Utilitzeu el truc 'Crea una còpia' quan compartiu documents de Google Drive

Utilitzeu el truc 'Crea una còpia' quan compartiu documents de Google Drive

És fàcil fer una còpia de qualsevol document al vostre compte de Google Drive. Però, i si voleu que els vostres col·laboradors facin automàticament una còpia d’un document de Google quan rebin un enllaç per compartir?





aplicacions gratuïtes de música fora de línia per a Android

Proveu aquests consells que utilitzen una petita modificació de l'URL compartit.



La utilitat d’aquest net hack de Google Drive no queda del tot clara del títol, però proveu-ho una vegada i veureu l’avantatge immediat en col·laborar amb altres usuaris a Google Drive.





Aquest mètode és útil quan es vol conservar el document original mentre es dóna espai als altres per editar una còpia del document a la seva pròpia carpeta de Drive.

Els estalviarà un viatge al Fitxer> Fes una còpia ordeneu i compartiu una còpia d'un document de Google de la manera habitual. Així és com funciona.



Compartir una còpia d'un document de Google automàticament

Un cas típic és un document de Google que cada empleat ha d’emplenar individualment. Els col·laboradors poden introduir les dades a la seva pròpia còpia del document sense corrompre l’original.

No els haureu de demanar que en facin una còpia. Simplement seguiu aquests passos i la còpia es farà automàticament per a ells.



Aquest hack funciona a Google Docs, Fulls de càlcul de Google i Presentacions de Google.

  1. Obriu el document de Google Drive que vulgueu compartir.
  2. Feu clic al blau Compartir a la part superior dreta del document.
  3. A la Compartir amb persones i grups , feu clic a qualsevol lloc del menú Obtenir l'enllaç casella indicada per la sol·licitud.
  4. Agafeu l'enllaç del document amb un clic a Copia l'enllaç . Podeu enviar aquest enllaç a qualsevol persona per correu electrònic o qualsevol altre mitjà i després podeu veure, comentar o editar el document. Podeu configurar l'accés triant entre Visor , Comenta , o editor amb un clic a la fletxa cap avall de la dreta.
  5. Copieu-enganxeu l'enllaç compartit en un correu electrònic. Ara, suprimiu-ho tot després de la barra inclinada cap endavant a l’enllaç i inseriu “copia”. Editeu aquesta petita part de tota la part només de l'enllaç. Si feu altres modificacions, apareixerà com una pàgina d'error per al vostre destinatari. Així es veu ara el nou enllaç:
  6. Envieu el correu electrònic i el vostre treball està acabat. Quan el destinatari fa clic a l'enllaç, el porta a la pantalla de Google Drive que li demana que faci una còpia del document.

Quan fan clic Feu-ne una còpia , es desa una còpia local del document a Google Drive. A més, la còpia es rep sense els comentaris que hi hagi a l’original. Si voleu enviar un fitxer amb els comentaris, llegiu el següent consell següent.



Altres trucs d'URL de Google que podeu utilitzar per compartir un document de Google

Hi ha algunes variacions més que podeu forçar als enllaços compartits en funció del que vulgueu que faci el vostre col·laborador. Repassem aquests quatre ajustaments d'URL.

1. Compartiu una còpia de Google Docs que inclogui comentaris

De vegades voleu que els vostres comentaris es traslladin a la còpia perquè els membres de l’equip la puguin utilitzar per treballar amb la seva versió. Podeu fer-ho de dues maneres:

  • Substitueix /edit amb /copy?copyComments=true a l'URL del fitxer.
  • Substitueix /edit amb includeResolvedCommentsOnCopy=false per evitar copiar comentaris resolts.

2. Compartiu una còpia de Google Docs com a vista prèvia

El mode de visualització prèvia és diferent de l’opció Visualitza perquè mostra el document en una interfície sense ordres sense barres de menú ni botons. Per exemple, podeu compartir un full de presentació o una presentació de diapositives a qualsevol persona que no sigui del vostre equip col·laborador.

Utilitzeu el mode de visualització prèvia substituint

/edit

a l'URL del fitxer Google Drive amb

/preview

.

Tingueu en compte que un enllaç de vista prèvia elimina els menús. Per tant, els destinataris no podran utilitzar el fitxer Fitxer> Fes una còpia opció per afegir una còpia al seu propi Google Drive.

Per evitar aquesta restricció, els destinataris poden anar a la barra d'adreces del navegador i substituir-los

/preview

amb

/edit

de nou per fer una còpia per a la seva pròpia unitat.

3. Compartiu un document de Google com a plantilla

Podeu compartir un document de Google com a plantilla. El destinatari obté una còpia lliure de desordres del vostre document menys els menús de Google Drive. També poden fer una còpia del document per a la seva unitat amb un clic al blau Utilitzeu la plantilla botó e.

Substitueix

l’ordinador no reconeix el meu telèfon
/edit

amb

/template/preview

Aquest mètode combina l'opció de visualització prèvia amb l'opció 'Fer una còpia'.

Un enllaç de descàrrega directa funciona com es diu. El membre de l'equip només ha de fer clic a l'enllaç i el fitxer es descarregarà al seu escriptori.

Substitueix

/edit

amb

/export?format=FORMAT

Afegiu el format de fitxer (com ara PDF o CSV) en què s'hauria de desar el document i el vostre enllaç de baixada ja està a punt. L'opció PDF o CSV és ideal perquè és un format universal i el destinatari no necessita un compte de Google per obrir i visualitzar el fitxer.

A més, el receptor obté un fitxer llest per imprimir que pot enviar instantàniament a la impressora. Això funciona amb Documents de Google i Fulls de càlcul de Google, però no amb Presentacions de Google.

Vigileu la configuració per compartir de Google Drive

Google Drive es basa en la col·laboració. Però sempre és una bona idea fer-ho feu un seguiment amb qui compartiu els vostres fitxers . És fàcil perdre la pista quan es treballa en un equip gran.

Els exemples anteriors mostren que és fàcil modificar els URL compartits i accedir als fitxers si els vostres permisos per compartir no es defineixen tenint en compte la seguretat. Dediqueu una estona a gestionar els fitxers compartits a Google Drive i no us haureu de preocupar perquè els fitxers caiguin en mans equivocades.

Compartir Compartir Tweet Correu electrònic 12 llocs de vídeo que són millors que YouTube

Aquí teniu alguns llocs de vídeo alternatius a YouTube. Tots ocupen un nínxol diferent, però val la pena afegir-los als vostres marcadors.

Llegiu a continuació Temes relacionats
  • Productivitat
  • Documents de Google
  • Eines de col·laboració
  • Google Drive
  • Emmagatzematge al núvol
  • Fulls de càlcul de Google
Sobre l'autor Saikat Basu(1542 articles publicats)

Saikat Basu és l'editor adjunt d'Internet, Windows i Productivitat. Després d’haver eliminat la brutícia d’un MBA i una llarga carrera de màrqueting de deu anys, ara li apassiona ajudar els altres a millorar les seves habilitats d’explicar històries. Busca la coma que faltava a Oxford i odia les captures de pantalla dolentes. Però les idees de fotografia, Photoshop i productivitat li tranquil·litzen l’ànima.

Més de Saikat Basu

Subscriu-te al nostre butlletí

Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.

Feu clic aquí per subscriure-us