8 maneres sorprenents de poder importar dades a Microsoft Word

8 maneres sorprenents de poder importar dades a Microsoft Word

Microsoft Word és el programa estàndard de facto per a documents de Microsoft Office, des de treballs de recerca fins a informes professionals . Però de vegades teniu dades en un altre programa que heu de fer referència; pot ser a Microsoft Excel, pot ser un PDF, fins i tot podria ser un altre document de Word. Saber importar aquestes dades us pot estalviar molt de temps.





En aquest article, tractarem vuit maneres diferents com podeu importar informació als vostres documents de Microsoft Word; alguns seran útils per a informes, altres seran bons per a formularis de cartes i projectes similars, i d'altres només estalviaran temps en algunes situacions específiques quan necessiteu alguna cosa fora del normal .





llista de canals a Android TV Box

Com que Microsoft Excel és el recurs més versàtil per importar dades, començarem aquí.





Importeu una taula des de Microsoft Excel

Format de taules a Microsoft Word és terrible. Per això existeix Microsoft Excel, oi? Afortunadament, Microsoft va tenir la previsió de deixar-vos incloure taules directament d'Excel al vostre document de Word perquè pugueu fer tot el format a Excel, on és molt més fàcil.

Per començar, seleccioneu les cel·les que vulgueu copiar a Microsoft Excel i premeu Edita> Copia i torneu a Microsoft Word.



Anar a Edita> Enganxa especial ... (o feu clic amb el botó dret i seleccioneu Enganxa especial ... ) i seleccioneu Enganxa l'enllaç a la barra lateral esquerra. A la Com ... menú, seleccioneu Objecte de full de treball de Microsoft Excel , després colpeja D'acord .

Ara veureu les cel·les que heu seleccionat al document de Microsoft Word. I perquè heu seleccionat Enganxa l'enllaç en lloc de Enganxa , aquestes cel·les s'actualitzaran cada vegada que feu canvis al full de càlcul de Microsoft Excel.





Si seleccioneu Enganxa en lloc de Enganxa l'enllaç , les cel·les no s'actualitzaran quan feu canvis al full de càlcul. Tanmateix, té l’avantatge de treballar si el full Excel està present o no. Per tant, si no necessiteu actualitzacions (si imprimiu o envieu el fitxer per correu electrònic a una altra persona i ha de mostrar les dades correctes, per exemple), potser voldreu utilitzar Enganxa .

Importeu una sola cel·la des de Microsoft Excel

També podeu utilitzar el mateix mètode que l’anterior per a cel·les individuals:





En aquest cas, en lloc de seleccionar Objecte de full de treball de Microsoft Excel , He seleccionat Text sense format ; és per això que el número ve amb el mateix format que la resta del document de Microsoft Word. Encara s’actualitza de la mateixa manera, però no cal que intenteu que el quadre de text estigui al lloc adequat.

Podeu utilitzar aquesta mateixa estratègia amb tota una taula, si voleu que el format sigui coherent amb el vostre document de Word. Si això no funciona o necessiteu un comportament més complicat des de la vostra sola cel·la, podeu provar d'utilitzar Visual Basic per integrar les dades d'Excel al document de Word.

Importeu un gràfic o un gràfic des de Microsoft Excel

Igual que importar una taula, pot ser molt convenient importar un gràfic o gràfic de Microsoft Excel a Word, de manera que s’actualitzi automàticament cada vegada que feu canvis al full de càlcul Excel. Això pot ser especialment útil si heu de crear informes periòdics que incloguin gràfics. Afortunadament, Microsoft ha facilitat aquest procés: només cal copiar i enganxar el gràfic de Microsoft Excel a Word.

També podeu fer clic i arrossegar el gràfic des de Microsoft Excel a Word per inserir-lo al fitxer. Sigui com sigui, el gràfic s'actualitzarà automàticament cada vegada que feu canvis al full de càlcul original.

Combinació de correu des de Microsoft Excel

Una combinació de correu us permet crear un gran nombre de cartes, etiquetes, sobres o gairebé qualsevol altra cosa a Microsoft Word mitjançant dades d'Excel. Article de Brad sobre com combinar per correu amb Microsoft Excel i Word tracta el tema amb més detall del que mai podria, però la versió breu és la que faràs servir Eines> Gestor de combinació de correu per seleccionar la font de dades i crear la plantilla al Microsoft Word.

Si utilitzeu una versió anterior de Microsoft Office, pot ser útil aquest tutorial de combinació de correu electrònic amb Office 2007, que fins i tot podeu utilitzar combinació de missatges de correu electrònic massius a l'Outlook . Pot trigar una estona a utilitzar la combinació de correu, però un cop l’obtingueu, serà una de les eines més útils del vostre arsenal d’Office.

Importació de fitxers PDF

Una advertència ràpida: quan importeu un PDF a Microsoft Word, bàsicament apareix com a fitxer d'imatge i no de text. Si voleu seleccionar o modificar text, haureu de copiar-lo i enganxar-lo del fitxer PDF. Tanmateix, si només voleu incrustar un PDF al document de Microsoft Word, premeu Insereix> Objecte i, a continuació, seleccioneu Des del fitxer ... i trieu el vostre PDF.

Acabareu amb el PDF incrustat així:

No és fantàstic per als fitxers PDF basats en text, però si hi ha imatges al fitxer, és més fàcil que copiar i enganxar o trobar una manera de convertir el PDF en un fitxer d’imatges per inserir-lo al document de Microsoft Word.

Importació automàtica de text d’altres documents de Word

Si heu d’escriure el mateix de manera regular, podeu estalviar temps posant-lo en un document de Microsoft Word i simplement fent-ne referència des d’un altre document.

Suposem que teniu un munt de cartes de formulari que heu d’enviar i que han d’incloure el vostre nom i l’empresa per a la qual treballeu, però el vostre empresari canvia regularment. No voleu canviar totes les lletres cada vegada que obtingueu un nou contracte, de manera que només podeu emmagatzemar la vostra sessió en un document i actualitzar totes les altres sempre que feu un canvi.

Passar per un exemple ajudarà a fer-ho més clar. Aquí teniu un document de 'text actualitzable' que he desat:

Vull incloure cadascuna d’aquestes (un tancament de sessió, informació de contacte i un pressupost) a cadascuna de les cartes. Per fer-ho, crearé un marcador a cada un. Per crear un marcador, ressalteu el text que vulgueu enllaçar en altres documents i feu clic a Insereix> Marcador .

Escriviu el nom del vostre marcador i feu clic a Afegeix .

Ara deseu el fitxer i anoteu el camí complet fins on s'ha desat. Per inserir el text desat, aneu a un altre document de Microsoft Word i premeu Insereix> Camp . Seleccioneu InclouText des del Noms de camp menú.

Ara, al quadre de text situat a sota del menú, escriviu 'INCLUDETEXT' [ruta al fitxer] '[nom del marcador]'. Quan el vaig escriure, semblava així:

INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Usuaris: dralbright: Documents: signoff updateable-text.docx'

(Si utilitzeu Windows, haureu d'utilitzar la notació estàndard per a camins, que comença per 'C: \'. Tingueu en compte que heu d'incloure dues barres invertides entre cada secció en lloc d'una.) D'acord i veureu el text inserit al vostre document.

micròfon capta la sortida del so de Windows 10

De tant en tant, escriviu alguna cosa malament i obtindreu un error, com aquest:

Per solucionar-ho, feu clic amb el botó dret a qualsevol punt de l'error i seleccioneu Commuta els codis de camp - això us permetrà veure i editar els codis des del document. També podeu utilitzar-lo en camps que funcionin correctament si heu de fer un canvi.

A partir d’aquí podeu fer les correccions que necessiteu. En aquest exemple, hi ha un signe extra igual al principi del codi.

Després d’eliminar el signe igual, el camp funciona correctament.

Per fer un canvi a tots els documents que heu enllaçat amb el vostre marcador, torneu al fitxer de text comú i, simplement, feu els canvis. Aquí he substituït la cita de Groucho Marx per una d’Oscar Wilde.

Als altres documents, feu clic amb el botó dret al camp que s'ha actualitzat i seleccioneu Actualitza el camp .

I ja ho teniu, el camp s'actualitza amb la nova informació.

Pot semblar molta feina, però si heu d’escriure les mateixes coses de manera regular, us podríeu estalviar una gran quantitat de temps a la llarga. Es necessita un temps de configuració a la part frontal, però veureu la comoditat d’aquest sistema immediatament. No oblideu consultar altres automatismes ofimàtics útils amb IFTTT per estalviar temps.

Importeu text des d’un fitxer de text o document de Microsoft Word

Si voleu obtenir text d'un fitxer de text o d'un document de Word, però no voleu obrir-lo, seleccioneu-ho tot, copieu-lo, torneu al document i enganxeu-lo (això pot trigar molt si teniu centenars de pàgines de text), podeu importar-les directament. Simplement colpeja Insereix> Fitxer i seleccioneu el fitxer de text o el document de Word des del qual vulgueu importar text.

Després d'haver seleccionat el fitxer (potser haureu de canviar el fitxer Activa desplegable a Tots els documents llegibles ), veureu el text complet al document de Microsoft Word.

Importeu text des d’una pàgina web

Si voleu conservar una còpia actualitzada d’una pàgina web en un document de Microsoft Word, també podeu fer-ho. Suposem que vull un fitxer de text en línia que contingui Un conte de dues ciutats al meu document. Utilitzaré el mateix camp INCLUDETEXT, però en lloc d’utilitzar un camí d’accés local, faré servir l’URL:

Si actualitzeu el camp, apareixerà tot el llibre al meu document.

Obtindreu els millors resultats amb un lloc web amb molt de text. Podeu veure què passa quan intento utilitzar INCLUDETEXT per introduir la pàgina d'inici de MakeUseof:

Si necessiteu importar el text actualitzat d’un lloc web al vostre document, definitivament val la pena jugar-hi. És possible que hagueu d’experimentar una mica, però podria ser una eina molt útil.

Què fer Vostè Voleu importar-lo a Microsoft Word?

Hem tractat vuit coses diferents que podeu importar a Microsoft Word aquí, però probablement hi hagi més opcions. Què heu importat a Microsoft Word? Compartiu les coses més útils que heu pogut importar, de manera que tots ens podem ajudar a estalviar temps convertint-nos en mestres de Word.

Compartir Compartir Tweet Correu electrònic 5 consells per sobrecarregar les vostres màquines Linux de VirtualBox

Cansat del baix rendiment que ofereixen les màquines virtuals? Això és el que heu de fer per millorar el rendiment del VirtualBox.

Llegiu a continuació
Temes relacionats
  • Productivitat
  • Microsoft Word
  • Consells de Microsoft Office
Sobre l'autor Després, Albright(506 articles publicats)

Dann és un assessor d’estratègia i màrqueting de contingut que ajuda les empreses a generar demanda i clients potencials. També fa blogs sobre màrqueting d’estratègia i contingut a dannalbright.com.

Més de Dann Albright

Subscriu-te al nostre butlletí

Uniu-vos al nostre butlletí per obtenir consells tècnics, ressenyes, llibres electrònics gratuïts i ofertes exclusives.

Feu clic aquí per subscriure-us