalment, podeu tocar el fitxer Etiquetes secció just després de l'assumpte. A Etiqueta com a apareixerà la finestra: desmarqueu Safata d’entrada etiqueta i, a continuació, premeu D'acord . El correu electrònic s'elimina de la safata d'entrada i d'un fitxer S'ha canviat l'etiqueta apareixerà la notificació a la part inferior.

Manteniment net de la safata d'entrada

Si no voleu la molèstia de seleccionar manualment els correus electrònics per a l'arxiu, utilitzeu la funció de filtre de Gmail per fer-la automàticament. Això és especialment útil per a rebuts que no necessiteu veure, però que heu de conservar.

Aquí teniu una guia pas a pas per fer-ho:

què puc desinstal·lar de Windows 10

Obriu el correu electrònic que vulgueu arxivar automàticament.
Al menú superior, seleccioneu el fitxer submenú de tres botons .
Trieu Filtra missatges com aquests .

Apareix un filtre amb la barra de cerca; feu clic a Crea un filtre .
Poseu una paparreta a Omet la safata d'entrada (arxiva-la) casella de selecció.
(Opcional) Si voleu que aquests missatges s'obrin automàticament, marqueu el botó Marcar com llegit opció.
(Opcional) Per arxivar els missatges existents, marqueu el botó Apliqueu també el filtre a # converses coincidents .
Fer clic a Crea un filtre .

Retorn d'un correu electrònic arxivat

Si accidentalment heu arxivat a la safata d'entrada un missatge que necessiteu, podeu desfer l'acció prement el botó Desfés de la notificació.

Si us ho heu perdut, aneu a Tot el correu, a continuació, trieu el correu electrònic que vulgueu tornar. Al menú superior, seleccioneu Mou a Safata d'entrada .

Si el missatge que voleu tornar a la safata d'entrada no és recent, localitzeu-lo a la barra de cerca de Gmail. Repetiu el procediment quan hàgiu obert el correu electrònic.

Com arxivar-ho tot a Gmail

Si voleu començar amb una pissarra neta i arxivar tots els missatges de Gmail, podeu utilitzar la funció de filtre de Gmail. També podeu utilitzar altres ordres per refinar més el filtre.

A la barra de cerca, introduïu el següent: a: safata d’entrada . Això retorna tots els correus electrònics de la safata d'entrada.
Si voleu restringir el filtre, escriviu abans: aaaa / mm / dd per incloure tots els correus electrònics abans d’una data específica. També podeu utilitzar després: aaaa / mm / dd si voleu arxivar només un període concret.
Quan la cerca tingui resultats retornats, feu clic a casella de selecció al menú superior.
Una notificació que diu Les 100 converses d'aquesta pàgina estan seleccionades. Seleccioneu totes les converses que coincideixin amb aquesta cerca Apareixerà.
Fer clic a Seleccioneu totes les converses que coincideixin amb aquesta cerca
Escull el Botó d'arxiu
A Confirmeu l'acció massiva apareixerà la finestra. Trieu D'acord .

Depenent del nombre de correus electrònics que tingueu, Gmail trigarà una estona amb aquest filtre. Però al cap d’un temps, tots els vostres correus electrònics desapareixeran de la safata d’entrada i s’emmagatzemaran de manera segura a l’Arxiu. És el pas més senzill per aconseguir i mantenir la safata d'entrada zero.

Safata d’entrada zero en perpetuïtat

Mitjançant els consells i trucs que es descriuen aquí, Inbox Zero és ara fàcilment accessible. Utilitzeu la potent barra de cerca i filtre de Gmail per enviar automàticament correus electrònics a l’arxiu, mantenint la safata d’entrada neta de tota la vida.

Milloreu encara més la vostra experiència de correu electrònic aprenent a fer-ho programar correus electrònics o portant el Experiència de l'aplicació Gmail al vostre Mac . Apreneu els secrets de Gmail i sigueu el més productiu possible amb els vostres correus electrònics.

Compartir Compartir Tweet Correu electrònic Els 6 proveïdors de correu electrònic més populars millor que Gmail i Yahoo Mail

Aquests populars proveïdors de correu electrònic ofereixen diferents avantatges que els diferencien de Gmail i Yahoo Mail.

Llegiu a continuació Temes relacionats

Internet
Productivitat
Gmail
Consells per correu electrònic
Gestió del temps
Safata d’entrada de Google
Safata d’entrada zero
Consells sobre productivitat

Sobre l'autor Jowi Morales(77 articles publicats)

Jowi és escriptor, entrenador de carrera i pilot. Des que el seu pare va comprar un ordinador de sobretaula quan tenia 5 anys, va desenvolupar el seu amor per qualsevol ordinador. Des de llavors, ha estat utilitzant i maximitzant la tecnologia en tots els aspectes de la seva vida.

Més de Jowi Morales

Subscriu-te al nostre butlletí

Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.

Feu clic aquí per subscriure-us