Home-theater-designers
Excel és una excel·lent eina per processar dades, però té les seves limitacions. Quan tingueu fórmules excessivament complicades o si l’ordinador es bloqueja en obrir un fitxer Excel, potser us recomanem que utilitzeu un format de fitxer diferent.
Quins són els casos d’ús per als quals hauríeu de considerar diferents programes? Aquí teniu algunes situacions en què heu d’utilitzar una altra aplicació.
1. Bases de dades massives
Si no coneixeu bé els ordinadors, és probable que penseu que Excel (o Fulls de càlcul de Google) és l’única manera d’emmagatzemar dades. Al cap i a la fi, les darreres versions d'Excel tenen 16.384 columnes i 1.048.576 files, que sumen un total de 17.179.869.184 cel·les.
Tot i que es tracta d’una gran quantitat d’informació, heu de tenir en compte que l’ordinador la carregarà tota alhora. Per tant, si utilitzeu moltes cel·les, podeu esperar que el vostre PC funcioni lentament. Tenir cent, o fins i tot mil, files no serà un problema.
Tot i això, si continueu recopilant dades al llarg dels anys o si teniu diversos usuaris que afegeixen informació a un fitxer, fins i tot equips potents tindran dificultats per carregar-la. Això es deu al fet que Microsoft carrega totes les dades quan obre el fitxer.
Tot i que és útil per analitzar dades a curt termini, malgasta la potència de càlcul si només cal analitzar informació específica. Per exemple, si necessiteu l'adreça de correu electrònic d'un client, no cal que carregueu la resta de la base de dades de clients.
Una bona alternativa per emmagatzemar dades és utilitzar un servei o programari de base de dades dedicat. Ofereixen les mateixes funcions que Excel, com ara l’anàlisi de dades, però amb una funcionalitat encara més gran. Podeu utilitzar Microsoft Access si sou fan de Microsoft Suite. Altres alternatives inclouen el LibreOffice Base i altres.
2. Anàlisi de dades complexes
Microsoft Excel té un nombre important de fórmules disponibles. Ofereix la fórmula de suma més senzilla a funcions complicades com ara valor net actual (calcula el valor temporal dels diners) i previsió (s’utilitza per calcular valors futurs).
com convertir PNG a PDF a Windows 10
Tot i això, si us trobeu fent diverses funcions complicades, és hora que penseu en altres solucions. Excel és una eina excel·lent si les variables de la vostra fórmula es basen en dades brutes. Però si trobeu que les vostres funcions es basen en cèl·lules que són fórmules pròpies, penseu en utilitzar un programari d'anàlisi dedicat.
Si els vostres fulls de càlcul es basen en diverses fórmules, la capa de complexitat afegida significa que és fàcil que no es detectin els errors. I fins i tot si trobeu errors, no és fàcil rastrejar-los si les vostres fórmules tenen una longitud de tres línies.
En lloc d’utilitzar Excel per a escenaris complicats, proveu d’aprendre un llenguatge de programació com Python. És fàcil d’entendre, i n’hi ha diversos recursos gratuïts per començar sobre ell. I si no esteu inclinat a estudiar la programació, també podeu utilitzar eines d’anàlisi de dades dedicades que són molt més fàcils d’utilitzar.
disc de Windows 10 funcionant al 100%
3. Gestió de projectes
Abans de l’aparició d’eines dedicades a la gestió de projectes com Asana i Trello, molts professionals utilitzaven Microsoft Excel. Al cap i a la fi, és fàcil de configurar. Fins i tot hi ha plantilles que podeu descarregar per ajudar-vos a començar.
Però tan bon punt el vostre equip creix —o comenceu a tenir més projectes—, les coses es compliquen. Tret que utilitzeu la versió en línia d'Excel, el vostre equip no podrà utilitzar el fitxer de gestió de projectes simultàniament. I quan afegiu més tasques i subtasques, pot ser que tingueu massa informació en un full.
A més, a mesura que hi ha més persones que tenen accés al fitxer, hi ha més possibilitats de barrejar-se sense voler. És possible que, sense voler-ho, canviïn una fórmula o fins i tot suprimissin informació crucial. Crear i assignar dependències de projectes també pot resultar confús.
Per això, és millor obtenir una aplicació dedicada a la gestió de tasques per gestionar el vostre equip. Les aplicacions dissenyades específicament us permetran a vosaltres i al vostre equip obtenir una visió clara de tot el que cal fer. Fins i tot podeu assignar tasques a membres específics perquè no passi per alt res.
I si teniu un pressupost, podeu trobar eines de gestió de projectes gratuïtes en línia. Ara podeu mantenir tothom a la mateixa pàgina sense haver de gastar ni un cèntim.
4. Formularis
A causa de la seva fàcil disponibilitat, Excel s’utilitza sovint com a formulari. Hi ha hagut molts casos en què esdeveniments i reunions han utilitzat ordinadors portàtils i fitxers Excel per al registre de convidats.
Utilitzar Excel (o qualsevol full de càlcul) com a formulari és convenient perquè els organitzadors poden analitzar directament les seves dades. No obstant això, això comporta diversos inconvenients.
- En primer lloc, no tindríeu control sobre l’entrada de dades. Tothom podria escriure informació incorrecta i no seria més savi. Tampoc hi ha estandardització de dades. Una persona podria escriure a Nova York sota estat, mentre que una altra escrivia a Nova York. Això és problemàtic durant l’anàlisi de dades.
- En segon lloc, si teniu diversos llocs de registre, tindríeu conjunts de dades separats que requereixen consolidació. Això requereix temps i pot introduir errors a les vostres dades. Això també pot provocar duplicacions d’esforços, ja que els usuaris poden introduir les seves dades dues vegades.
- En tercer lloc, no hi ha privadesa de dades. Si feu servir un full de càlcul, qualsevol persona pot desplaçar-se per les entrades i recopilar dades. Fins i tot podrien alterar la informació existent, que distorsionarà les vostres dades. Si es produeix una fuita de dades mitjançant el registre d'Excel, podríeu ser responsable.
- Finalment, si utilitzeu Excel per al registre en línia, no és adequat per a bases de dades grans, com ja s’ha dit.
5. Anàlisi de dades financeres
Quan utilitzeu Excel per fer un seguiment de les dades financeres, és probable que hagueu d’enllaçar a diverses fonts. Aquestes fonts poden ser altres fitxers Excel, bases de dades en línia i fins i tot llocs web financers. Tanmateix, a mesura que els afegiu, augmenten les possibilitats d’introduir un error o d’obtenir informació obsoleta.
Fins i tot n’hi ha hagut un incident a J.P.Morgan ja el 2012, quan una fórmula va utilitzar accidentalment sumes de preus en lloc de la seva mitjana quan es calculava el risc. Això, al seu torn, va donar un resultat aproximadament dues magnituds inferior al valor real i va provocar que el banc perdés 6.000 milions de dòlars en operacions.
windows 10 pantalla blava gestió_memòria
Tot i que hi ha altres qüestions, aquesta fórmula mal escrita forma part de la cascada d’errors que va provocar aquesta pèrdua massiva.
Utilitzeu programari dedicat
Microsoft Excel és un excel·lent full de càlcul. És ideal per a conjunts de dades petits o si ho proveu com a prova de concepte. Però si voleu escalar el vostre treball, hauríeu de considerar un programari dedicat.
L’ús de programari desenvolupat específicament per al vostre propòsit us proporcionarà una millor funcionalitat, treballarà més ràpid i us permetrà fer les coses de manera més eficient. Tot i que alguns d’ells costaran temps o diners (o tots dos) per configurar-los, us estalviarà diners a la llarga.
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic Les 10 millors alternatives d'Excel per al vostre full de càlculEsteu buscant una alternativa més barata a Microsoft Excel? Aquestes aplicacions de full de càlcul ofereixen tot el que necessiteu per menys.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Microsoft Excel
- Full de càlcul
- Anàlisi de dades
Jowi és escriptor, entrenador de carrera i pilot. Des que el seu pare va comprar un ordinador de sobretaula quan tenia 5 anys, va desenvolupar el seu amor per qualsevol ordinador. Des de llavors, ha estat utilitzant i maximitzant la tecnologia en tots els aspectes de la seva vida.
Més de Jowi MoralesSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us