Home-theater-designers
Google Drive és una fantàstica eina de col·laboració i productivitat. Un cop comenceu a utilitzar-lo molt, però, es fa difícil mantenir-ho tot organitzat.
Afortunadament, Google Drives ofereix moltes maneres de facilitar la cerca del que busqueu. Aquí teniu una guia per organitzar Google Drive per reduir el temps perdut a la recerca d’informació.
1. Configuració bàsica de Google Drive i addició de fitxers
Igual que els exploradors de fitxers estàndard, Google Drive us permet organitzar els fitxers mitjançant carpetes, cosa que és útil si esteu treballant en diferents projectes. El que fa que això sigui una mica complicat, però, és que els fitxers es poden originar a partir de dues fonts diferents.
Els veureu a la barra lateral de Aplicació web de Google Drive . La meva unitat conté els fitxers que heu desat a Drive mentre Compartit amb mi col·lecciona contingut que altres persones us han convidat a accedir a Drive . Poden incloure carpetes de col·laboració per equips, carpetes públiques de Drive utilitzades per a la distribució i similars.
També ho veureu Informàtica aquí si utilitzeu la funció de còpia de seguretat de Google Drive, però aquesta és una funció independent, de manera que no s'aplica ara.
Un fitxer que vulgueu trobar podria estar dins de qualsevol d'aquestes categories, cosa que dificultaria la localització mitjançant la navegació. Per simplificar-ho, podeu afegir dreceres a fitxers o carpetes compartits al vostre propi Drive. Per fer-ho, feu clic i arrossegueu un fitxer a La meva unitat a la barra lateral o feu-hi clic amb el botó dret i trieu Afegiu una drecera a Drive . Podeu col·locar la drecera a qualsevol lloc que vulgueu a la vostra pròpia unitat.
El fitxer es mantindrà a la seva ubicació original, però la drecera de Drive us permet accedir-hi fàcilment des de la vostra pròpia jerarquia. Això impedeix que hagueu de recórrer les dades compartides.
2. Ordena per data i altres factors
Aquest és un consell bàsic, però cal explicar-ho perquè potser no estarà clar immediatament on trobar-lo. Trobareu l’opció de canviar l’ordenació de fitxers a la part superior dreta de la visualització de fitxers actual. Apareix com el mètode d'ordenació actual, com ara Nom .
Feu clic en aquest text per establir un mètode d'ordenació diferent, com ara Última modificació o bé Vaig obrir per última vegada . Utilitzeu la fletxa per canviar també entre l'ordenació ascendent i descendent.
Tot i que és senzill, aquesta és una manera útil de donar sentit ràpidament a una carpeta amb centenars de fitxers.
3. Seleccioneu Fitxers més ràpid
Com molts exploradors de fitxers, Google Drive us permet utilitzar-lo Maj i Ctrl en combinació amb clics, així com fer clic i arrossegar, per seleccionar diversos fitxers.
Espera Ctrl i feu clic a diversos fitxers per seleccionar-los tots. Per seleccionar els fitxers que hi ha seguits, feu clic a la primera i, a continuació, feu clic a l'últim mentre manteniu premut Maj . Fer clic i arrossegar és una alternativa fàcil si preferiu.
Tingueu en compte que podeu canviar la visualització del fitxer mitjançant el botó situat a la part superior dreta, que apareix a sobre de l’opció d’ordenació i al costat de Informació icona. Utilitzeu-lo per canviar entre les visualitzacions de llista i de quadrícula, cosa que pot facilitar la selecció d'un grup de fitxers.
4. Utilitzeu les eines de cerca avançada
La cerca d’un fitxer mitjançant la barra de cerca de la part superior de la pantalla és la millor manera de trobar allò que heu perdut. L’ús d’eines avançades a només un parell de clics fa que sigui encara més eficaç.
Quan feu clic a la barra de cerca, podeu seleccionar un tipus de fitxer, com ara PDF o bé Fulls de càlcul , per mostrar només fitxers d'aquest tipus.
Notareu que quan feu clic en un d'aquests, tipus: presentació o similar apareixerà a la barra de cerca. Per ser més específics, proveu d'introduir un terme de cerca al costat del tipus. D’aquesta manera, podeu restringir la cerca si sabeu quin tipus de contingut esteu cercant.
A més, podeu fer clic Més eines de cerca a la part inferior del menú de selecció de tipus de fitxer (o la petita fletxa a la dreta del quadre de cerca) per veure les opcions de cerca avançades. Aquests us permeten aprofundir en criteris com ara la data de modificació, el propietari i amb qui es va compartir.
Si emmagatzemeu un munt de fitxers a Drive i no recordeu on en vau posar la majoria, la cerca es convertirà en el vostre millor amic.
5. Utilitzeu colors i estrelles per crear categories
Tot i que podeu crear jerarquies profundes de carpetes, de vegades és més fàcil utilitzar un sistema més visual. Fent clic amb el botó dret sobre una carpeta, podeu seleccionar Canvieu de color i faciliten la identificació d'un cop d'ull.
En lloc del gris estàndard (i avorrit) per a tot, una carpeta de colors vius és molt més fàcil de localitzar entre les masses d'altres carpetes del vostre Drive. Proveu d’aplicar color només a les carpetes més importants o d’utilitzar un esquema de colors per a tipus de contingut similars.
Com a pas similar, també podeu destacar elements seleccionant Afegeix a Destacats al menú del clic dret. Per veure tots els fitxers i carpetes que heu destacat, feu clic a Destacat al menú de l'esquerra. Reserveu estrelles per a les vostres dades més importants i sempre sabreu on cercar-les.
6. Previsualitzeu els documents per escanejar-los ràpidament
Voleu un recordatori ràpid del que hi ha a un fitxer perquè pugueu estar segurs que teniu el correcte? Aquí és on és útil el botó de previsualització. Seleccioneu un fitxer i feu clic a ull icona a la part superior dreta de la barra d'eines que apareix. Això generarà una vista prèvia ràpida perquè pugueu mirar el fitxer sense obrir-lo completament.
descarregueu jocs gratuïts sense anuncis
Això pot trigar un segon a carregar-se, però encara és més ràpid que obrir completament el fitxer. Si podeu editar el fitxer que heu previsualitzat (com ara documents de Google Docs o fulls de càlcul), en veureu un Obre amb [app] enllaç a la part superior.
7. Comproveu la revisió i edició d'històries des de la meva unitat
Per als fitxers que tingueu a Drive, podeu consultar versions anteriors i veure qui ha fet canvis al fitxer. Feu clic amb el botó dret sobre alguna cosa i trieu Gestioneu les versions per revisar (i descarregar) versions anteriors d’aquest fitxer, a més de penjar-ne una de nova.
Mentrestant, feu clic amb el botó dret en un fitxer i trieu Veure detalls per obrir un tauler a la dreta amb informació sobre el fitxer. Canvieu a Activitat per veure què hi ha passat recentment, com ara persones que fan canvis o comparteixen el document.
8. Proveu les aplicacions per ajudar-vos a organitzar-vos més
Si els controls integrats no són suficients, també podeu connectar aplicacions de tercers a Google Drive per obtenir més funcionalitat. Per navegar per aquests, feu clic amb el botó dret sobre un fitxer i trieu Obre amb> Connecta més aplicacions .
Això obrirà el mercat, on podeu navegar pels complements que funcionen amb Google Drive. Feu-hi una ullada i vegeu si en trobeu algun d’ells atractiu. Per començar, consulteu la nostra llista de les millors eines per a Google Drive .
9. Mini-consells per a l'organització de Drive
Us deixem una sèrie de consells més petits que també us poden ajudar a organitzar el contingut del vostre Drive:
- Proveu d'utilitzar emoji als noms de les vostres carpetes . Al Windows, premeu Guanya + Punt per introduir un emoji que funcioni als noms de les carpetes de Google Drive. Combinats amb colors de carpeta, poden ser d’ajuda per a aquells que són molt visuals.
- Utilitzeu etiquetes com a etiquetes improvisades . Google Drive no té una funció d’etiquetatge adequada, de manera que podeu fer-ne la vostra mitjançant hashtags. Tot i que no s'admet oficialment, afegint #Important o bé #Finances als documents pertinents us permet veure tot en un sol lloc amb una cerca ràpida.
- Utilitzeu convencions de noms intel·ligents . Si voleu que els fitxers apareguin sempre en un ordre determinat, utilitzeu 001 o similars al començament dels seus noms per facilitar la seva organització. A més, assegureu-vos de mantenir els noms de fitxer prou curts com per fer-los més manejables, però no oblideu incloure paraules clau que els facilitaran la cerca a la carretera.
És fonamental una organització efectiva de Google Drive
Ara ja coneixeu algunes de les millors maneres de controlar tot el contingut de Google Drive. És molt fàcil mantenir els fitxers fàcilment accessibles, sobretot quan teniu centenars de fitxers repartits per desenes de carpetes.
Per dominar Google Drive, també heu de saber com solucionar problemes habituals amb el programari.
Compartir Compartir Tweet Correu electrònic 10 problemes habituals de Google Drive (i com resoldre'ls)Teniu problemes amb Google Drive? Proveu aquests consells, solucions i solucions per solucionar problemes de Google Drive.
Llegiu a continuació Temes relacionats- Productivitat
- Gestió de fitxers
- Programari d’organització
- Google Drive
Ben és editor adjunt i gerent d’incorporació a MakeUseOf. Va deixar el seu treball en informàtica per escriure a temps complet el 2016 i mai no ha mirat enrere. Fa més de set anys que cobreix tutorials de tecnologia, recomanacions de videojocs i molt més com a escriptor professional.
Més de Ben StegnerSubscriu-te al nostre butlletí
Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.
Feu clic aquí per subscriure-us