Home-theater-designers
Potser esteu en una posició en què necessiteu demanar ajuda als vostres companys de feina o enviar-los tasques, però us sentiu una mica incòmode, o simplement no us preocupen totes les trucades i correus electrònics d'anada i tornada. Per què no crear un tauler de sol·licitud de projectes?
Tot i que podeu registrar-vos a una eina de gestió de projectes com ClickUp o Asana i fer que els vostres companys de feina s'uneixin a vosaltres, és possible que ja tingueu accés a una solució senzilla i sense cost: Fulls de càlcul de Google. Seguiu aquest article per saber com podeu crear un tauler de sol·licitud de projectes amb aquesta eina de full de càlcul comuna.
Creació d'un disseny del tauler de sol·licitud de projecte a Google Sheets
L'objectiu de crear un tauler de sol·licitud de projectes és doble. Serveix com una manera de superar la fricció que provoca la delegació de tasques. A més, redueix la comunicació d'anada i tornada, estalviant temps.
Bàsicament, amb cada tasca que afegiu al tauler, traceu tot el que el vostre company de feina necessita saber per completar-la. Per tant, voldreu ser coherents i crear un disseny que us demani que afegiu detalls vitals cada vegada. Detalls com:
- Dates de venciment.
- Prioritat.
- Descripcions.
- Qui és el responsable.
- Qui l'assigna.
Com que cada lloc de treball és diferent, és possible que hi hagi alguns detalls addicionals que podeu incloure per adaptar-lo a les necessitats del vostre equip. Per tant, abans de començar, preneu-vos un moment per reflexionar-ho. Si ara no se'n pensen cap, els podeu afegir més tard, però recordeu que menys és més. No voldríeu afegir cap pas innecessari.
com utilitzar l'aplicació extraescolar sense Facebook
Per començar amb el vostre tauler de sol·licitud de projectes, obriu un document en blanc a Google Sheets. Escriviu els títols següents i els extres que us trobeu a la part superior del full de càlcul:
- Tasca —aquí, donareu a la tasca un títol únic.
- Descripció —sota aquest títol, escriureu un breu resum del que necessiteu que facin. Per mantenir les coses ordenades, utilitza Clip en el teu Embolcall de text configuració per ficar el text a la cel·la següent.
- Cesionari —aquí és on etiquetareu el company de feina a qui esteu lliurant la tasca.
- Prioritat —aquí, podeu mostrar la urgència.
- Degut —Això es comunicarà el termini de la tasca.
- Estat —el vostre equip utilitza aquesta columna per compartir el progrés.
- Creat per —el delegat posarà aquí el seu nom perquè els encarregats sàpiguen de qui prové la tasca i la informació.
Ajudeu els vostres títols a destacar posant-los en negreta i afegint un color de fons a la fila. Tu pots també congela la fila superior del teu full de càlcul de Google destacant-lo i anant a Veure al menú superior, Congelar , i llavors 1 fila .
Afegir botons d'estat a Fulls de càlcul de Google
Afegir un botó d'estat al tauler de sol·licitud de projecte us ofereix a vosaltres i als vostres companys de feina una manera ràpida de compartir el progrés. També és una manera fantàstica d'obtenir una visió general ràpida de la càrrega de treball de tothom i identificar si algú podria utilitzar una mà addicional. Alguns exemples d'estat que podeu utilitzar són:
- Fer.
- Fent.
- Fet.
- Enganxat.
- En espera.
- Per revisar.
Podeu crear un botó d'estat de treball, com els que trobeu al programari de gestió de projectes com ClickUp i Asana, afegint un menú desplegable al vostre full. Fer això:
- Ressalteu la vostra columna d'estat. Aguanta CTRL o CMD i feu clic a la cel·la del títol per deseleccionar-la.
- Anar a Dades al menú superior.
- Feu clic Validació de dades , i s'obrirà una barra lateral.
- Sota Criteris , assegureu-vos de tenir Menú desplegable seleccionat.
- Ompliu les vostres opcions als camps de text següents, utilitzant el Afegeix un altre element botó per crear llocs addicionals.
- Assigna a cadascun el color que vulguis.
- Hit Fet .
Ara tindreu un menú que el vostre equip pot utilitzar per mostrar l'estat d'una tasca. Hi ha un botó d'edició a la part inferior de la llista, però només funciona per a la cel·la seleccionada. Per canviar tots els botons d'estat, torneu al menú de validació de dades i seleccioneu la regla que voleu editar a la barra lateral.
Repetiu aquests passos per afegir opcions ràpides al vostre Prioritat , Cesionari , i Creat per columnes si voleu.
Ús de comentaris per assignar i discutir tasques a Fulls de càlcul de Google
Si simplement etiquetes o menciones algú al full, Google no enviarà cap notificació. Quan assigneu algú a un projecte, podeu avisar-lo seguint aquests passos:
- Seleccioneu el nom de la tasca que voleu lliurar-los.
- Feu clic amb el botó dret i trieu Comenta o aneu a la icona de la bombolla de la barra d'eines.
- Escriviu @ i després el seu nom o adreça electrònica; si voleu, també podeu incloure un missatge aquí.
- Fer clic a Assignar .
Ara, si el vostre company de feina té preguntes, les pot afegir com a comentari al mateix fil. Si manteniu totes les vostres comunicacions sobre la tasca al mateix lloc que l'heu assignat, tots dos sabreu exactament on tornar a trobar la conversa més tard si algú necessita una actualització.
Ús de l'historial de versions a Google Sheets
Com que hi haurà més d'una persona utilitzant el full, és bo que tingueu una còpia de seguretat, per si algú esborra accidentalment o escriu informació important. A la part superior del vostre full, veureu un hiperenllaç que indica que s'ha produït l'edició més recent. Feu clic a això i veureu còpies de seguretat de sessions de treball anteriors i els canvis que s'han produït.
Ús de l'historial de versions a Google Sheets és útil perquè podeu veure els vostres projectes i notes anteriors si en necessiteu un registre. Però també podeu tornar a una versió anterior si el vostre full es fa malbé d'alguna manera, passa.
es pot girar un vídeo al reproductor de Windows Media
Nota : si voleu un registre més directe de les tasques completades, afegiu un altre full al vostre document utilitzant el símbol més a la part inferior esquerra de la pantalla i retalleu i enganxeu les files allà quan l'estat canviï a Fet .
Col·labora amb Google Sheets
Crear un tauler de sol·licitud de projectes a Fulls de càlcul de Google és una manera excel·lent d'estalviar temps a l'hora de delegar i col·laborar en les tasques. No només hi haurà menys d'anada i tornada, sinó que tothom sabrà on trobar la informació de les tasques, tenint-ho tot en un sol lloc.
També us ajuda a evitar algunes de les molèsties que podríeu sentir per demanar ajuda o repartir tasques. Us sentireu més còmodes amb això a mesura que aneu.